Hoe effectieve consultatiedia's te maken met behulp van de Minto-principes

Als je een consultant bent (of er een wilt worden!), weet je hoe belangrijk het is om duidelijke en overtuigende dia's te maken die je ideeën en aanbevelingen aan je klanten communiceren.

Maar hoe ontwerp je dia's die niet alleen visueel aantrekkelijk zijn, maar ook logisch en gestructureerd? Een van de meest gebruikte kaders voor het maken van consultatiedia's zijn de Minto-principes, ontwikkeld door Barbara Minto, een voormalig McKinsey-consultant en auteur van The Pyramid Principle.

De Minto-principes zijn gebaseerd op het idee dat elke presentatie georganiseerd moet zijn als een piramide, met een enkele hoofdboodschap/conclusie bovenaan, ondersteund door een paar kernpunten daaronder, die elk verder worden ondersteund door bewijs en analyse. Door informatie op deze manier te structureren, kun je direct de conclusie overbrengen waar je lezers naar op zoek zijn en vervolgens de waarde ervan bewijzen gedurende de rest van de presentatie.

Waarom het Minto Pyramid Principle gebruiken?

Het Pyramid Principle helpt je publiek je boodschap snel te begrijpen vanwege de volgorde waarin het de kernpunten presenteert;

• Topniveau: De kernboodschap/het antwoord dat je moet communiceren. 
• Tweede niveau: De kernpunten die het topniveau/de kernboodschap ondersteunen
• Derde niveau: Gegevens die de punten van het tweede niveau ondersteunen.

Het principe begint opzettelijk met het antwoord eerst. Wanneer je deze aanpak hanteert, heeft de lezer de tijd om het te absorberen en kan hij gemakkelijk zien hoe je latere punten het ondersteunen, wat je argument versterkt. 

De gegevens van het derde niveau ondersteunen de punten van het tweede niveau, beantwoorden eventuele vragen die kunnen worden gesteld en versterken je argument verder. Elk stukje informatie in je piramide ondersteunt het niveau erboven.

Het Minto Pyramid Principle kan je helpen dia's te maken die:

MECE: Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive. Dit betekent dat elke dia één hoofdonderwerp moet behandelen zonder overlap met andere dia's, en dat alle relevante aspecten van het onderwerp moeten worden behandeld (wanneer je consultants hoort zeggen "Is het mee-cee", is dit waar ze het over hebben!)

SCQA: Situatie, Complicatie, Vraag, Antwoord. Dit is een eenvoudige manier om je verhaal te structureren en de aandacht van je publiek te trekken. Begin met het beschrijven van de huidige situatie en het probleem of de uitdaging die daaruit voortvloeit. Stel vervolgens een vraag die het hoofdprobleem of de beslissing weerspiegelt die moet worden opgelost. Geef ten slotte je antwoord of aanbeveling, samen met de onderbouwing en voordelen. Ik zal dit principe later in het artikel iets meer uitleggen.

Top-down: Dit betekent dat je begint met de belangrijkste en algemene informatie en vervolgens in detail treedt indien nodig. Dit helpt je publiek je logica te volgen en je belangrijkste punten snel te begrijpen.

Hoe gebruik je de Minto Pyramid Principles?

De Minto-principes bestaan uit vier elementen: situatie, complicatie, vraag en antwoord (SCQA). Deze elementen vormen de basis van je hoofdboodschap en je dia-titels. Laten we elk element in meer detail bekijken:

• Situatie: Dit is de context of achtergrond van je presentatie. Het beschrijft wat er gebeurt of wat er in het verleden is gebeurd dat relevant is voor je onderwerp.

• Complicatie: Dit is het probleem of de uitdaging waarmee je klant wordt geconfronteerd of in de toekomst zal worden geconfronteerd. Het legt uit waarom de situatie niet bevredigend of stabiel is en waarom actie nodig is.

• Vraag: Dit is de hoofdvraag die je presentatie wil beantwoorden. Het moet duidelijk, specifiek en relevant zijn voor de doelen en behoeften van je klant.

• Antwoord: Dit is je belangrijkste aanbeveling of oplossing voor de vraag. Het moet beknopt, uitvoerbaar en ondersteund door bewijs zijn.

Met behulp van het SCQA-kader kun je een krachtige hoofdboodschap formuleren die je presentatie samenvat en de aandacht van je publiek trekt.

Deze hoofdboodschap kan ook dienen als de titel van je executive summary-dia, die de eerste dia van je presentatie zou moeten zijn. De executive summary-dia moet een overzicht geven van je belangrijkste bevindingen en aanbevelingen, evenals de voordelen en risico's van de implementatie ervan.

De rest van je dia's moet dezelfde piramidestructuur volgen als je hoofdboodschap, waarbij elke dia een duidelijke titel heeft die een kernpunt of subpunt van je argument weerspiegelt. Elke dia-titel moet ook het SCQA-formaat volgen, met een situatie, complicatie, vraag en antwoord.

Tips over hoe je Minto-principes kunt toepassen op je consultatiedia's:

Door de Minto-principes te gebruiken, kun je effectieve consultatiedia's maken die logisch, gestructureerd en overtuigend zijn. Je kunt er ook voor zorgen dat je dia's consistent zijn met elkaar en in lijn zijn met je hoofdboodschap. Vergeet niet om je dia's eenvoudig, duidelijk en gericht te houden op de belangrijkste informatie voor je publiek.