I 10 migliori trucchi / scorciatoie di PowerPoint utilizzati dai consulenti strategici

Il team di PPT Productivity proviene da società di consulenza strategica. Come consulenti di gestione, siamo sempre alla ricerca del modo più rapido possibile per ottenere i migliori risultati in PowerPoint, ed è per questo che abbiamo creato il componente aggiuntivo PPT Productivity - strumenti di efficienza PowerPoint leader per consulenti e altri professionisti della strategia.

Le oltre 180 funzionalità di PPT Productivity possono farti risparmiare ore ogni settimana in PowerPoint. Ecco 10 delle nostre migliori funzionalità per risparmiare tempo, per migliorare la tua produttività in PowerPoint!

I 10 migliori trucchi per PowerPoint

1. Allinea e distribuisci oggetti PowerPoint

Per creare diapositive dall'aspetto eccezionale, l'allineamento e la distribuzione coerente degli oggetti sulle tue diapositive è importante.

Per allineare rapidamente le forme su una diapositiva di PowerPoint, seleziona prima gli oggetti, quindi fai clic su allinea a sinistra, centro, destra, in alto, al centro o in basso dalla barra degli strumenti di formattazione di PPT Productivity (o utilizza le scorciatoie da tastiera di PowerPoint assegnate). Nota che anche PowerPoint standard ha funzionalità di allineamento: se non hai il componente aggiuntivo PPT Productivity, puoi accedervi tramite la scheda Formato forma sulla barra multifunzione, quindi selezionando il gruppo Allinea, quindi il pulsante di allineamento (PPT Productivity ha posizionato questi pulsanti sulla barra degli strumenti di formattazione per un accesso più rapido).

Per impostazione predefinita, PowerPoint allinea gli oggetti in base alla posizione più esterna o estrema. Se preferisci allineare gli oggetti PowerPoint in base alla prima forma selezionata, PPT Productivity ha questa opzione. Dalle Impostazioni sulla barra multifunzione di PPT Productivity, seleziona 'Allineamento forma' quindi seleziona la casella 'allinea alla prima forma anziché alla forma più esterna'. Questo sovrascriverà l'allineamento predefinito delle forme di PowerPoint, in modo che tu possa per impostazione predefinita allineare in base alla prima forma selezionata.

Una volta allineati gli oggetti sulla tua diapositiva, puoi distribuirli uniformemente. Per distribuire uniformemente le forme di PowerPoint, seleziona gli oggetti, quindi fai clic su distribuisci orizzontalmente o verticalmente dalla barra degli strumenti di formattazione di PPT Productivity (o utilizza le scorciatoie da tastiera di PowerPoint assegnate per rendere questa azione ancora più veloce).

PPT Productivity ha anche una funzione che ti consente di specificare lo spazio tra ciascun oggetto PowerPoint selezionato. Specifica uno spazio effettivo tra gli oggetti PowerPoint utilizzando la funzione Imposta spazi sulla barra degli strumenti di formattazione. Per impostare gli spazi tra gli oggetti PowerPoint, seleziona gli oggetti, quindi fai clic su 'Imposta spazi orizzontali' o 'Imposta spazi verticali' sulla barra degli strumenti di formattazione (o utilizza le scorciatoie da tastiera di PowerPoint per impostare gli spazi tra le forme di PowerPoint).

La funzione Imposta spazi include un'opzione per spostare le forme selezionate per adattarsi allo spazio specificato tra gli oggetti PowerPoint, o per ridimensionare le forme selezionate per mantenerle all'interno dell'area esistente (guarda il video qui sotto per vedere la funzione in azione)

2. Scambia posizione degli oggetti PowerPoint

La possibilità di scambiare la posizione degli oggetti PowerPoint su una diapositiva è una delle funzionalità di PowerPoint più richieste. Con PPT Productivity puoi scambiare la posizione di qualsiasi oggetto PowerPoint su una diapositiva.

Puoi scambiare oggetti PowerPoint in base a punti di allineamento specifici (rilevante quando stai scambiando forme di dimensioni diverse!). Puoi scambiare in base all'allineamento verticale o orizzontale o scambiare in base al punto di allineamento centrale di ciascun oggetto.

Seleziona prima gli oggetti PowerPoint da scambiare, quindi fai clic sulla funzione Scambia verticalmente, orizzontalmente o posizione sulla barra degli strumenti di formattazione (o utilizza i tasti di scelta rapida pre-assegnati per scambiare gli oggetti PowerPoint).

La funzione Scambia posizioni è ottima quando si aggiornano immagini o icone nelle presentazioni PowerPoint. Basta aggiungere la nuova versione dell'icona/immagine ovunque sulla diapositiva, quindi selezionare la versione originale, premere Scambia posizione, la nuova icona/immagine è ora perfettamente posizionata dove si trovava l'oggetto originale. Quindi elimina la vecchia versione. Non c'è bisogno di riallineare o riformattare la diapositiva!

3. Copia e incolla formattazione in PowerPoint

Applica facilmente la formattazione da un oggetto PowerPoint ad altri oggetti nella tua presentazione.

Puoi utilizzare le scorciatoie standard di PowerPoint Control + Shift + C per copiare il formato da un oggetto, quindi Control + Shift + V per incollare il formato su un altro oggetto. Oppure, per opzioni di formattazione più avanzate, utilizza le funzionalità di Format Painter di PPT Productivity che si trovano sulla barra degli strumenti di formattazione.

Le funzionalità di Format Painter ti danno la possibilità di determinare esattamente quali attributi vuoi copiare e applicare agli oggetti selezionati.

Ad esempio, utilizzando il Format Painter di PPT Productivity per PowerPoint puoi rapidamente copiare il formato della tabella e applicarlo alle tabelle PowerPoint esistenti nella tua presentazione.

Il set di funzionalità di format painter di PPT Productivity include:

• Format Painter avanzato: ti consente di specificare attributi selettivi da copiare e incollare da un elenco esteso
• Style Painter: copia stile e dimensione del carattere, colore della forma, colore del contorno della forma, spessore e stile del contorno
• Text Format Painter: copia solo stile e dimensione del carattere
• Position & Size Painter: copia la posizione e la dimensione di un oggetto, per allineare altri oggetti su più diapositive nella tua presentazione
• Table Format Painter: copia lo stile di una tabella PowerPoint inclusi colore e spessore delle linee, colore di riempimento, dimensione, stile e grassetto del carattere
• Shape Change Painter: copia un tipo di forma e incolla per cambiare altre forme selezionate
• Chart Painter: copia il formato di un grafico, incluso il tipo di grafico. Applica rapidamente il tipo di grafico e la formattazione per aggiornare altri grafici
• Angles and Tips Painter: copia gli angoli o le punte di una forma per applicarli a un'altra forma, ad esempio su chevron o triangoli
• Animation Painter: copia l'animazione di una selezione per applicarla a un'altra selezione, con opzioni per sostituire o aggiungere l'animazione durante l'incollaggio

4. Raggruppa / separa oggetti PowerPoint

Raggruppare oggetti PowerPoint ti consente di trattare più oggetti come un unico oggetto o forma. Raggruppare oggetti può rendere l'uso dei tuoi strumenti di scambio, ridimensionamento, distribuzione ecc. ancora più produttivo.

Per raggruppare una selezione di forme in PowerPoint utilizza la scorciatoia da tastiera Control + G. Le funzionalità di raggruppamento, separazione, raggruppamento esistono in PowerPoint standard, ma abbiamo anche posizionato queste funzionalità sulla barra degli strumenti di formattazione di PPT Productivity per un accesso più rapido.

PPT Productivity va ancora oltre con nuove funzionalità per raggruppare oggetti per righe e raggruppare oggetti per colonne. Queste funzionalità raggruppano gli elementi in base al loro allineamento simile verticalmente o orizzontalmente, rendendo più facile riorganizzarli. Queste funzionalità sono particolarmente utili se ami utilizzare le tabelle a caselle nelle tue presentazioni (caselle di testo utilizzate per creare un layout di tabella anziché una tabella PowerPoint effettiva).

5. Ripeti/Rifai comandi PowerPoint

Ti capita mai di eseguire la stessa azione più e più volte in PowerPoint? Un trucco di produttività preferito per gli utenti esperti di PowerPoint è la scorciatoia da tastiera Ripeti/Rifai ultimo comando.

La scorciatoia da tastiera ripeti/rifai per PowerPoint è F4, oppure puoi utilizzare Control + Y. PPT Productivity ha abilitato la scorciatoia ripeti/rifai per le sue funzionalità, quindi puoi utilizzare queste scorciatoie da tastiera per ripetere sia i comandi standard di PowerPoint che i comandi PowerPoint unici per il componente aggiuntivo PPT Productivity.

6. Scorciatoie da tastiera PowerPoint

Ho già menzionato quanto siano preziose le scorciatoie da tastiera per aiutarti a migliorare la tua produttività in PowerPoint? Le scorciatoie da tastiera di PowerPoint sono una parte essenziale del repertorio della maggior parte dei consulenti strategici. Infatti, così tanti consulenti di McKinsey & Co utilizzano le scorciatoie da tastiera di PowerPoint che abbiamo programmato le loro preferite in PPT Productivity per la comunità degli alumni! Scopri di più sulle scorciatoie da tastiera McKinsey allineate.

PPT Productivity ti dà la possibilità di assegnare più di 800 scorciatoie da tastiera ai tuoi comandi PowerPoint più utilizzati! Anche se non ricorderesti mai 800 scorciatoie, abbiamo creato la funzione in modo che tu possa programmare scorciatoie per le funzionalità che usi di più. Oltre alle scorciatoie da tastiera standard di PowerPoint, abbiamo pre-assegnato circa 70 scorciatoie extra in modo che tu possa iniziare a essere più produttivo non appena scarichi PPT Productivity. Puoi rivedere l'elenco e riassegnare o crearne di più mentre lavori.

PPT Productivity ti dà la possibilità di riassegnare tutte le scorciatoie da tastiera: puoi riassegnarle per renderle più facili da ricordare o per adattarle alla tua memoria muscolare se hai utilizzato scorciatoie specifiche in un'azienda precedente.

7. Ridimensiona oggetti PowerPoint, rendi gli oggetti PowerPoint della stessa dimensione

Un altro trucco di PowerPoint frequentemente utilizzato è lo Strumento di ridimensionamento. Perfetto quando sei a metà della creazione di una diapositiva PowerPoint, poi ti rendi conto che devi regolare la dimensione degli oggetti PowerPoint in modo che si adattino bene alla diapositiva.

Per ridimensionare facilmente gli oggetti PowerPoint, vai al Gruppo di ridimensionamento sulla barra degli strumenti di formattazione. Utilizzando gli strumenti di ridimensionamento, puoi ridimensionare le forme selezionate in incrementi del 10%, più grandi o più piccoli, o selezionare l'icona di ridimensionamento generale e specificare in % quanto più grande o più piccolo deve essere l'oggetto PowerPoint.

Oltre a ridimensionare le forme PowerPoint, le scorciatoie di ridimensionamento di PPT Productivity consentono di ridimensionare gli oggetti PowerPoint per adattarli ad altri oggetti PowerPoint selezionati per altezza, larghezza o altezza e larghezza contemporaneamente. Per rendere le forme PowerPoint della stessa dimensione, seleziona prima l'oggetto 'master', cioè la forma di cui vuoi che le dimensioni degli altri oggetti si conformino, quindi seleziona tutti gli oggetti PowerPoint che vuoi ridimensionare alle stesse dimensioni. Ora fai clic su Ridimensiona per altezza, larghezza o altezza e larghezza. Tutti gli oggetti PowerPoint selezionati avranno ora gli stessi attributi di dimensione della prima forma selezionata.

8. Allinea oggetti su tabelle PowerPoint

Ecco un altro modo fantastico per migliorare la tua produttività in PowerPoint! Se hai mai avuto bisogno di aggiungere immagini, loghi, icone o altri oggetti a una tabella PowerPoint, adorerai la funzione allinea oggetti su tabelle PowerPoint.

Aggiungi prima una o più tabelle alla tua diapositiva, quindi posiziona gli oggetti approssimativamente sopra la cella a cui vuoi che si allineino. Fai clic sulla funzione 'Allinea forme su celle della tabella' trovata nel gruppo Allinea sulla barra degli strumenti di formattazione. Non c'è bisogno di selezionare le tabelle. È così facile. Guarda il video Allinea su tabelle PowerPoint qui sotto e vedi tu stesso!

Abbiamo persino reso possibile allineare forme su celle in righe e tabelle di PowerPoint

9. Converti caselle di testo in tabelle PowerPoint, converti tabelle PowerPoint in caselle di testo

Hai mai iniziato a creare una diapositiva PowerPoint utilizzando caselle di testo e poi deciso che il contenuto sarebbe stato meglio rappresentato come una tabella? O qualcuno ti ha mai inviato una diapositiva PowerPoint con una tabella, ma preferisci lavorare con tabelle a caselle piuttosto che con tabelle PowerPoint standard? Sento molti ex alunni di McKinsey rispondere sì a questa domanda!

Le nostre funzionalità Converti casella di testo PowerPoint in tabella e converti tabella PowerPoint in caselle di testo sono state create appositamente per te!

Questo trucco di produttività PowerPoint è abbastanza semplice da usare. Per creare caselle di testo da una tabella, seleziona la tabella sulla diapositiva, quindi premi 'Decomponi tabella in forme' trovata sulla barra multifunzione di PPT Productivity.

Per convertire un gruppo di caselle di testo PowerPoint in una tabella, seleziona le caselle di testo, quindi premi 'Raggruppa forme in formato tabella'. Le caselle di testo PowerPoint selezionate verranno convertite in una tabella PowerPoint come per magia!

10. Copia formato tabella PowerPoint e applica formato tabella a tabella esistente

PowerPoint non ti consente di cambiare la tabella predefinita di una presentazione PowerPoint. Tuttavia, la tabella predefinita di PowerPoint potrebbe non essere la tabella definita dal marchio richiesta dalla tua organizzazione per l'uso nelle tue presentazioni PowerPoint, o semplicemente potrebbe non piacerti molto. PPT Productivity ha trovato un altro brillante trucco PowerPoint per aggirare questo punto dolente spesso frustrante.

Il Format Painter della tabella PowerPoint copierà il formato di qualsiasi tabella PowerPoint selezionata e applicherà lo stesso formato ad altre tabelle sulla nostra diapositiva, in tutta la tua presentazione o anche in altre presentazioni.

Ci sono così tanti altri trucchi e scorciatoie PowerPoint che avremmo potuto elencare in questo articolo. È stato molto difficile decidere solo 10! Qual è il tuo trucco PowerPoint preferito?