Top 10 PowerPoint-hacks / genveje brugt af strategikonsulenter

Teamet hos PPT Productivity kom fra strategikonsulentfirmaer. Som ledelseskonsulenter leder vi altid efter den hurtigst mulige måde at opnå de bedste resultater i PowerPoint, og det er derfor, vi skabte PPT Productivity-tilføjelsen - førende PowerPoint-effektivitetsværktøjer til konsulenter og andre strategiprofessionelle.

PPT Productivity's 180+ funktioner kan spare dig timer hver uge i PowerPoint. Her er 10 af vores bedste tidsbesparende funktioner til at hacke din produktivitet i PowerPoint!

Top 10 PowerPoint hacks

1. Justér og fordel PowerPoint-objekter

For at skabe flotte slides er ensartet justering og fordeling af objekter på dine slides vigtigt.

For hurtigt at justere former på en PowerPoint-slide skal du først vælge objekterne og derefter klikke enten justér venstre, center, højre, top, midte eller bund fra PPT Productivity Format Toolbar (eller brug de tildelte PowerPoint-tastaturgenveje). Bemærk, at standard PowerPoint også har justeringsfunktioner - hvis du ikke har PPT Productivity-tilføjelsen, kan du få adgang til disse via fanen Shape Format på båndet, derefter vælge Justér-gruppen og derefter justeringsknappen (PPT Productivity har placeret disse knapper på Format Toolbar for hurtigere adgang).

Som standard justerer PowerPoint objekter efter yderste eller mest ekstreme position. Hvis du foretrækker at justere PowerPoint-objekter efter første valgte form, har PPT Productivity denne mulighed. Fra Indstillinger på PPT Productivity-båndet skal du vælge 'Shape Alignment' og derefter markere boksen 'justér til første form i stedet for yderste form'. Dette vil tilsidesætte PowerPoint's standardformjustering, så du som standard kan justere efter første valgte form.

Når du har justeret objekterne på din slide, kan du fordele dem jævnt. For at fordele PowerPoint-former jævnt skal du vælge objekterne og derefter klikke på fordel vandret eller lodret fra PPT Productivity Format Toolbar (eller brug tildelte PowerPoint-tastaturgenveje for at gøre denne handling endnu hurtigere).

PPT Productivity har også en funktion, der gør det muligt for dig at specificere afstanden mellem hvert valgt PowerPoint-objekt. Specificer en faktisk afstand mellem PowerPoint-objekter ved hjælp af Set Gaps-funktionen på Format Toolbar. For at indstille mellemrum mellem PowerPoint-objekter skal du vælge objekterne og derefter klikke på 'Set horizontal Gaps' eller 'Set Vertical Gaps' på Format Toolbar (eller brug PowerPoint-tastaturgenveje til at indstille mellemrum mellem PowerPoint-former).

Set Gaps-funktionen inkluderer en mulighed for enten at flytte de valgte former for at imødekomme det specificerede mellemrum mellem PowerPoint-objekter eller at ændre størrelse på de valgte former for at holde dem inden for det eksisterende område (se videoen nedenfor for at se funktionen i aktion)

2. Byt position af PowerPoint-objekter

Muligheden for at bytte position af PowerPoint-objekter på en slide er en af vores mest efterspurgte PowerPoint-funktioner. Med PPT Productivity kan du bytte position af ethvert PowerPoint-objekt på en slide.

Du kan bytte PowerPoint-objekter baseret på specifikke justeringspunkter (relevant når du bytter former, der har forskellige størrelser!). Du kan bytte baseret på lodret eller vandret justering eller bytte baseret på midterjusteringspunktet for hvert objekt.

Først vælg de PowerPoint-objekter, der skal byttes, og klik derefter på Byt lodret, vandret eller positionsfunktion på Format Toolbar (eller brug forudtildelte genvejstaster til at bytte PowerPoint-objekter).

Swap Positions-funktionen er fantastisk, når du opdaterer billeder eller ikoner i PowerPoint-præsentationer. Tilføj blot den nye version af ikonet/billedet hvor som helst på sliden, vælg derefter den originale version, tryk på Swap Position, det nye ikon/billede er nu perfekt placeret, hvor det originale objekt var. Slet derefter den gamle version. Ingen grund til at justere eller omformatere sliden!

3. Kopier og indsæt formatering i PowerPoint

Anvend nemt formatering fra et PowerPoint-objekt til andre objekter i din præsentation.

Du kan bruge de standard PowerPoint-genveje Control + Shift + C til at kopiere formatet fra et objekt og derefter Control + Shift + V til at indsætte formatet til et andet objekt. Eller for mere avancerede formateringsmuligheder, brug PPT Productivity Format Painter-funktionerne fundet på Format Toolbar.

Format Painter-funktionerne giver dig mulighed for at bestemme præcis, hvilke attributter du vil kopiere og anvende på valgte objekter.

For eksempel kan du med PPT Productivity Format Painter for PowerPoint hurtigt kopiere tabelformatet og anvende det på eksisterende PowerPoint-tabeller i hele din præsentation.

PPT Productivity's sæt af format painter-funktioner inkluderer:

• Avanceret Format Painter: lader dig specificere selektive attributter til at kopiere og indsætte fra en omfattende liste
• Style Painter: kopier skrifttype stil og størrelse, formfarve, formkonturfarve, konturtykkelse og stil
• Tekst Format Painter: kopier skrifttype stil og størrelse kun
• Position & Størrelse Painter: kopier positionen og størrelsen af et objekt for at justere andre objekter på tværs af flere slides i din præsentation
• Tabel Format Painter: kopier stilen af en PowerPoint-tabel inklusive linjefarve og vægt, fyldfarve, skrifttypestørrelse, stil og fedhed
• Formændring Painter: kopier en formtype og indsæt for at ændre andre valgte former
• Diagram Painter: kopier formatet af et diagram, inklusive diagramtype. Anvend hurtigt diagramtypen og formateringen for at opdatere andre diagrammer
• Vinkler og Tips Painter: kopier vinklerne eller tipsene af en form for at anvende på en anden form, for eksempel på chevrons eller trekanter
• Animation Painter: kopier animationen af et valg for at anvende på et andet valg, med muligheder for at erstatte eller tilføje animationen ved indsættelse

4. Gruppér / opdel PowerPoint-objekter

Gruppering af PowerPoint-objekter gør det muligt for dig at behandle flere objekter som et enkelt objekt eller form. Gruppering af objekter kan gøre brugen af dine bytte-, ændre størrelse-, fordelingsværktøjer osv. endnu mere produktiv.

For at gruppere et udvalg af former i PowerPoint skal du bruge tastaturgenvejen Control + G. Gruppér, Opdel, Genopdel-funktioner findes i standard PowerPoint, men vi har også placeret disse funktioner på PPT Productivity Format Toolbar for hurtigere adgang.

PPT Productivity går endnu længere med nye funktioner til gruppering af objekter efter rækker og gruppering af objekter efter kolonner. Disse funktioner grupperer elementer baseret på, at de er ens justeret lodret eller vandret, hvilket gør det lettere at omarrangere dem. Disse funktioner er særligt nyttige, hvis du elsker at bruge Box Tables i dine præsentationer (tekstbokse brugt til at skabe en tabelopsætning i stedet for en faktisk PowerPoint-tabel).

5. Gentag/Fortryd PowerPoint-kommandoer

Har du nogensinde fundet dig selv i at udføre den samme handling igen og igen i PowerPoint? En favorit produktivitetshack for PowerPoint-powerbrugere er Gentag/Fortryd sidste kommando tastaturgenvej.

Gentag/fortryd tastaturgenvejen for PowerPoint er F4, eller du kan bruge Control + Y. PPT Productivity har aktiveret gentag/fortryd genvej for sine funktioner, så du kan bruge disse tastaturgenveje til at gentage både standard PowerPoint-kommandoer og PowerPoint-kommandoer unikke for PPT Productivity-tilføjelsen.

6. PowerPoint Tastaturgenveje

Har jeg nævnt, hvor værdifulde tastaturgenveje er til at hjælpe dig med at hacke din produktivitet i PowerPoint? PowerPoint-genvejstaster er en essentiel del af de fleste strategikonsulenters repertoire. Faktisk bruger så mange McKinsey & Co-konsulenter PowerPoint-tastaturgenveje, at vi har programmeret deres favoritter ind i PPT Productivity for alumni-samfundet! Lær mere om de tilpassede McKinsey-tastaturgenveje.

PPT Productivity giver dig mulighed for at tildele mere end 800 tastaturgenveje til dine mest brugte PowerPoint-kommandoer! Selvom du aldrig ville huske 800 genveje, har vi skabt funktionen, så du kan programmere genveje til de funktioner, du bruger mest. Ud over de standard PowerPoint-tastaturgenveje har vi forudtildelt omkring 70 ekstra genveje, så du kan begynde at være mere produktiv, så snart du downloader PPT Productivity. Du kan gennemgå listen og omfordele eller oprette flere, mens du arbejder.

PPT Productivity giver dig mulighed for at omfordele alle genvejstaster - du kan omfordele dem for at gøre dem lettere at huske eller for at passe til din muskelhukommelse, hvis du brugte specifikke genveje i en tidligere virksomhed.

7. Ændr størrelse på PowerPoint-objekter, gør PowerPoint-objekter til samme størrelse

En anden ofte brugt PowerPoint-hack er Ændr Størrelse-værktøjet. Perfekt når du er midt i at skabe en PowerPoint-slide og så indser, at du skal justere størrelsen på PowerPoint-objekter, så de passer pænt på sliden.

For nemt at ændre størrelsen på PowerPoint-objekter, gå til Ændr Størrelse-gruppen på Format Toolbar. Ved hjælp af Ændr Størrelse-værktøjerne kan du ændre størrelsen på valgte former med 10% intervaller, større eller mindre, eller vælge det generelle Ændr Størrelse-ikon og specificere i %, hvor meget større eller mindre du har brug for, at PowerPoint-objektet skal være.

Ud over at ændre størrelsen på PowerPoint-former, giver PPT Productivity's Ændr Størrelse-genveje mulighed for at ændre størrelsen på PowerPoint-objekter for at matche andre valgte PowerPoint-objekter efter højde, bredde eller højde & bredde på samme tid. For at gøre PowerPoint-former til samme størrelse skal du først vælge 'master'-objektet, dvs. den form, du vil have, at størrelsen på de andre objekter skal tilpasse sig, og derefter vælge alle PowerPoint-objekter, som du vil ændre størrelsen på til de samme dimensioner. Klik nu på Ændr Størrelse enten efter højde, bredde eller højde & bredde. Alle valgte PowerPoint-objekter vil nu have de samme størrelsesattributter som den første valgte form.

8. Justér objekter over PowerPoint-tabeller

Her er en anden fantastisk måde at hacke din produktivitet i PowerPoint! Hvis du nogensinde har haft brug for at tilføje billeder, logoer, ikoner eller andre objekter til en PowerPoint-tabel, vil du elske justér objekter over PowerPoint-tabeller-funktionen.

Først tilføj en tabel/tabel til din slide, og placer derefter objekterne groft over den celle, du vil have dem til at justere til. Klik på 'Justér former over tabelceller'-funktionen fundet i Justér-gruppen på Format Toolbar. Ingen grund til at vælge tabellen/tabellerne. Det er så nemt. Se videoen Justér over PowerPoint-tabeller nedenfor, og se selv!

Vi har endda gjort det muligt at justere former over celler i PowerPoint-tabelrækker og tabeller

9. Konverter tekstbokse til PowerPoint-tabeller, konverter PowerPoint-tabeller til tekstbokse

Har du nogensinde startet med at skabe en PowerPoint-slide ved hjælp af tekstbokse og derefter besluttet, at indholdet ville blive bedre repræsenteret som en tabel? Eller har nogen sendt dig en PowerPoint-slide med en tabel, men du foretrækker at arbejde med bokstabeller i stedet for standard PowerPoint-tabeller? Jeg hører mange McKinsey-alumner svare ja til denne!

Vores Konverter PowerPoint-tekstboks til tabel og konverter PowerPoint-tabel til tekstbokse-funktioner er specielt skabt til dig!

Denne PowerPoint-produktivitetshack er ret enkel at bruge. For at skabe tekstbokse fra en tabel skal du vælge tabellen på sliden og derefter trykke på 'Deconstruct table in to shapes' fundet på PPT Productivity-båndet.

For at konvertere en gruppe af PowerPoint-tekstbokse til en tabel skal du vælge tekstboksene og derefter trykke på 'Group shapes into table format'. Dine valgte PowerPoint-tekstbokse vil blive konverteret til en PowerPoint-tabel som ved magi!

10. Kopier PowerPoint-tabelformat og anvend tabelformat til eksisterende tabel

PowerPoint tillader ikke, at du ændrer standardtabellen i en PowerPoint-præsentation. Men standard PowerPoint-tabellen er måske ikke den branddefinerede tabel, som din organisation kræver, at du bruger i dine PowerPoint-præsentationer, eller du kan bare ikke lide den særlig meget. PPT Productivity har fundet på en anden genial PowerPoint-hack for at komme uden om dette ofte frustrerende smertepunkt.

PowerPoint Table Format Painter vil kopiere formatet af enhver valgt PowerPoint-tabel og anvende det samme format på andre tabeller på vores slide, i hele din præsentation eller endda i andre præsentationer.

Der er så mange andre PowerPoint-hacks og genveje, vi kunne have listet i denne artikel. Det var meget svært at beslutte sig for kun 10! Hvad er din yndlings PowerPoint-hack?