Cách tạo các trang trình bày tư vấn hiệu quả bằng cách sử dụng Nguyên tắc Minto

Nếu bạn là một tư vấn viên (hoặc mong muốn trở thành một!), bạn biết tầm quan trọng của việc tạo ra các slide rõ ràng và thuyết phục để truyền đạt ý tưởng và khuyến nghị của bạn đến khách hàng.

Nhưng làm thế nào để bạn thiết kế các slide không chỉ hấp dẫn về mặt thị giác mà còn logic và có cấu trúc? Một trong những khung làm việc được sử dụng rộng rãi nhất để tạo ra các slide tư vấn là Nguyên tắc Minto, được phát triển bởi Barbara Minto, một cựu tư vấn viên của McKinsey và tác giả của Nguyên tắc Kim tự tháp.

Nguyên tắc Minto dựa trên ý tưởng rằng bất kỳ bài thuyết trình nào cũng nên được tổ chức như một kim tự tháp, với một thông điệp chính/điểm nhấn duy nhất ở trên cùng, được hỗ trợ bởi một vài điểm chính bên dưới, mỗi điểm được hỗ trợ thêm bởi bằng chứng và phân tích. Cấu trúc thông tin như thế này cho phép bạn ngay lập tức truyền đạt điểm nhấn mà độc giả của bạn đang tìm kiếm và sau đó chứng minh giá trị của nó trong suốt phần còn lại của bài thuyết trình.

Tại sao sử dụng Nguyên tắc Kim tự tháp Minto?

Nguyên tắc Kim tự tháp giúp khán giả của bạn hiểu thông điệp của bạn nhanh chóng nhờ vào thứ tự mà nó trình bày các điểm chính;

• Cấp độ trên cùng: Thông điệp chính/Câu trả lời bạn cần truyền đạt. 
• Cấp độ thứ hai: Các điểm chính hỗ trợ cho Thông điệp chính/Cấp độ trên cùng
• Cấp độ thứ ba: Dữ liệu hỗ trợ các điểm cấp độ thứ hai.

Nguyên tắc này cố ý bắt đầu với câu trả lời trước. Khi bạn áp dụng cách tiếp cận này, người đọc có thời gian để tiếp thu và có thể dễ dàng thấy các điểm sau của bạn hỗ trợ nó như thế nào, điều này củng cố lập luận của bạn. 

Dữ liệu cấp độ thứ ba hỗ trợ các điểm cấp độ thứ hai, trả lời bất kỳ câu hỏi nào có thể được đặt ra và củng cố thêm lập luận của bạn. Mỗi mảnh thông tin trong kim tự tháp của bạn hỗ trợ cấp độ trên nó.

Nguyên tắc Kim tự tháp Minto có thể giúp bạn tạo ra các slide mà:

MECE: Tương hỗ loại trừ và Tập hợp đầy đủ. Điều này có nghĩa là mỗi slide nên bao quát một chủ đề chính mà không trùng lặp với các slide khác, và tất cả các khía cạnh liên quan của chủ đề nên được đề cập (khi bạn nghe các tư vấn viên nói "Có phải là mee-cee không" thì đây là điều họ đang nói đến!)

SCQA: Tình huống, Phức tạp, Câu hỏi, Câu trả lời. Đây là một cách đơn giản để cấu trúc câu chuyện của bạn và thu hút sự chú ý của khán giả. Bắt đầu bằng cách mô tả tình huống hiện tại và vấn đề hoặc thách thức phát sinh từ đó. Sau đó đặt ra một câu hỏi phản ánh vấn đề chính hoặc quyết định cần được giải quyết. Cuối cùng, cung cấp câu trả lời hoặc khuyến nghị của bạn, cùng với lý do và lợi ích. Tôi sẽ giải thích nguyên tắc này thêm một chút sau trong bài viết.

Từ trên xuống: Điều này có nghĩa là bạn bắt đầu với thông tin quan trọng và tổng quát nhất và sau đó đi sâu vào chi tiết khi cần. Điều này giúp khán giả của bạn theo dõi logic của bạn và hiểu các điểm chính của bạn nhanh chóng.

Làm thế nào để bạn sử dụng Nguyên tắc Kim tự tháp Minto?

Nguyên tắc Minto bao gồm bốn yếu tố: tình huống, phức tạp, câu hỏi và câu trả lời (SCQA). Những yếu tố này tạo thành cơ sở của thông điệp chính của bạn và tiêu đề của các slide. Hãy xem xét từng yếu tố chi tiết hơn:

• Tình huống: Đây là bối cảnh hoặc nền tảng của bài thuyết trình của bạn. Nó mô tả những gì đang xảy ra hoặc đã xảy ra trong quá khứ có liên quan đến chủ đề của bạn.

• Phức tạp: Đây là vấn đề hoặc thách thức mà khách hàng của bạn đang đối mặt hoặc sẽ đối mặt trong tương lai. Nó giải thích tại sao tình huống không thỏa đáng hoặc ổn định và tại sao cần hành động.

• Câu hỏi: Đây là câu hỏi chính mà bài thuyết trình của bạn nhằm trả lời. Nó nên rõ ràng, cụ thể và liên quan đến mục tiêu và nhu cầu của khách hàng của bạn.

• Câu trả lời: Đây là khuyến nghị hoặc giải pháp chính của bạn cho câu hỏi. Nó nên ngắn gọn, có thể thực hiện và được hỗ trợ bởi bằng chứng.

Sử dụng khung SCQA, bạn có thể tạo ra một thông điệp chính mạnh mẽ tóm tắt bài thuyết trình của bạn và thu hút sự chú ý của khán giả.

Thông điệp chính này cũng có thể phục vụ như tiêu đề của slide tóm tắt điều hành của bạn, nên là slide đầu tiên của bài thuyết trình của bạn. Slide tóm tắt điều hành nên cung cấp một cái nhìn tổng quan về các phát hiện và khuyến nghị chính của bạn, cũng như lợi ích và rủi ro của việc thực hiện chúng.

Các slide còn lại của bạn nên theo cùng một cấu trúc kim tự tháp như thông điệp chính của bạn, với mỗi slide có một tiêu đề rõ ràng phản ánh một điểm chính hoặc điểm phụ của lập luận của bạn. Mỗi tiêu đề slide cũng nên theo định dạng SCQA, với một tình huống, phức tạp, câu hỏi và câu trả lời.

Mẹo về cách áp dụng nguyên tắc Minto vào các slide tư vấn của bạn:

Bằng cách sử dụng các nguyên tắc Minto, bạn có thể tạo ra các slide tư vấn hiệu quả, logic, có cấu trúc và thuyết phục. Bạn cũng có thể đảm bảo rằng các slide của bạn nhất quán với nhau và phù hợp với thông điệp chính của bạn. Hãy nhớ giữ cho các slide của bạn đơn giản, rõ ràng và tập trung vào thông tin quan trọng nhất cho khán giả của bạn.