Cách Tạo Biểu Đồ Thác Nước trong PowerPoint: Hướng Dẫn Từng Bước

Nếu bạn từng cần giải thích cách bạn chuyển từ một con số này sang một con số khác - doanh thu sang EBITDA, ngân sách sang thực tế, cơ sở chi phí sang chi tiêu cuối cùng, bạn có thể đã sử dụng một biểu đồ Waterfall. Biểu đồ Waterfall thường được sử dụng trong tư vấn, tài chính và chiến lược vì chúng là một cách tuyệt vời để mô tả các yếu tố thúc đẩy tích cực và tiêu cực trong một khoảng thời gian (ví dụ: để hiển thị sự thay đổi về số lượng nhân viên, hiệu suất tài chính, tỷ lệ khách hàng rời bỏ).

Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo biểu đồ Waterfall trong PowerPoint. Nó bao gồm nhiều tùy chọn - bao gồm biểu đồ Waterfall tích hợp sẵn trong PowerPoint, biểu đồ Waterfall trong Excel có thể được nhập vào PowerPoint cũng như các thiết kế tùy chỉnh hoàn toàn thủ công.

Biểu đồ Waterfall là gì?

Biểu đồ Waterfall là một hình thức trực quan hóa dữ liệu mô tả cách một thứ gì đó thay đổi - thường là trong một khoảng thời gian. Biểu đồ Waterfall được sử dụng để cung cấp bối cảnh định lượng cho câu chuyện về cách và lý do tại sao con số đã thay đổi.

Bạn bắt đầu với một giá trị trên thanh đầu tiên. Mỗi thanh tiếp theo hiển thị sự tăng hoặc giảm so với giá trị ban đầu. Thanh cuối cùng hiển thị tổng kết thúc, sau khi tất cả các thay đổi được áp dụng. Biểu đồ Waterfall thường được sử dụng trong tư vấn. Một số công ty tư vấn gọi biểu đồ Waterfall bằng các tên khác - bao gồm Biểu đồ Cầu, Biểu đồ Bước, Biểu đồ Thác, Biểu đồ Tích lũy và Biểu đồ Mario (một tham chiếu đến việc biểu đồ trông giống như các bước của Mario trong trò chơi Nintendo!).

Biểu đồ Waterfall theo định dạng Dọc (cột) thường được sử dụng cho dữ liệu chuỗi thời gian (ví dụ: để hiển thị sự thay đổi theo tháng/quý/năm). Biểu đồ Waterfall theo định dạng Ngang (thanh) ít được sử dụng hơn, nhưng rất tốt nếu chuỗi của bạn có nhãn danh mục dài. Lưu ý rằng PowerPoint, Excel và Power BI mặc định sử dụng Biểu đồ Waterfall theo định dạng Dọc.

Điều quan trọng cần lưu ý là biểu đồ Waterfall không nên bị nhầm lẫn với biểu đồ Cột hoặc biểu đồ Thanh. Sự khác biệt chính giữa biểu đồ Waterfall so với biểu đồ Cột hoặc biểu đồ Thanh là thông tin được mô tả trong biểu đồ Waterfall để làm nổi bật sự thay đổi giá trị theo thời gian thay vì tích lũy. Có thể hữu ích khi tham khảo các hình ảnh sau đây là ví dụ về biểu đồ Cột, biểu đồ Cột Xếp chồng, biểu đồ Thanh và biểu đồ Waterfall.

Tùy chọn 1: Cách tạo biểu đồ Waterfall trong PowerPoint bằng loại biểu đồ Waterfall tích hợp sẵn

PowerPoint bao gồm một loại biểu đồ Waterfall gốc, giúp dễ dàng xây dựng một biểu đồ Waterfall sạch sẽ, chức năng mà không cần tính toán thủ công. Khi bạn chọn tùy chọn này, một bảng Excel sẽ tải từ trong PowerPoint cho phép bạn chỉnh sửa dữ liệu. Biểu đồ Waterfall tiêu chuẩn của PowerPoint là một tùy chọn nhanh chóng, nhưng nó khá hạn chế về các tùy chọn định dạng có sẵn.

Từng bước: Biểu đồ Waterfall tích hợp sẵn của PowerPoint

1. Từ Ribbon của PowerPoint, đi đến Chèn → Biểu đồ.
2. Chọn Waterfall từ menu Biểu đồ của PowerPoint.
3. Thay thế dữ liệu mẫu Excel bằng các danh mục và giá trị của bạn.
4. Nhấp chuột phải vào bất kỳ thanh nào đại diện cho tổng và chọn Đặt làm Tổng.
5. Định dạng màu sắc, nhãn và phông chữ bằng cách sử dụng các tab Thiết kế Biểu đồ và Định dạng của PowerPoint (lưu ý rằng đây là các tùy chọn cài sẵn, do đó tính linh hoạt bị hạn chế).

Điểm mạnh

• Cách nhanh nhất để tạo biểu đồ Waterfall trong PowerPoint
• Biểu đồ Waterfall của PowerPoint tự động xử lý các giá trị dương và âm
• Tính năng Đặt làm Tổng tích hợp sẵn đơn giản hóa việc xử lý tổng phụ
• Dễ dàng cập nhật bằng cách chỉnh sửa dữ liệu Excel (từ trong PowerPoint)
• Nhất quán với các mẫu công ty và chủ đề PowerPoint

Hạn chế

• Tính linh hoạt trong thiết kế hạn chế
• Quy tắc màu sắc tích hợp sẵn là cơ bản - bạn phải tự tô màu lại cho các tăng/giảm

Tùy chọn 2: Cách tạo biểu đồ Waterfall trong Excel và chèn vào PowerPoint

Nếu dữ liệu của bạn phức tạp hơn (hoặc có thể bạn thích công cụ tính toán của Excel!), bạn có thể tạo một biểu đồ Waterfall trong Excel và dán nó vào PowerPoint.

Từng bước: Excel Waterfall → PowerPoint

1. Trong Excel, đi đến Chèn → Biểu đồ → Waterfall.
2. Nhập và định dạng dữ liệu của bạn
3. Sao chép biểu đồ
4. Dán biểu đồ Waterfall vào PowerPoint (các tùy chọn sẽ hiển thị cho phép bạn nhúng hoặc liên kết biểu đồ)
   • Màu sắc của biểu đồ Waterfall trong Excel sẽ tự động cập nhật để phù hợp với màu chủ đề mẫu PowerPoint của bạn khi dán vào PowerPoint, mặc dù bạn có thể cần cập nhật tiêu đề biểu đồ

Điểm mạnh

• Excel xử lý các tập dữ liệu lớn và công thức tốt hơn PowerPoint nếu bạn đang tạo một biểu đồ Waterfall cho dữ liệu phức tạp hơn
• Bạn có thể sử dụng tùy chọn Liên kết để liên kết biểu đồ trong PowerPoint trở lại biểu đồ chính trong Excel, giúp biểu đồ được cập nhật tự động

Hạn chế

• Biểu đồ liên kết tạo ra sự phụ thuộc hai tệp
• Định dạng có thể thay đổi nhẹ khi dán vào PowerPoint
• Các tùy chọn định dạng của biểu đồ Waterfall trong Excel cũng bị hạn chế

Tùy chọn 3: Cách tạo biểu đồ Waterfall tùy chỉnh trong PowerPoint bằng hình dạng

Đối với các slide tư vấn, bạn có thể muốn kiểm soát nhiều hơn so với các tùy chọn biểu đồ Waterfall tích hợp sẵn trong PowerPoint hoặc Excel hỗ trợ. Phương pháp này sử dụng các hình chữ nhật, đường kẻ và hộp văn bản để xây dựng một biểu đồ Waterfall PowerPoint tùy chỉnh hoàn toàn. Nó tốn nhiều thời gian hơn so với các tùy chọn khác, nhưng nó cho phép bạn tùy chỉnh hoàn toàn diện mạo của biểu đồ Waterfall của bạn.

Từng bước: Biểu đồ Waterfall thủ công bằng hình dạng

1. Trên slide PowerPoint của bạn, chèn một đường cơ sở ngang bằng cách sử dụng Chèn → Hình dạng → Đường kẻ
2. Thêm các hình chữ nhật cho mỗi thanh (dương hoặc âm)
3. Mã màu các thanh thủ công (ví dụ: chọn các màu khác nhau cho các tăng, giảm và giá trị bắt đầu/kết thúc)
4. Thêm hộp văn bản cho nhãn và giá trị
5. Thêm các đường nối mỏng (nếu muốn)
6. Nhóm các yếu tố để dễ dàng thay đổi kích thước

Điểm mạnh

• Tính linh hoạt trong thiết kế - kiểm soát khoảng cách, độ rộng thanh, màu sắc và đường nối
• Không phụ thuộc vào bảng tính Excel riêng biệt

Hạn chế

• Tốn thời gian
• Không có tính toán tự động - bạn cần tính toán chiều cao thanh thủ công
• Khó cập nhật khi số liệu thay đổi
• Yêu cầu căn chỉnh cẩn thận để trông chuyên nghiệp

Tùy chọn 4: Cách tạo biểu đồ Waterfall trong PowerPoint bằng biểu đồ Cột Xếp chồng

Trước khi PowerPoint giới thiệu biểu đồ Waterfall gốc, các nhà tư vấn thường tạo biểu đồ Waterfall trong PowerPoint bằng cách tùy chỉnh biểu đồ cột xếp chồng. Phương pháp này vẫn hoạt động nếu bạn cần kiểm soát chính xác các điểm bắt đầu của thanh (các điểm bắt đầu là các điểm bắt đầu cho mỗi giá trị 'nổi' trong biểu đồ Waterfall).

Từng bước: Biểu đồ Waterfall Cột Xếp chồng

1. Chuẩn bị dữ liệu với ba cột:
   • Cơ sở (điểm bắt đầu vô hình)
   • Tăng (giá trị dương)
   • Giảm (giá trị âm)
2. Sử dụng tùy chọn Chèn Biểu đồ của PowerPoint để chèn một biểu đồ Cột Xếp chồng
3. Đặt chuỗi Cơ sở thành Không tô màu
4. Tô màu cho chuỗi Tăng và Giảm
5. Giảm Khoảng cách Thanh để có vẻ ngoài Waterfall chắc chắn
6. Thêm nhãn chỉ vào các thanh có thể nhìn thấy

Điểm mạnh

• Độ chính xác cao về vị trí thanh
• Linh hoạt hơn so với biểu đồ Waterfall gốc của PowerPoint
• Tốt cho các biểu đồ Waterfall nhiều lớp hoặc nhiều chuỗi
• Vẫn sử dụng cơ chế biểu đồ PowerPoint - có nghĩa là cập nhật dễ dàng hơn so với Tùy chọn 3 với các hình dạng hoàn toàn thủ công

Hạn chế

• Cài đặt phức tạp hơn
• Yêu cầu chuẩn bị dữ liệu cẩn thận
• Vẫn bị giới hạn bởi các quy tắc định dạng biểu đồ cột

PPT Productivity là một tiện ích bổ sung tiết kiệm thời gian cho PowerPoint. PPT Productivity đang làm việc trên các tính năng Biểu đồ mới để hợp lý hóa biểu đồ Waterfall và các loại biểu đồ khác trong PowerPoint. Liên hệ với chúng tôi để yêu cầu cập nhật khi các tính năng Biểu đồ được phát hành!