Top 10 PowerPoint-Hacks / -Shortcuts, die von Strategieberatern verwendet werden

Das Team von PPT Productivity stammt aus Strategieberatungsfirmen. Als Managementberater suchen wir immer nach dem schnellstmöglichen Weg, um die besten Ergebnisse in PowerPoint zu erzielen, weshalb wir das PPT Productivity Add-in entwickelt haben - führende PowerPoint-Effizienz-Tools für Berater und andere Strategieprofis.

Die über 180 Funktionen von PPT Productivity können Ihnen jede Woche Stunden in PowerPoint sparen. Hier sind 10 unserer besten zeitsparenden Funktionen, um Ihre Produktivität in PowerPoint zu steigern!

Top 10 PowerPoint Hacks

1. PowerPoint-Objekte ausrichten und verteilen

Um ansprechende Folien zu erstellen, ist eine konsistente Ausrichtung und Verteilung der Objekte auf Ihren Folien wichtig.

Um Formen auf einer PowerPoint-Folie schnell auszurichten, wählen Sie zuerst die Objekte aus und klicken Sie dann entweder auf links, zentriert, rechts, oben, mittig oder unten ausrichten in der PPT Productivity Format Toolbar (oder verwenden Sie die zugewiesenen PowerPoint-Tastenkombinationen). Beachten Sie, dass auch Standard-PowerPoint Ausrichtungsfunktionen hat - wenn Sie das PPT Productivity Add-in nicht haben, können Sie diese über die Registerkarte "Formformat" im Menüband aufrufen, dann die Gruppe "Ausrichten" auswählen und dann die Schaltfläche "Ausrichten" (PPT Productivity hat diese Schaltflächen für einen schnelleren Zugriff in die Format Toolbar integriert).

Standardmäßig richtet PowerPoint Objekte nach der äußersten oder extremsten Position aus. Wenn Sie es vorziehen, PowerPoint-Objekte nach der zuerst ausgewählten Form auszurichten, bietet PPT Productivity diese Option. Wählen Sie in den Einstellungen auf dem PPT Productivity Ribbon 'Formausrichtung' und aktivieren Sie das Kontrollkästchen 'An erster Form ausrichten statt an äußerster Form'. Dies überschreibt die Standardformausrichtung von PowerPoint, sodass Sie standardmäßig nach der zuerst ausgewählten Form ausrichten können.

Sobald Sie die Objekte auf Ihrer Folie ausgerichtet haben, können Sie sie gleichmäßig verteilen. Um PowerPoint-Formen gleichmäßig zu verteilen, wählen Sie die Objekte aus und klicken Sie auf horizontal oder vertikal verteilen in der PPT Productivity Format Toolbar (oder verwenden Sie zugewiesene PowerPoint-Tastenkombinationen, um diese Aktion noch schneller auszuführen).

PPT Productivity bietet auch eine Funktion, mit der Sie den Abstand zwischen jedem ausgewählten PowerPoint-Objekt festlegen können. Bestimmen Sie einen tatsächlichen Abstand zwischen PowerPoint-Objekten mit der Set Gaps-Funktion in der Format Toolbar. Um Abstände zwischen PowerPoint-Objekten festzulegen, wählen Sie die Objekte aus und klicken Sie auf 'Horizontale Abstände festlegen' oder 'Vertikale Abstände festlegen' in der Format Toolbar (oder verwenden Sie PowerPoint-Tastenkombinationen, um Abstände zwischen PowerPoint-Formen festzulegen).

Die Set Gaps-Funktion bietet die Möglichkeit, entweder die ausgewählten Formen zu verschieben, um den angegebenen Abstand zwischen PowerPoint-Objekten zu berücksichtigen, oder die ausgewählten Formen zu vergrößern, um sie innerhalb des vorhandenen Bereichs zu halten (sehen Sie sich das Video unten an, um die Funktion in Aktion zu sehen).

2. Position von PowerPoint-Objekten tauschen

Die Möglichkeit, die Position von PowerPoint-Objekten auf einer Folie zu tauschen, ist eine unserer am häufigsten nachgefragten PowerPoint-Funktionen. Mit PPT Productivity können Sie die Position beliebiger PowerPoint-Objekte auf einer Folie tauschen.

Sie können PowerPoint-Objekte basierend auf bestimmten Ausrichtungspunkten tauschen (relevant, wenn Sie Formen tauschen, die unterschiedliche Größen haben!). Sie können basierend auf vertikaler oder horizontaler Ausrichtung tauschen oder basierend auf dem mittleren Ausrichtungspunkt jedes Objekts tauschen.

Wählen Sie zuerst die PowerPoint-Objekte aus, die getauscht werden sollen, und klicken Sie dann auf die Funktion zum vertikalen, horizontalen oder Positions-Tausch in der Format Toolbar (oder verwenden Sie vorab zugewiesene Tastenkombinationen, um PowerPoint-Objekte zu tauschen).

Die Swap Positions-Funktion ist großartig, wenn Sie Bilder oder Symbole in PowerPoint-Präsentationen aktualisieren. Fügen Sie einfach die neue Version des Symbols/Bildes irgendwo auf der Folie hinzu, wählen Sie dann die Originalversion aus, klicken Sie auf Swap Position, und das neue Symbol/Bild ist jetzt perfekt an der Stelle platziert, an der das ursprüngliche Objekt war. Löschen Sie dann die alte Version. Kein Neuausrichten oder Neugestalten der Folie erforderlich!

3. Formatierung in PowerPoint kopieren und einfügen

Übertragen Sie einfach die Formatierung von einem PowerPoint-Objekt auf andere Objekte in Ihrer Präsentation.

Sie können die Standard-PowerPoint-Tastenkombinationen Strg + Umschalt + C verwenden, um das Format von einem Objekt zu kopieren, und dann Strg + Umschalt + V, um das Format auf ein anderes Objekt einzufügen. Oder für erweiterte Formatierungsoptionen verwenden Sie die PPT Productivity Format Painter-Funktionen, die in der Format Toolbar zu finden sind.

Die Format Painter-Funktionen geben Ihnen die Möglichkeit, genau zu bestimmen, welche Attribute Sie kopieren und auf ausgewählte Objekte anwenden möchten.

Zum Beispiel können Sie mit dem PPT Productivity Format Painter für PowerPoint schnell das Tabellenformat kopieren und auf vorhandene PowerPoint-Tabellen in Ihrer Präsentation anwenden.

Das Set von Format Painter-Funktionen von PPT Productivity umfasst:

• Erweiterter Format Painter: ermöglicht es Ihnen, selektive Attribute aus einer umfangreichen Liste zu kopieren und einzufügen
• Stil Painter: kopiert Schriftstil und -größe, Formfarbe, Formumrissfarbe, Umrissdicke und -stil
• Text Format Painter: kopiert nur Schriftstil und -größe
• Position & Größen Painter: kopiert die Position und Größe eines Objekts, um andere Objekte über mehrere Folien in Ihrer Präsentation auszurichten
• Tabellenformat Painter: kopiert den Stil einer PowerPoint-Tabelle einschließlich Linienfarbe und -stärke, Füllfarbe, Schriftgröße, -stil und -fettung
• Formänderung Painter: kopiert einen Formtyp und fügt ihn ein, um andere ausgewählte Formen zu ändern
• Diagramm Painter: kopiert das Format eines Diagramms, einschließlich Diagrammtyp. Wenden Sie schnell den Diagrammtyp und die Formatierung an, um andere Diagramme zu aktualisieren
• Winkel und Spitzen Painter: kopiert die Winkel oder Spitzen einer Form, um sie auf eine andere Form anzuwenden, zum Beispiel auf Chevron- oder Dreiecksformen
• Animations Painter: kopiert die Animation einer Auswahl, um sie auf eine andere Auswahl anzuwenden, mit Optionen zum Ersetzen oder Hinzufügen der Animation beim Einfügen

4. PowerPoint-Objekte gruppieren/entgruppieren

Das Gruppieren von PowerPoint-Objekten ermöglicht es Ihnen, mehrere Objekte als ein einziges Objekt oder eine Form zu behandeln. Das Gruppieren von Objekten kann die Verwendung Ihrer Tausch-, Größenänderungs-, Verteilungs- usw. Werkzeuge noch produktiver machen.

Um eine Auswahl von Formen in PowerPoint zu gruppieren, verwenden Sie die Tastenkombination Strg + G. Gruppieren, Entgruppieren, Regroup-Funktionen existieren in Standard-PowerPoint, aber wir haben diese Funktionen auch in die PPT Productivity Format Toolbar für einen schnelleren Zugriff integriert.

PPT Productivity geht noch weiter mit neuen Funktionen zum Gruppieren von Objekten nach Reihen und Gruppieren von Objekten nach Spalten. Diese Funktionen gruppieren Elemente basierend darauf, dass sie ähnlich vertikal oder horizontal ausgerichtet sind, was es einfacher macht, sie neu anzuordnen. Diese Funktionen sind besonders nützlich, wenn Sie Box-Tabellen in Ihren Präsentationen lieben (Textfelder, die verwendet werden, um ein Tabellenlayout zu erstellen, anstatt einer tatsächlichen PowerPoint-Tabelle).

5. PowerPoint-Befehle wiederholen/rückgängig machen

Haben Sie sich jemals dabei ertappt, dieselbe Aktion immer wieder in PowerPoint auszuführen? Ein beliebter Produktivitätstrick für PowerPoint-Power-User ist die Tastenkombination zum Wiederholen/Rückgängig machen des letzten Befehls.

Die Tastenkombination zum Wiederholen/Rückgängig machen in PowerPoint ist F4, oder Sie können Strg + Y verwenden. PPT Productivity hat die Wiederholen/Rückgängig machen-Tastenkombination für seine Funktionen aktiviert, sodass Sie diese Tastenkombinationen verwenden können, um sowohl Standard-PowerPoint-Befehle als auch PowerPoint-Befehle, die einzigartig für das PPT Productivity Add-in sind, zu wiederholen.

6. PowerPoint-Tastenkombinationen

Habe ich erwähnt, wie wertvoll Tastenkombinationen sind, um Ihre Produktivität in PowerPoint zu steigern? PowerPoint-Tastenkombinationen sind ein wesentlicher Bestandteil des Repertoires der meisten Strategieberater. Tatsächlich verwenden so viele McKinsey & Co-Berater PowerPoint-Tastenkombinationen, dass wir ihre Lieblingskombinationen für die Alumni-Community in PPT Productivity programmiert haben! Erfahren Sie mehr über die abgestimmten McKinsey-Tastenkombinationen.

PPT Productivity gibt Ihnen die Möglichkeit, mehr als 800 Tastenkombinationen Ihren am häufigsten verwendeten PowerPoint-Befehlen zuzuweisen! Obwohl Sie sich nie 800 Tastenkombinationen merken würden, haben wir die Funktion so erstellt, dass Sie Tastenkombinationen für die Funktionen programmieren können, die Sie am häufigsten verwenden. Zusätzlich zu den Standard-PowerPoint-Tastenkombinationen haben wir etwa 70 zusätzliche Tastenkombinationen vorab zugewiesen, damit Sie produktiver sein können, sobald Sie PPT Productivity herunterladen. Sie können die Liste überprüfen und nach Bedarf neu zuweisen oder weitere erstellen, während Sie arbeiten.

PPT Productivity gibt Ihnen die Möglichkeit, alle Tastenkombinationen neu zuzuweisen - Sie können sie neu zuweisen, um sie leichter zu merken, oder um Ihrem Muskelgedächtnis zu entsprechen, wenn Sie bestimmte Tastenkombinationen in einem früheren Unternehmen verwendet haben.

7. PowerPoint-Objekte skalieren, PowerPoint-Objekte auf gleiche Größe bringen

Ein weiterer häufig verwendeter PowerPoint-Trick ist das Resize Tool. Perfekt, wenn Sie mitten in der Erstellung einer PowerPoint-Folie sind und dann feststellen, dass Sie die Größe der PowerPoint-Objekte anpassen müssen, damit sie gut auf die Folie passen.

Um PowerPoint-Objekte einfach zu skalieren, gehen Sie zur Resize-Gruppe in der Format Toolbar. Mit den Resize-Tools können Sie ausgewählte Formen in 10%-Schritten vergrößern oder verkleinern oder das allgemeine Resize-Symbol auswählen und in % angeben, wie viel größer oder kleiner das PowerPoint-Objekt sein soll.

Zusätzlich zum Skalieren von PowerPoint-Formen ermöglichen die Resize-Tastenkombinationen von PPT Productivity das Skalieren von PowerPoint-Objekten, um andere ausgewählte PowerPoint-Objekte in Höhe, Breite oder Höhe & Breite gleichzeitig anzupassen. Um PowerPoint-Formen auf die gleiche Größe zu bringen, wählen Sie zuerst das 'Master'-Objekt aus, d.h. die Form, deren Größe die anderen Objekte annehmen sollen, und dann alle PowerPoint-Objekte, die Sie auf die gleichen Abmessungen skalieren möchten. Klicken Sie nun auf Resize entweder nach Höhe, Breite oder Höhe & Breite. Alle ausgewählten PowerPoint-Objekte haben nun die gleichen Größenattribute wie die zuerst ausgewählte Form.

8. Objekte über PowerPoint-Tabellen ausrichten

Hier ist eine weitere großartige Möglichkeit, Ihre Produktivität in PowerPoint zu steigern! Wenn Sie jemals Bilder, Logos, Symbole oder andere Objekte zu einer PowerPoint-Tabelle hinzufügen mussten, werden Sie die Funktion Objekte über PowerPoint-Tabellen ausrichten lieben.

Fügen Sie zuerst eine Tabelle/n zu Ihrer Folie hinzu und platzieren Sie dann die Objekte grob über der Zelle, zu der sie ausgerichtet werden sollen. Klicken Sie dann auf die Funktion 'Formen über Tabellenzellen ausrichten', die in der Gruppe 'Ausrichten' in der Format Toolbar zu finden ist. Es ist nicht erforderlich, die Tabelle/n auszuwählen. So einfach ist das. Sehen Sie sich das Video 'Align over PowerPoint tables' unten an und überzeugen Sie sich selbst!

Wir haben es sogar möglich gemacht, Formen über Zellen in PowerPoint-Tabellenreihen und -tabellen auszurichten.

9. Textfelder in PowerPoint-Tabellen konvertieren, PowerPoint-Tabellen in Textfelder konvertieren

Haben Sie jemals begonnen, eine PowerPoint-Folie mit Textfeldern zu erstellen und dann entschieden, dass der Inhalt besser als Tabelle dargestellt werden sollte? Oder hat Ihnen jemand eine PowerPoint-Folie mit einer Tabelle geschickt, aber Sie bevorzugen es, mit Box-Tabellen anstelle von Standard-PowerPoint-Tabellen zu arbeiten? Ich höre viele McKinsey-Alumni, die hier mit Ja antworten!

Unsere Funktionen zum Konvertieren von PowerPoint-Textfeldern in Tabellen und Konvertieren von PowerPoint-Tabellen in Textfelder wurden speziell für Sie erstellt!

Dieser PowerPoint-Produktivitätstrick ist ziemlich einfach zu verwenden. Um Textfelder aus einer Tabelle zu erstellen, wählen Sie die Tabelle auf der Folie aus und klicken Sie dann auf 'Tabelle in Formen zerlegen', das auf dem PPT Productivity Ribbon zu finden ist.

Um eine Gruppe von PowerPoint-Textfeldern in eine Tabelle zu konvertieren, wählen Sie die Textfelder aus und klicken Sie dann auf 'Formen in Tabellenformat gruppieren'. Ihre ausgewählten PowerPoint-Textfelder werden wie durch Zauberei in eine PowerPoint-Tabelle konvertiert!

10. PowerPoint-Tabellenformat kopieren und Tabellenformat auf vorhandene Tabelle anwenden

PowerPoint erlaubt es nicht, die Standardtabelle einer PowerPoint-Präsentation zu ändern. Allerdings entspricht die Standard-PowerPoint-Tabelle möglicherweise nicht der von Ihrer Organisation definierten Tabelle, die in Ihren PowerPoint-Präsentationen verwendet werden soll, oder Sie mögen sie einfach nicht besonders. PPT Productivity hat einen weiteren brillanten PowerPoint-Trick entwickelt, um dieses oft frustrierende Problem zu umgehen.

Der PowerPoint-Tabellenformat Painter kopiert das Format einer ausgewählten PowerPoint-Tabelle und wendet dasselbe Format auf andere Tabellen auf unserer Folie, in Ihrer Präsentation oder sogar in anderen Präsentationen an.

Es gibt so viele andere PowerPoint-Tricks und -Tastenkombinationen, die wir in diesem Artikel hätten auflisten können. Es war sehr schwer, sich auf nur 10 zu beschränken! Was ist Ihr Lieblings-PowerPoint-Trick?