Top 10 PowerPoint-hacks / sneltoetsen gebruikt door strategieconsultants

Het team van PPT Productivity kwam van strategieconsultancybedrijven. Als managementconsultants zijn we altijd op zoek naar de snelst mogelijke manier om de beste resultaten in PowerPoint te bereiken, daarom hebben we de PPT Productivity add-in gemaakt - toonaangevende PowerPoint Efficiency Tools voor consultants en andere strategieprofessionals.

De 180+ functies van PPT Productivity kunnen je elke week uren besparen in PowerPoint. Hier zijn 10 van onze beste tijdbesparende functies om je productiviteit in PowerPoint te verhogen!

Top 10 PowerPoint hacks

1. PowerPoint-objecten uitlijnen en verdelen

Om goed uitziende dia's te maken, is consistente uitlijning en verdeling van objecten op je dia's belangrijk.

Om snel vormen op een PowerPoint-dia uit te lijnen, selecteer eerst de objecten en klik vervolgens op uitlijnen links, midden, rechts, boven, midden of onder vanuit de PPT Productivity Format Toolbar (of gebruik de toegewezen PowerPoint-toetsenbord sneltoetsen). Let op dat standaard PowerPoint ook uitlijnfuncties heeft - als je de PPT Productivity add-in niet hebt, kun je deze openen via het tabblad Vormopmaak op het lint, vervolgens de groep Uitlijnen selecteren en dan de uitlijnknop (PPT Productivity heeft deze knoppen op de Format Toolbar geplaatst voor snellere toegang).

Standaard lijnt PowerPoint objecten uit op de uiterste of meest extreme positie. Als je liever PowerPoint-objecten uitlijnt op de eerst geselecteerde vorm, heeft PPT Productivity deze optie. Vanuit de Instellingen op het PPT Productivity-lint, selecteer 'Vormuitlijning' en vink het vakje 'uitlijnen op eerste vorm in plaats van uiterste vorm' aan. Dit zal de standaardvormuitlijning van PowerPoint overschrijven, zodat je standaard kunt uitlijnen op de eerst geselecteerde vorm.

Zodra je de objecten op je dia hebt uitgelijnd, kun je ze gelijkmatig verdelen. Om PowerPoint-vormen gelijkmatig te verdelen, selecteer de objecten en klik op horizontaal of verticaal verdelen vanuit de PPT Productivity Format Toolbar (of gebruik toegewezen PowerPoint-toetsenbord sneltoetsen om deze actie nog sneller te maken).

PPT Productivity heeft ook een functie waarmee je de ruimte tussen elk geselecteerd PowerPoint-object kunt specificeren. Specificeer een daadwerkelijke afstand tussen PowerPoint-objecten met de Set Gaps-functie op de Format Toolbar. Om gaten tussen PowerPoint-objecten in te stellen, selecteer de objecten en klik op 'Set horizontal Gaps' of 'Set Vertical Gaps' op de Format Toolbar (of gebruik PowerPoint-toetsenbord sneltoetsen om gaten tussen PowerPoint-vormen in te stellen).

De Set Gaps-functie bevat een optie om de geselecteerde vormen te verplaatsen om de gespecificeerde ruimte tussen PowerPoint-objecten te accommoderen, of om de geselecteerde vormen te resizen om ze binnen het bestaande gebied te houden (bekijk de video hieronder om de functie in actie te zien)

2. Positie van PowerPoint-objecten wisselen

De mogelijkheid om de positie van PowerPoint-objecten op een dia te wisselen is een van onze meest gevraagde PowerPoint-functies. Met PPT Productivity kun je de positie van elk PowerPoint-object op een dia wisselen.

Je kunt PowerPoint-objecten wisselen op basis van specifieke uitlijnpunten (relevant wanneer je vormen wisselt die verschillende maten hebben!). Je kunt wisselen op basis van verticale of horizontale uitlijning of wisselen op basis van het middenuitlijnpunt van elk object.

Selecteer eerst de PowerPoint-objecten die gewisseld moeten worden, klik vervolgens op de Wissel verticaal, horizontaal of positie functie op de Format Toolbar (of gebruik vooraf toegewezen sneltoetsen om PowerPoint-objecten te wisselen).

De Swap Positions-functie is geweldig bij het bijwerken van afbeeldingen of pictogrammen in PowerPoint-presentaties. Voeg eenvoudig de nieuwe versie van het pictogram/afbeelding ergens op de dia toe, selecteer vervolgens de originele versie, druk op Swap Position, het nieuwe pictogram/afbeelding is nu perfect geplaatst waar het originele object was. Verwijder vervolgens de oude versie. Geen noodzaak om de dia opnieuw uit te lijnen of opnieuw op te maken!

3. Opmaak kopiëren en plakken in PowerPoint

Pas eenvoudig opmaak van één PowerPoint-object toe op andere objecten in je presentatie.

Je kunt de standaard PowerPoint-sneltoetsen Control + Shift + C gebruiken om de opmaak van één object te kopiëren en vervolgens Control + Shift + V om de opmaak naar een ander object te plakken. Of voor meer geavanceerde opmaakopties, gebruik de PPT Productivity Format Painter-functies die te vinden zijn op de Format Toolbar.

De Format Painter-functies geven je de mogelijkheid om precies te bepalen welke attributen je wilt kopiëren en toepassen op geselecteerde objecten.

Bijvoorbeeld, met de PPT Productivity Format Painter voor PowerPoint kun je snel de tabelopmaak kopiëren en toepassen op bestaande PowerPoint-tabellen in je presentatie.

De set van format painter-functies van PPT Productivity omvat:

• Geavanceerde Format Painter: laat je selectieve attributen specificeren om te kopiëren en plakken uit een uitgebreide lijst
• Stijl Painter: kopieer lettertype stijl en grootte, vormkleur, vormomtrekkleur, omtrekdikte en stijl
• Tekst Format Painter: kopieer alleen lettertype stijl en grootte
• Positie & Grootte Painter: kopieer de positie en grootte van een object, om andere objecten uit te lijnen over meerdere dia's in je presentatie
• Tabel Format Painter: kopieer de stijl van een PowerPoint-tabel inclusief lijnkleur en gewicht, vulkleur, lettergrootte, stijl en vetheid
• Vorm Verander Painter: kopieer een vormtype en plak om andere geselecteerde vormen te veranderen
• Grafiek Painter: kopieer de opmaak van een grafiek, inclusief grafiektype. Pas snel het grafiektype en de opmaak toe om andere grafieken bij te werken
• Hoeken en Tips Painter: kopieer de hoeken of tips van een vorm om toe te passen op een andere vorm, bijvoorbeeld op chevrons of driehoeken
• Animatie Painter: kopieer de animatie van een selectie om toe te passen op een andere selectie, met opties om de animatie te vervangen of toe te voegen bij het plakken

4. Groeperen / degroeperen van PowerPoint-objecten

Het groeperen van PowerPoint-objecten stelt je in staat om meerdere objecten als één enkel object of vorm te behandelen. Het groeperen van objecten kan het gebruik van je wissel-, resize-, distributie- enz. tools nog productiever maken.

Om een selectie van vormen in PowerPoint te groeperen, gebruik de toetsenbord sneltoets Control + G. Groeperen, Degroeperen, Her-groeperen functies bestaan in standaard PowerPoint, maar we hebben deze functies ook op de PPT Productivity Format Toolbar geplaatst voor snellere toegang.

PPT Productivity gaat nog verder met nieuwe functies voor groeperen van objecten per rij en groeperen van objecten per kolom. Deze functies groeperen items op basis van hun gelijke uitlijning verticaal of horizontaal, waardoor het gemakkelijker wordt om ze te herschikken. Deze functies zijn bijzonder nuttig als je graag Box Tables in je presentaties gebruikt (tekstvakken die worden gebruikt om een tabelindeling te maken in plaats van een echte PowerPoint-tabel).

5. Herhalen/Opnieuw uitvoeren van PowerPoint-opdrachten

Heb je ooit gemerkt dat je dezelfde actie keer op keer uitvoert in PowerPoint? Een favoriete productiviteitshack voor PowerPoint-powergebruikers is de Opnieuw uitvoeren/Herhaal laatste opdracht toetsenbord sneltoets.

De opnieuw uitvoeren/herhalen toetsenbord sneltoets voor PowerPoint is F4, of je kunt Control + Y gebruiken. PPT Productivity heeft de opnieuw uitvoeren/herhalen sneltoets ingeschakeld voor zijn functies, zodat je deze toetsenbord sneltoetsen kunt gebruiken om zowel standaard PowerPoint-opdrachten als PowerPoint-opdrachten die uniek zijn voor de PPT Productivity add-in te herhalen.

6. PowerPoint-toetsenbord sneltoetsen

Heb ik al vermeld hoe waardevol toetsenbord sneltoetsen zijn om je productiviteit in PowerPoint te verhogen? PowerPoint sneltoetsen zijn een essentieel onderdeel van het repertoire van de meeste strategieconsultants. In feite gebruiken zoveel McKinsey & Co consultants PowerPoint-toetsenbord sneltoetsen dat we hun favoriete sneltoetsen in PPT Productivity hebben geprogrammeerd voor de alumni-gemeenschap! Lees meer over de afgestemde McKinsey-toetsenbord sneltoetsen.

PPT Productivity geeft je de mogelijkheid om meer dan 800 toetsenbord sneltoetsen toe te wijzen aan je meest gebruikte PowerPoint-opdrachten! Hoewel je nooit 800 sneltoetsen zou onthouden, hebben we de functie zo gemaakt dat je sneltoetsen kunt programmeren voor de functies die je het meest gebruikt. Naast de standaard PowerPoint-toetsenbord sneltoetsen hebben we ongeveer 70 extra sneltoetsen vooraf toegewezen, zodat je direct productiever kunt zijn zodra je PPT Productivity downloadt. Je kunt de lijst bekijken en opnieuw toewijzen of meer maken terwijl je werkt.

PPT Productivity geeft je de mogelijkheid om alle sneltoetsen opnieuw toe te wijzen - je kunt ze opnieuw toewijzen om ze gemakkelijker te onthouden, of om aan te sluiten bij je spiergeheugen als je specifieke sneltoetsen bij een vorige firma gebruikte.

7. PowerPoint-objecten resizen, PowerPoint-objecten dezelfde grootte maken

Een andere veelgebruikte PowerPoint-hack is de Resize Tool. Perfect wanneer je halverwege het maken van een PowerPoint-dia bent en je realiseert dat je de grootte van PowerPoint-objecten moet aanpassen zodat ze netjes op de dia passen.

Om eenvoudig PowerPoint-objecten te resizen, ga naar de Resize Group op de Format Toolbar. Met de Resize-tools kun je geselecteerde vormen met 10% stappen groter of kleiner maken, of selecteer het algemene Resize-pictogram en specificeer in % hoeveel groter of kleiner je het PowerPoint-object wilt maken.

Naast het resizen van PowerPoint-vormen, stellen de Resize-sneltoetsen van PPT Productivity je in staat om PowerPoint-objecten te resizen om overeen te komen met andere geselecteerde PowerPoint-objecten op hoogte, breedte of hoogte & breedte tegelijkertijd. Om PowerPoint-vormen dezelfde grootte te maken, selecteer eerst het 'master'-object, d.w.z. de vorm waarvan je wilt dat de grootte van de andere objecten overeenkomt, selecteer vervolgens alle PowerPoint-objecten die je wilt resizen naar dezelfde afmetingen. Klik nu op Resize op hoogte, breedte of hoogte & breedte. Alle geselecteerde PowerPoint-objecten hebben nu dezelfde grootte-attributen als de eerste geselecteerde vorm.

8. Objecten uitlijnen over PowerPoint-tabellen

Hier is nog een geweldige manier om je productiviteit in PowerPoint te verhogen! Als je ooit afbeeldingen, logo's, pictogrammen of andere objecten aan een PowerPoint-tabel hebt moeten toevoegen, ga je de objecten uitlijnen over PowerPoint-tabellen functie geweldig vinden.

Voeg eerst een tabel(len) toe aan je dia, plaats vervolgens de objecten ongeveer over de cel waar je ze wilt uitlijnen. Klik op de functie 'Vormen uitlijnen over tabelcellen' die te vinden is in de Align-groep op de Format Toolbar. Geen noodzaak om de tabel(len) te selecteren. Het is zo eenvoudig. Bekijk de video 'Align over PowerPoint tables' hieronder en zie het zelf!

We hebben het zelfs mogelijk gemaakt om vormen uit te lijnen over cellen in PowerPoint-tabelrijen en tabellen

9. Tekstvakken converteren naar PowerPoint-tabellen, PowerPoint-tabellen converteren naar tekstvakken

Heb je ooit een PowerPoint-dia gemaakt met tekstvakken en vervolgens besloten dat de inhoud beter als een tabel zou worden weergegeven? Of heeft iemand je een PowerPoint-dia met een tabel gestuurd, maar werk je liever met box tables in plaats van standaard PowerPoint-tabellen? Ik hoor veel McKinsey-alumni hier ja op antwoorden!

Onze PowerPoint-tekstvak naar tabel converteren en PowerPoint-tabel naar tekstvakken converteren functies zijn speciaal voor jou gemaakt!

Deze PowerPoint-productiviteitshack is vrij eenvoudig te gebruiken. Om tekstvakken van een tabel te maken, selecteer de tabel op de dia en druk vervolgens op 'Tabel deconstrueren in vormen' die te vinden is op het PPT Productivity-lint.

Om een groep PowerPoint-tekstvakken naar een tabel te converteren, selecteer de tekstvakken en druk op 'Vormen groeperen in tabelindeling'. Je geselecteerde PowerPoint-tekstvakken worden als bij toverslag omgezet in een PowerPoint-tabel!

10. PowerPoint-tabelopmaak kopiëren en toepassen op bestaande tabel

PowerPoint staat niet toe dat je de standaardtabel van een PowerPoint-presentatie wijzigt. De standaard PowerPoint-tabel is echter mogelijk niet de door je organisatie gedefinieerde tabel die je in je PowerPoint-presentaties moet gebruiken, of je vindt het gewoon niet zo mooi. PPT Productivity heeft een andere briljante PowerPoint-hack bedacht om dit vaak frustrerende pijnpunt te omzeilen.

De PowerPoint Tabel Format Painter kopieert de opmaak van elke geselecteerde PowerPoint-tabel en past dezelfde opmaak toe op andere tabellen op onze dia, in je presentatie of zelfs in andere presentaties.

Er zijn zoveel andere PowerPoint-hacks en sneltoetsen die we in dit artikel hadden kunnen opnemen. Het was erg moeilijk om er slechts 10 te kiezen! Wat is jouw favoriete PowerPoint-hack?