Topp 10 PowerPoint-hack / genvägar som används av strategikonsulter

Teamet på PPT Productivity kom från strategikonsultföretag. Som managementkonsulter letar vi alltid efter det snabbaste sättet att uppnå de bästa resultaten i PowerPoint, vilket är anledningen till att vi skapade PPT Productivity-tillägget - ledande PowerPoint-effektivitetsverktyg för konsulter och andra strategiprofessionella.

PPT Productivity's 180 + funktioner kan spara dig timmar varje vecka i PowerPoint. Här är 10 av våra bästa tidsbesparande funktioner, för att hacka din produktivitet i PowerPoint!

Topp 10 PowerPoint-hack

1. Justera och distribuera PowerPoint-objekt

För att skapa snygga bilder är konsekvent justering och distribution av objekt på dina bilder viktigt.

För att snabbt justera former på en PowerPoint-bild, välj först objekten, klicka sedan antingen justera vänster, center, höger, topp, mitten eller botten från PPT Productivity Format Toolbar (eller använd de tilldelade PowerPoint-tangentbordsgenvägarna). Observera att standard PowerPoint också har justeringsfunktioner - om du inte har PPT Productivity-tillägget kan du komma åt dessa via fliken Formatera form på bandet, sedan välja Justera-gruppen och sedan justeringsknappen (PPT Productivity placerade dessa knappar på Format Toolbar för snabbare åtkomst).

Som standard justerar PowerPoint objekt efter yttersta eller mest extrema position. Om du föredrar att justera PowerPoint-objekt efter första formen som valts, har PPT Productivity detta alternativ. Från Inställningar på PPT Productivity Ribbon, välj 'Formjustering' och markera sedan rutan 'justera till första formen istället för yttersta formen'. Detta kommer att åsidosätta PowerPoints standardformjustering, så att du som standard kan justera efter första formen som valts.

När du har justerat objekten på din bild kan du distribuera dem jämnt. För att distribuera PowerPoint-former jämnt, välj objekten, klicka sedan distribuera horisontellt eller vertikalt från PPT Productivity Format Toolbar (eller använd tilldelade PowerPoint-tangentbordsgenvägar för att göra denna åtgärd ännu snabbare).

PPT Productivity har också en funktion som gör att du kan specificera avståndet mellan varje valt PowerPoint-objekt. Specificera ett faktiskt avstånd mellan PowerPoint-objekt med hjälp av Set Gaps-funktionen på Format Toolbar. För att ställa in avstånd mellan PowerPoint-objekt, välj objekten, klicka sedan på 'Set horizontal Gaps' eller 'Set Vertical Gaps' på Format Toolbar (eller använd PowerPoint-tangentbordsgenvägar för att ställa in avstånd mellan PowerPoint-former).

Set Gaps-funktionen inkluderar ett alternativ att antingen flytta de valda formerna för att rymma det specificerade avståndet mellan PowerPoint-objekt, eller att ändra storlek på de valda formerna för att hålla dem inom det befintliga området (titta på videon nedan för att se funktionen i aktion)

2. Byt plats på PowerPoint-objekt

Möjligheten att byta plats på PowerPoint-objekt på en bild är en av våra mest efterfrågade PowerPoint-funktioner. Med PPT Productivity kan du byta plats på alla PowerPoint-objekt på en bild.

Du kan byta PowerPoint-objekt baserat på specifika justeringspunkter (relevant när du byter former som har olika storlekar!). Du kan byta baserat på vertikal eller horisontell justering eller byta baserat på mittjusteringspunkten för varje objekt.

Välj först PowerPoint-objekten som ska bytas, klicka sedan på Byt vertikalt, horisontellt eller positionsfunktion på Format Toolbar (eller använd förtilldelade genvägstangenter för att byta PowerPoint-objekt).

Funktionen Byt plats är bra när du uppdaterar bilder eller ikoner i PowerPoint-presentationer. Lägg helt enkelt till den nya versionen av ikonen/bilden var som helst på bilden, välj sedan den ursprungliga versionen, tryck på Byt plats, den nya ikonen/bilden är nu perfekt placerad där det ursprungliga objektet var. Ta sedan bort den gamla versionen. Ingen anledning att justera eller omformatera bilden!

3. Kopiera och klistra in formatering i PowerPoint

Tillämpa enkelt formatering från ett PowerPoint-objekt till andra objekt i din presentation.

Du kan använda standard PowerPoint-genvägarna Control + Shift + C för att kopiera formatet från ett objekt, sedan Control + Shift + V för att klistra in formatet till ett annat objekt. Eller för mer avancerade formateringsalternativ, använd PPT Productivity Format Painter-funktionerna som finns på Format Toolbar.

Format Painter-funktionerna ger dig möjlighet att bestämma exakt vilka attribut du vill kopiera och tillämpa på valda objekt.

Till exempel, med PPT Productivity Format Painter för PowerPoint kan du snabbt kopiera tabellformatet och tillämpa det på befintliga PowerPoint-tabeller i hela din presentation.

PPT Productivity's uppsättning av format painter-funktioner inkluderar:

• Avancerad Format Painter: låter dig specificera selektiva attribut att kopiera och klistra in från en omfattande lista
• Stil Painter: kopiera teckensnittsstil och storlek, formfärg, formkonturfärg, konturtjocklek och stil
• Text Format Painter: kopiera teckensnittsstil och storlek endast
• Position & Storlek Painter: kopiera positionen och storleken på ett objekt, för att justera andra objekt över flera bilder i din presentation
• Tabell Format Painter: kopiera stilen på en PowerPoint-tabell inklusive linjefärg och vikt, fyllningsfärg, teckensnittsstorlek, stil och fetstil
• Formändrings Painter: kopiera en formtyp och klistra in för att ändra andra valda former
• Diagram Painter: kopiera formatet på ett diagram, inklusive diagramtyp. Tillämpa snabbt diagramtypen och formateringen för att uppdatera andra diagram
• Vinklar och Tips Painter: kopiera vinklarna eller tipsen på en form för att tillämpa på en annan form, till exempel på chevrons eller trianglar
• Animations Painter: kopiera animationen av ett urval för att tillämpa på ett annat urval, med alternativ att ersätta eller lägga till animationen när du klistrar in

4. Gruppera / dela upp PowerPoint-objekt

Att gruppera PowerPoint-objekt gör att du kan behandla flera objekt som ett enda objekt eller form. Att gruppera objekt kan göra användningen av dina byta, ändra storlek, distribution etc. verktyg ännu mer produktiva.

För att gruppera ett urval av former i PowerPoint, använd tangentbordsgenvägen Control + G. Gruppera, Dela upp, Återgruppera funktioner finns i standard PowerPoint, men vi har också placerat dessa funktioner på PPT Productivity Format Toolbar för snabbare åtkomst.

PPT Productivity går ännu längre med nya funktioner för gruppering av objekt efter rader och gruppering av objekt efter kolumner. Dessa funktioner grupperar objekt baserat på att de är liknande justerade vertikalt eller horisontellt, vilket gör det enklare att omorganisera dem. Dessa funktioner är särskilt användbara om du älskar att använda Box Tables i dina presentationer (textboxar som används för att skapa en tabellayout snarare än en faktisk PowerPoint-tabell).

5. Upprepa/Återställ PowerPoint-kommandon

Har du någonsin funnit dig själv utföra samma åtgärd om och om igen i PowerPoint? En favoritproduktivitetshack för PowerPoint-kraftanvändare är Återställ/Upprepa senaste kommandot tangentbordsgenväg.

Tangentbordsgenvägen för återställ/upprepa i PowerPoint är F4, eller så kan du använda Control + Y. PPT Productivity har aktiverat återställ/upprepa genväg för sina funktioner, så du kan använda dessa tangentbordsgenvägar för att upprepa både standard PowerPoint-kommandon och PowerPoint-kommandon unika för PPT Productivity-tillägget.

6. PowerPoint-tangentbordsgenvägar

Har jag nämnt hur värdefulla tangentbordsgenvägar är för att hjälpa dig hacka din produktivitet i PowerPoint? PowerPoint-tangentbordsgenvägar är en viktig del av de flesta strategikonsulters repertoar. Faktum är att så många McKinsey & Co-konsulter använder PowerPoint-tangentbordsgenvägar att vi har programmerat deras favoriter i PPT Productivity för alumnigemenskapen! Läs mer om de anpassade McKinsey-tangentbordsgenvägarna.

PPT Productivity ger dig möjlighet att tilldela mer än 800 tangentbordsgenvägar till dina mest använda PowerPoint-kommandon! Även om du aldrig skulle komma ihåg 800 genvägar, har vi skapat funktionen så att du kan programmera genvägar för de funktioner du använder mest. Förutom de standard PowerPoint-tangentbordsgenvägarna har vi förtilldelat cirka 70 extra genvägar så att du kan börja bli mer produktiv så snart du laddar ner PPT Productivity. Du kan granska listan och omfördela eller skapa fler medan du arbetar.

PPT Productivity ger dig möjlighet att omfördela alla genvägstangenter - du kan omfördela dem för att göra dem lättare att komma ihåg, eller för att passa din muskelminne om du använde specifika genvägar på ett tidigare företag.

7. Ändra storlek på PowerPoint-objekt, gör PowerPoint-objekt lika stora

En annan ofta använd PowerPoint-hack är Ändra storlek-verktyget. Perfekt när du kommer halvvägs genom att skapa en PowerPoint-bild och sedan inser att du behöver justera storleken på PowerPoint-objekt så att de passar snyggt på bilden.

För att enkelt ändra storlek på PowerPoint-objekt, gå till Ändra storlek-gruppen på Format Toolbar. Med hjälp av verktygen för att ändra storlek kan du ändra storlek på valda former med 10% steg, större eller mindre, eller välja den allmänna ikonen för att ändra storlek och specificera i % hur mycket större eller mindre du behöver PowerPoint-objektet att vara.

Förutom att ändra storlek på PowerPoint-former, gör PPT Productivity's genvägar för att ändra storlek det möjligt att ändra storlek på PowerPoint-objekt för att matcha andra valda PowerPoint-objekt efter höjd, bredd eller höjd & bredd samtidigt. För att göra PowerPoint-former lika stora, välj först 'master'-objektet, dvs formen du vill att storleken på de andra objekten ska anpassas till, välj sedan alla PowerPoint-objekt som du vill ändra storlek på till samma dimensioner. Klicka nu på Ändra storlek antingen efter höjd, bredd eller höjd & bredd. Alla valda PowerPoint-objekt kommer nu att ha samma storleksattribut som den första formen som valts.

8. Justera objekt över PowerPoint-tabeller

Här är ett annat fantastiskt sätt att hacka din produktivitet i PowerPoint! Om du någonsin har behövt lägga till bilder, logotyper, ikoner eller andra objekt till en PowerPoint-tabell, kommer du att älska funktionen justera objekt över PowerPoint-tabeller.

Lägg först till en tabell/er på din bild, placera sedan objekten ungefär över cellen du vill att de ska justeras till. Klicka på 'Justera former över tabellceller' funktionen som finns i Justera-gruppen på Format Toolbar. Ingen anledning att välja tabellen/erna. Det är så enkelt. Titta på videon Justera över PowerPoint-tabeller nedan och se själv!

Vi har till och med gjort det möjligt att justera former över celler i PowerPoint-tabellrader och tabeller

9. Konvertera textfält till PowerPoint-tabeller, konvertera PowerPoint-tabeller till textfält

Har du någonsin börjat skapa en PowerPoint-bild med textfält och sedan bestämt att innehållet skulle representeras bättre som en tabell? Eller har någon skickat dig en PowerPoint-bild med en tabell, men du föredrar att arbeta med box-tabeller snarare än standard PowerPoint-tabeller? Jag hör många McKinsey-alumner svara ja på denna!

Våra Konvertera PowerPoint-textfält till tabell och konvertera PowerPoint-tabell till textfält funktioner har skapats speciellt för dig!

Denna PowerPoint-produktivitetshack är ganska enkel att använda. För att skapa textfält från en tabell, välj tabellen på bilden, tryck sedan på 'Deconstruct table in to shapes' som finns på PPT Productivity Ribbon.

För att konvertera en grupp PowerPoint-textfält till en tabell, välj textfälten, tryck sedan på 'Group shapes into table format'. Dina valda PowerPoint-textfält kommer att konverteras till en PowerPoint-tabell som magi!

10. Kopiera PowerPoint-tabellformat och tillämpa tabellformat på befintlig tabell

PowerPoint tillåter inte att du ändrar standardtabellen i en PowerPoint-presentation. Men standard PowerPoint-tabellen kanske inte är den varumärkesdefinierade tabellen som krävs av din organisation att använda i dina PowerPoint-presentationer, eller så kanske du bara inte gillar den särskilt mycket. PPT Productivity har kommit på en annan briljant PowerPoint-hack för att komma runt denna ofta frustrerande smärtpunkt.

PowerPoint Table Format Painter kommer att kopiera formatet på en vald PowerPoint-tabell och tillämpa samma format på andra tabeller på vår bild, i hela din presentation eller till och med i andra presentationer.

Det finns så många andra PowerPoint-hack och genvägar vi kunde ha listat i denna artikel. Det var mycket svårt att bestämma sig för bara 10! Vad är din favorit PowerPoint-hack?