战略顾问常用的十大PowerPoint技巧/快捷键

PPT Productivity 团队来自战略咨询公司。作为管理顾问，我们总是在寻找最快的方法来在 PowerPoint 中实现最佳结果，这就是为什么我们创建了 PPT Productivity 插件——为顾问和其他战略专业人士提供的领先 PowerPoint 效率工具。

PPT Productivity 的 180 多个功能可以每周为您节省数小时的 PowerPoint 时间。以下是我们节省时间的十大功能，帮助您在 PowerPoint 中提高生产力！

十大 PowerPoint 技巧

1. 对齐和分布 PowerPoint 对象

要创建外观出色的幻灯片，幻灯片上对象的一致对齐和分布非常重要。

要快速对齐 PowerPoint 幻灯片上的形状，首先选择对象，然后从 PPT Productivity 格式工具栏中单击左对齐、居中、右对齐、顶部、中间或底部（或使用分配的 PowerPoint 键盘快捷键）。请注意，标准 PowerPoint 也具有对齐功能——如果您没有 PPT Productivity 插件，您可以通过功能区上的形状格式选项卡访问这些功能，然后选择对齐组，然后选择对齐按钮（PPT Productivity 将这些按钮放在格式工具栏上以便更快访问）。

默认情况下，PowerPoint 按最外侧或最极端位置对齐对象。如果您更喜欢按第一个选择的形状对齐 PowerPoint 对象，PPT Productivity 提供此选项。从 PPT Productivity 功能区的设置中，选择“形状对齐”，然后选中“对齐到第一个形状而不是最外侧形状”框。这将覆盖 PowerPoint 默认形状对齐方式，因此您可以默认按第一个选择的形状对齐。

一旦您对齐了幻灯片上的对象，您可以均匀分布它们。要均匀分布 PowerPoint 形状，选择对象，然后从 PPT Productivity 格式工具栏中单击水平分布或垂直分布（或使用分配的 PowerPoint 键盘快捷键以更快地执行此操作）。

PPT Productivity 还具有一个功能，可以让您指定每个选定 PowerPoint 对象之间的间距。使用格式工具栏上的设置间隙功能指定 PowerPoint 对象之间的实际间距。要设置 PowerPoint 对象之间的间隙，选择对象，然后在格式工具栏上单击“设置水平间隙”或“设置垂直间隙”（或使用 PowerPoint 键盘快捷键设置 PowerPoint 形状之间的间隙）。

设置间隙功能包括一个选项，可以移动选定的形状以适应 PowerPoint 对象之间的指定空间，或调整选定形状的大小以将其保持在现有区域内（观看下面的视频以查看该功能的实际操作）。

2. 交换 PowerPoint 对象的位置

在幻灯片上交换 PowerPoint 对象的位置是我们最常被要求的 PowerPoint 功能之一。使用 PPT Productivity，您可以交换幻灯片上任何 PowerPoint 对象的位置。

您可以根据特定的对齐点交换 PowerPoint 对象（当您交换大小不同的形状时相关）。您可以根据垂直或水平对齐交换，或根据每个对象的中心对齐点交换。

首先选择要交换的 PowerPoint 对象，然后单击格式工具栏上的垂直、水平或位置交换功能（或使用预先分配的快捷键交换 PowerPoint 对象）。

交换位置功能在更新 PowerPoint 演示文稿中的图像或图标时非常有用。只需将新版本的图标/图像添加到幻灯片上的任何位置，然后选择原始版本，点击交换位置，新图标/图像现在完美地放置在原始对象所在的位置。然后删除旧版本。无需重新对齐或重新格式化幻灯片！

3. 在 PowerPoint 中复制和粘贴格式

轻松将一个 PowerPoint 对象的格式应用于演示文稿中的其他对象。

您可以使用标准 PowerPoint 快捷键 Control + Shift + C 从一个对象复制格式，然后使用 Control + Shift + V 将格式粘贴到另一个对象。或者，对于更高级的格式选项，请使用格式工具栏上的PPT Productivity 格式刷功能。

格式刷功能使您能够确定要复制和应用于选定对象的确切属性。

例如，使用 PPT Productivity 的 PowerPoint 格式刷，您可以快速复制表格格式并应用于整个演示文稿中的现有 PowerPoint 表格。

PPT Productivity 的格式刷功能包括：

• 高级格式刷：让您可以从广泛的列表中指定选择性属性进行复制粘贴
• 样式刷：复制字体样式和大小、形状颜色、形状轮廓颜色、轮廓厚度和样式
• 文本格式刷：仅复制字体样式和大小
• 位置和大小刷：复制对象的位置和大小，以在演示文稿的多个幻灯片中对齐其他对象
• 表格格式刷：复制 PowerPoint 表格的样式，包括线条颜色和粗细、填充颜色、字体大小、样式和粗体
• 形状更改刷：复制形状类型并粘贴以更改其他选定形状
• 图表刷：复制图表的格式，包括图表类型。快速应用图表类型和格式以更新其他图表
• 角度和提示刷：复制形状的角度或提示以应用于另一个形状，例如在箭头或三角形上
• 动画刷：复制选择的动画以应用于另一个选择，粘贴时可以选择替换或附加动画

4. 组合/取消组合 PowerPoint 对象

组合 PowerPoint 对象使您可以将多个对象视为一个单一对象或形状。组合对象可以使您的交换、调整大小、分布等工具更加高效。

要在 PowerPoint 中组合一组选定的形状，请使用键盘快捷键 Control + G。组合、取消组合、重新组合功能在标准 PowerPoint 中存在，但我们也将这些功能放在 PPT Productivity 格式工具栏上以便更快访问。

PPT Productivity 甚至更进一步，提供了新的功能来按行组合对象和按列组合对象。这些功能根据对象在垂直或水平上的相似对齐进行分组，使其更容易重新排列。这些功能特别适用于您喜欢在演示文稿中使用框表（使用文本框创建表格布局而不是实际的 PowerPoint 表格）。

5. 重复/重做 PowerPoint 命令

您是否曾在 PowerPoint 中反复执行相同的操作？对于 PowerPoint 高级用户来说，一个最喜欢的生产力技巧是重做/重复上一个命令的键盘快捷键。

PowerPoint 的重做/重复键盘快捷键是 F4，或者您可以使用 Control + Y。PPT Productivity 已启用其功能的重做/重复快捷键，因此您可以使用这些键盘快捷键重复标准 PowerPoint 命令和 PPT Productivity 插件独有的 PowerPoint 命令。

6. PowerPoint 键盘快捷键

我是否提到过键盘快捷键在帮助您提高 PowerPoint 生产力方面有多么有价值？PowerPoint 快捷键是大多数战略顾问的必备工具。事实上，许多麦肯锡公司的顾问使用 PowerPoint 键盘快捷键，我们已经为校友社区将他们最喜欢的快捷键编程到 PPT Productivity 中！了解更多关于麦肯锡键盘快捷键的信息。

PPT Productivity 让您可以为您最常用的 PowerPoint 命令分配超过800 个键盘快捷键！虽然您永远不会记住 800 个快捷键，但我们创建了这个功能，以便您可以为您最常用的功能编程快捷键。除了标准的 PowerPoint 键盘快捷键外，我们还预先分配了大约 70 个额外的快捷键，以便您在下载 PPT Productivity 后立即提高生产力。您可以查看列表，并在工作时重新分配或创建更多快捷键。

PPT Productivity 让您可以重新分配所有快捷键——您可以重新分配它们以使其更容易记住，或者根据您的肌肉记忆进行调整，如果您在以前的公司使用过特定的快捷键。

7. 调整 PowerPoint 对象的大小，使 PowerPoint 对象大小相同

另一个常用的 PowerPoint 技巧是调整大小工具。当您在创建 PowerPoint 幻灯片的过程中意识到需要调整 PowerPoint 对象的大小以便它们在幻灯片上完美适合时，这个工具非常完美。

要轻松调整 PowerPoint 对象的大小，请前往格式工具栏上的调整大小组。使用调整大小工具，您可以按 10% 的增量调整选定形状的大小，变大或变小，或者选择常规调整大小图标并以百分比指定 PowerPoint 对象需要变大或变小的程度。

除了调整 PowerPoint 形状的大小外，PPT Productivity 的调整大小快捷键还可以通过高度、宽度或同时通过高度和宽度调整 PowerPoint 对象的大小以匹配其他选定的 PowerPoint 对象。要使 PowerPoint 形状大小相同，首先选择“主”对象，即您希望其他对象的大小与之相符的形状，然后选择所有您希望调整为相同尺寸的 PowerPoint 对象。现在单击按高度、宽度或高度和宽度调整大小。所有选定的 PowerPoint 对象现在将具有与第一个选择的形状相同的大小属性。

8. 在 PowerPoint 表格上对齐对象

这是另一个提高 PowerPoint 生产力的绝佳方法！如果您曾经需要将图像、徽标、图标或其他对象添加到 PowerPoint 表格中，您会喜欢在 PowerPoint 表格上对齐对象功能。

首先在幻灯片上添加一个或多个表格，然后将对象大致放置在您希望它们对齐的单元格上。然后单击格式工具栏上的对齐组中找到的“在表格单元格上对齐形状”功能。无需选择表格。就是这么简单。观看下面的 PowerPoint 表格对齐视频，亲眼看看！

我们甚至使在 PowerPoint 表格行和表格中的单元格上对齐形状成为可能。

9. 将文本框转换为 PowerPoint 表格，将 PowerPoint 表格转换为文本框

您是否曾经开始使用文本框创建 PowerPoint 幻灯片，然后决定内容更适合以表格形式呈现？或者有人给您发送了一张带有表格的 PowerPoint 幻灯片，但您更喜欢使用框表而不是标准 PowerPoint 表格？我听到很多麦肯锡校友对此表示肯定！

我们的将 PowerPoint 文本框转换为表格和将 PowerPoint 表格转换为文本框功能是专门为您创建的！

这个 PowerPoint 生产力技巧非常简单易用。要从表格创建文本框，选择幻灯片上的表格，然后点击 PPT Productivity 功能区上的“将表格分解为形状”。

要将一组 PowerPoint 文本框转换为表格，选择文本框，然后点击“将形状组合为表格格式”。您选择的 PowerPoint 文本框将像魔法一样转换为 PowerPoint 表格！

10. 复制 PowerPoint 表格格式并将表格格式应用于现有表格

PowerPoint 不允许您更改 PowerPoint 演示文稿的默认表格。然而，默认的 PowerPoint 表格可能不是您的组织要求在 PowerPoint 演示文稿中使用的品牌定义表格，或者您可能不太喜欢它。PPT Productivity 提出了另一个出色的 PowerPoint 技巧来解决这个常常令人沮丧的痛点。

PowerPoint 表格格式刷将复制任何选定 PowerPoint 表格的格式，并将相同的格式应用于幻灯片上的其他表格、整个演示文稿甚至其他演示文稿中。

在本文中，我们还可以列出许多其他 PowerPoint 技巧和快捷键。选择仅列出 10 个是非常困难的！您最喜欢的 PowerPoint 技巧是什么？