10 thủ thuật / phím tắt PowerPoint hàng đầu được các tư vấn chiến lược sử dụng

Đội ngũ tại PPT Productivity đến từ các công ty tư vấn chiến lược. Là những nhà tư vấn quản lý, chúng tôi luôn tìm kiếm cách nhanh nhất có thể để đạt được kết quả tốt nhất trong PowerPoint, đó là lý do tại sao chúng tôi tạo ra tiện ích bổ sung PPT Productivity - Công cụ Hiệu quả PowerPoint hàng đầu cho các nhà tư vấn và các chuyên gia chiến lược khác.

180+ tính năng của PPT Productivity có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần trong PowerPoint. Dưới đây là 10 tính năng tiết kiệm thời gian hàng đầu của chúng tôi, để tăng năng suất của bạn trong PowerPoint!

10 mẹo hàng đầu cho PowerPoint

1. Căn chỉnh và Phân phối các đối tượng PowerPoint

Để tạo ra các slide đẹp mắt, việc căn chỉnh và phân phối đồng nhất các đối tượng trên slide của bạn là rất quan trọng.

Để nhanh chóng căn chỉnh các hình dạng trên một slide PowerPoint, trước tiên hãy chọn các đối tượng, sau đó nhấp vào căn trái, giữa, phải, trên, giữa hoặc dưới từ Thanh công cụ Định dạng PPT Productivity (hoặc sử dụng phím tắt bàn phím PowerPoint được gán). Lưu ý rằng PowerPoint tiêu chuẩn cũng có các tính năng căn chỉnh - nếu bạn không có tiện ích bổ sung PPT Productivity, bạn có thể truy cập chúng qua tab Định dạng Hình dạng trên ribbon, sau đó chọn nhóm Căn chỉnh, sau đó là nút căn chỉnh (PPT Productivity đặt các nút này trên Thanh công cụ Định dạng để truy cập nhanh hơn).

Mặc định, PowerPoint căn chỉnh các đối tượng theo vị trí ngoài cùng hoặc cực đoan nhất. Nếu bạn thích căn chỉnh các đối tượng PowerPoint theo hình dạng đầu tiên được chọn, PPT Productivity có tùy chọn này. Từ Cài đặt trên Ribbon PPT Productivity, chọn 'Căn chỉnh Hình dạng' sau đó đánh dấu vào ô 'căn chỉnh theo hình dạng đầu tiên thay vì hình dạng ngoài cùng'. Điều này sẽ ghi đè căn chỉnh hình dạng mặc định của PowerPoint, vì vậy bạn có thể mặc định căn chỉnh theo hình dạng đầu tiên được chọn.

Sau khi bạn đã căn chỉnh các đối tượng trên slide của mình, bạn có thể phân phối chúng đều nhau. Để phân phối các hình dạng PowerPoint đều nhau, chọn các đối tượng, sau đó nhấp vào phân phối ngang hoặc dọc từ Thanh công cụ Định dạng PPT Productivity (hoặc sử dụng phím tắt bàn phím PowerPoint được gán để thực hiện hành động này nhanh hơn).

PPT Productivity cũng có một tính năng cho phép bạn chỉ định khoảng cách giữa mỗi đối tượng PowerPoint được chọn. Chỉ định khoảng cách thực tế giữa các đối tượng PowerPoint bằng cách sử dụng tính năng Đặt Khoảng cách trên Thanh công cụ Định dạng. Để đặt khoảng cách giữa các đối tượng PowerPoint, chọn các đối tượng, sau đó nhấp vào 'Đặt Khoảng cách ngang' hoặc 'Đặt Khoảng cách dọc' trên Thanh công cụ Định dạng (hoặc sử dụng phím tắt bàn phím PowerPoint để đặt khoảng cách giữa các Hình dạng PowerPoint).

Tính năng Đặt Khoảng cách bao gồm một tùy chọn để di chuyển các hình dạng được chọn để phù hợp với khoảng cách được chỉ định giữa các đối tượng PowerPoint, hoặc thay đổi kích thước các hình dạng được chọn để giữ chúng trong khu vực hiện có (xem video dưới đây để thấy tính năng này hoạt động)

2. Hoán đổi vị trí của các đối tượng PowerPoint

Khả năng hoán đổi vị trí của các đối tượng PowerPoint trên một slide là một trong những tính năng PowerPoint được yêu cầu nhiều nhất của chúng tôi. Với PPT Productivity, bạn có thể hoán đổi vị trí của bất kỳ đối tượng PowerPoint nào trên một slide.

Bạn có thể Hoán đổi các đối tượng PowerPoint dựa trên các điểm căn chỉnh cụ thể (liên quan khi bạn đang hoán đổi các hình dạng có kích thước khác nhau!). Bạn có thể hoán đổi dựa trên căn chỉnh dọc hoặc ngang hoặc hoán đổi dựa trên điểm căn chỉnh trung tâm của mỗi đối tượng.

Trước tiên, chọn các đối tượng PowerPoint cần hoán đổi, sau đó nhấp vào tính năng Hoán đổi dọc, ngang hoặc vị trí trên Thanh công cụ Định dạng (hoặc sử dụng các phím tắt được gán trước để hoán đổi các đối tượng PowerPoint).

Tính năng Hoán đổi Vị trí rất tuyệt vời khi cập nhật hình ảnh hoặc biểu tượng trong các bài thuyết trình PowerPoint. Chỉ cần thêm phiên bản mới của biểu tượng/hình ảnh ở bất kỳ đâu trên slide, sau đó chọn phiên bản gốc, nhấn Hoán đổi Vị trí, biểu tượng/hình ảnh mới bây giờ được đặt hoàn hảo tại vị trí của đối tượng gốc. Sau đó xóa phiên bản cũ. Không cần phải căn chỉnh lại hoặc định dạng lại slide!

3. Sao chép và Dán định dạng trong PowerPoint

Dễ dàng áp dụng định dạng từ một đối tượng PowerPoint sang các đối tượng khác trong bài thuyết trình của bạn.

Bạn có thể sử dụng các phím tắt PowerPoint tiêu chuẩn Control + Shift + C để sao chép định dạng từ một đối tượng, sau đó Control + Shift + V để dán định dạng vào một đối tượng khác. Hoặc để có các tùy chọn định dạng nâng cao hơn, sử dụng các tính năng Format Painter của PPT Productivity được tìm thấy trên Thanh công cụ Định dạng.

Các tính năng Format Painter cho phép bạn xác định chính xác các thuộc tính bạn muốn sao chép và áp dụng cho các đối tượng đã chọn.

Ví dụ, sử dụng Format Painter của PPT Productivity cho PowerPoint, bạn có thể nhanh chóng sao chép định dạng Bảng và áp dụng cho các bảng PowerPoint hiện có trong suốt bài thuyết trình của bạn.

Bộ tính năng format painter của PPT Productivity bao gồm:

• Advanced Format Painter: cho phép bạn chỉ định các thuộc tính chọn lọc để sao chép dán từ một danh sách mở rộng
• Style Painter: sao chép kiểu và kích thước phông chữ, màu sắc hình dạng, màu viền hình dạng, độ dày và kiểu viền
• Text Format Painter: chỉ sao chép kiểu và kích thước phông chữ
• Position & Size Painter: sao chép vị trí và kích thước của một đối tượng, để căn chỉnh các đối tượng khác trên nhiều slide trong bài thuyết trình của bạn
• Table Format Painter: sao chép kiểu của một bảng PowerPoint bao gồm màu và độ dày đường kẻ, màu nền, kích thước phông chữ, kiểu và độ đậm
• Shape Change Painter: sao chép một loại hình dạng và dán để thay đổi các hình dạng đã chọn khác
• Chart Painter: sao chép định dạng của một biểu đồ, bao gồm loại biểu đồ. Nhanh chóng áp dụng loại biểu đồ và định dạng để cập nhật các biểu đồ khác
• Angles and Tips Painter: sao chép các góc hoặc đầu của một hình dạng để áp dụng cho một hình dạng khác, ví dụ trên các hình mũi tên hoặc tam giác
• Animation Painter: sao chép hoạt hình của một lựa chọn để áp dụng cho một lựa chọn khác, với các tùy chọn để thay thế hoặc thêm hoạt hình khi dán

4. Nhóm / tách nhóm các đối tượng PowerPoint

Nhóm các đối tượng PowerPoint cho phép bạn xử lý nhiều đối tượng như một đối tượng hoặc hình dạng duy nhất. Nhóm các đối tượng có thể làm cho việc sử dụng các công cụ hoán đổi, thay đổi kích thước, phân phối, v.v. của bạn thậm chí còn hiệu quả hơn.

Để nhóm một lựa chọn các hình dạng trong PowerPoint, sử dụng phím tắt Control + G. Các tính năng Nhóm, Tách nhóm, Nhóm lại tồn tại trong PowerPoint tiêu chuẩn, nhưng chúng tôi cũng đã đặt các tính năng này trên Thanh công cụ Định dạng PPT Productivity để truy cập nhanh hơn.

PPT Productivity còn đi xa hơn với các tính năng mới cho nhóm các đối tượng theo hàng và nhóm các đối tượng theo cột. Các tính năng này nhóm các mục dựa trên việc chúng được căn chỉnh tương tự theo chiều dọc hoặc ngang, giúp dễ dàng sắp xếp lại chúng. Các tính năng này đặc biệt hữu ích nếu bạn thích sử dụng Bảng Hộp trong các bài thuyết trình của mình (các hộp văn bản được sử dụng để tạo bố cục bảng thay vì một bảng PowerPoint thực sự).

5. Lặp lại/Làm lại các lệnh PowerPoint

Đã bao giờ bạn thấy mình thực hiện cùng một hành động lặp đi lặp lại trong PowerPoint chưa? Một mẹo năng suất yêu thích cho người dùng PowerPoint chuyên nghiệp là phím tắt bàn phím Lặp lại/Làm lại lệnh cuối cùng.

Phím tắt lặp lại/làm lại cho PowerPoint là F4, hoặc bạn có thể sử dụng Control + Y. PPT Productivity đã kích hoạt phím tắt lặp lại/làm lại cho các tính năng của mình, vì vậy bạn có thể sử dụng các phím tắt này để lặp lại cả các lệnh PowerPoint tiêu chuẩn và các lệnh PowerPoint độc đáo cho tiện ích bổ sung PPT Productivity.

6. Phím tắt bàn phím PowerPoint

Tôi đã đề cập đến việc phím tắt bàn phím có giá trị như thế nào trong việc giúp bạn tăng năng suất trong PowerPoint chưa? Các phím tắt PowerPoint là một phần thiết yếu trong kho vũ khí của hầu hết các nhà tư vấn chiến lược. Thực tế, rất nhiều nhà tư vấn của McKinsey & Co sử dụng phím tắt bàn phím PowerPoint mà chúng tôi đã lập trình các phím tắt yêu thích của họ vào PPT Productivity cho cộng đồng cựu sinh viên! Tìm hiểu thêm về phím tắt bàn phím McKinsey được căn chỉnh.

PPT Productivity cho phép bạn gán hơn 800 phím tắt bàn phím cho các lệnh PowerPoint mà bạn sử dụng thường xuyên nhất! Mặc dù bạn sẽ không bao giờ nhớ được 800 phím tắt, chúng tôi đã tạo ra tính năng này để bạn có thể lập trình các phím tắt cho các tính năng mà bạn sử dụng nhiều nhất. Ngoài các phím tắt bàn phím PowerPoint tiêu chuẩn, chúng tôi đã gán sẵn khoảng 70 phím tắt bổ sung để bạn có thể bắt đầu làm việc hiệu quả hơn ngay khi tải xuống PPT Productivity. Bạn có thể xem lại danh sách và gán lại hoặc tạo thêm khi bạn làm việc.

PPT Productivity cho phép bạn gán lại tất cả các phím tắt - bạn có thể gán lại chúng để dễ nhớ hơn, hoặc để phù hợp với trí nhớ cơ bắp của bạn nếu bạn đã sử dụng các phím tắt cụ thể tại một công ty trước đó.

7. Thay đổi kích thước các đối tượng PowerPoint, làm cho các đối tượng PowerPoint có cùng kích thước

Một mẹo PowerPoint thường được sử dụng khác là Công cụ Thay đổi Kích thước. Hoàn hảo khi bạn đang tạo một slide PowerPoint, sau đó nhận ra bạn cần điều chỉnh kích thước của các đối tượng PowerPoint để chúng phù hợp trên slide.

Để dễ dàng thay đổi kích thước các đối tượng PowerPoint, hãy truy cập Nhóm Thay đổi Kích thước trên Thanh công cụ Định dạng. Sử dụng các công cụ Thay đổi Kích thước, bạn có thể thay đổi kích thước các hình dạng đã chọn theo các bước tăng 10%, lớn hơn hoặc nhỏ hơn, hoặc chọn biểu tượng Thay đổi Kích thước chung và chỉ định theo % bạn cần đối tượng PowerPoint lớn hơn hoặc nhỏ hơn bao nhiêu.

Ngoài việc thay đổi kích thước các hình dạng PowerPoint, các phím tắt Thay đổi Kích thước của PPT Productivity cho phép thay đổi kích thước các đối tượng PowerPoint để khớp với các đối tượng PowerPoint khác đã chọn theo chiều cao, chiều rộng hoặc chiều cao & chiều rộng cùng một lúc. Để làm cho các hình dạng PowerPoint có cùng kích thước, trước tiên hãy chọn đối tượng 'chủ', tức là hình dạng bạn muốn kích thước của các đối tượng khác tuân theo, sau đó chọn tất cả các đối tượng PowerPoint mà bạn muốn thay đổi kích thước để có cùng kích thước. Bây giờ nhấp vào Thay đổi kích thước theo chiều cao, chiều rộng hoặc chiều cao & chiều rộng. Tất cả các đối tượng PowerPoint đã chọn bây giờ sẽ có các thuộc tính kích thước giống như hình dạng đầu tiên được chọn.

8. Căn chỉnh các đối tượng trên Bảng PowerPoint

Đây là một cách tuyệt vời khác để tăng năng suất của bạn trong PowerPoint! Nếu bạn đã từng cần thêm hình ảnh, logo, biểu tượng hoặc các đối tượng khác vào một bảng PowerPoint, bạn sẽ yêu thích tính năng căn chỉnh các đối tượng trên Bảng PowerPoint.

Trước tiên, thêm một hoặc nhiều bảng vào slide của bạn, sau đó đặt các đối tượng gần đúng trên ô mà bạn muốn chúng căn chỉnh. Sau đó nhấp vào tính năng 'Căn chỉnh các hình dạng trên các ô bảng' được tìm thấy trong nhóm Căn chỉnh trên Thanh công cụ Định dạng. Không cần chọn bảng. Thật dễ dàng. Xem video Căn chỉnh trên các bảng PowerPoint dưới đây và tự mình xem!

Chúng tôi thậm chí đã làm cho việc căn chỉnh các hình dạng trên các ô trong các hàng và bảng PowerPoint trở nên khả thi

9. Chuyển đổi Hộp văn bản thành Bảng PowerPoint, chuyển đổi Bảng PowerPoint thành Hộp văn bản

Bạn đã bao giờ bắt đầu tạo một slide PowerPoint bằng các hộp văn bản và sau đó quyết định rằng nội dung sẽ được thể hiện tốt hơn dưới dạng bảng chưa? Hoặc có ai đó đã gửi cho bạn một slide PowerPoint với một bảng, nhưng bạn thích làm việc với các bảng hộp hơn là các bảng PowerPoint tiêu chuẩn? Tôi nghe thấy nhiều cựu sinh viên McKinsey trả lời có cho câu hỏi này!

Các tính năng Chuyển đổi hộp văn bản PowerPoint thành bảng và chuyển đổi bảng PowerPoint thành hộp văn bản của chúng tôi đã được tạo ra đặc biệt cho bạn!

Mẹo năng suất PowerPoint này khá đơn giản để sử dụng. Để tạo hộp văn bản từ một bảng, chọn bảng trên slide, sau đó nhấn 'Phân rã bảng thành các hình dạng' được tìm thấy trên Ribbon PPT Productivity.

Để chuyển đổi một nhóm hộp văn bản PowerPoint thành một bảng, chọn các hộp văn bản, sau đó nhấn 'Nhóm các hình dạng thành định dạng bảng'. Các hộp văn bản PowerPoint đã chọn của bạn sẽ được chuyển đổi thành một Bảng PowerPoint như phép thuật!

10. Sao chép định dạng Bảng PowerPoint và áp dụng định dạng Bảng cho Bảng hiện có

PowerPoint không cho phép bạn thay đổi bảng mặc định của một bài thuyết trình PowerPoint. Tuy nhiên, bảng PowerPoint mặc định có thể không phải là bảng được định nghĩa theo thương hiệu mà tổ chức của bạn yêu cầu sử dụng trong các bài thuyết trình PowerPoint của bạn, hoặc bạn có thể không thích nó lắm. PPT Productivity đã nghĩ ra một mẹo PowerPoint tuyệt vời khác để giải quyết điểm đau thường xuyên này.

Format Painter Bảng PowerPoint sẽ sao chép định dạng của bất kỳ Bảng PowerPoint nào được chọn và áp dụng cùng định dạng đó cho các bảng khác trên slide của chúng tôi, trong suốt bài thuyết trình của bạn hoặc thậm chí trong các bài thuyết trình khác.

Có rất nhiều mẹo và phím tắt PowerPoint khác mà chúng tôi có thể đã liệt kê trong bài viết này. Thật khó để quyết định chỉ chọn 10! Mẹo PowerPoint yêu thích của bạn là gì?