Los 10 mejores trucos / atajos de PowerPoint utilizados por consultores de estrategia

El equipo de PPT Productivity proviene de firmas de consultoría estratégica. Como consultores de gestión, siempre estamos buscando la forma más rápida de lograr los mejores resultados en PowerPoint, por eso creamos el complemento PPT Productivity: herramientas líderes de eficiencia en PowerPoint para consultores y otros profesionales de estrategia.

Las más de 180 funciones de PPT Productivity pueden ahorrarte horas cada semana en PowerPoint. ¡Aquí tienes 10 de nuestras principales funciones para ahorrar tiempo y aumentar tu productividad en PowerPoint!

Los 10 mejores trucos de PowerPoint

1. Alinear y distribuir objetos de PowerPoint

Para crear diapositivas de gran apariencia, es importante la alineación y distribución consistente de los objetos en tus diapositivas.

Para alinear rápidamente formas en una diapositiva de PowerPoint, primero selecciona los objetos, luego haz clic en alinear a la izquierda, centro, derecha, arriba, medio o abajo desde la barra de herramientas de formato de PPT Productivity (o usa los atajos de teclado de PowerPoint asignados). Ten en cuenta que PowerPoint estándar también tiene funciones de alineación: si no tienes el complemento PPT Productivity, puedes acceder a estas a través de la pestaña Formato de forma en la cinta, luego seleccionando el grupo Alinear, luego el botón de alineación (PPT Productivity colocó estos botones en la barra de herramientas de formato para un acceso más rápido).

Por defecto, PowerPoint alinea objetos por la posición más externa o extrema. Si prefieres alinear objetos de PowerPoint por la primera forma seleccionada, PPT Productivity tiene esta opción. Desde la configuración en la cinta de PPT Productivity, selecciona 'Alineación de forma' y luego marca la casilla 'alinear a la primera forma en lugar de la forma más externa'. Esto anulará la alineación de forma predeterminada de PowerPoint, para que puedas alinear por defecto por la primera forma seleccionada.

Una vez que hayas alineado los objetos en tu diapositiva, puedes distribuirlos uniformemente. Para distribuir formas de PowerPoint de manera uniforme, selecciona los objetos, luego haz clic en distribuir horizontal o verticalmente desde la barra de herramientas de formato de PPT Productivity (o usa atajos de teclado de PowerPoint asignados para hacer esta acción aún más rápida).

PPT Productivity también tiene una función que te permite especificar el espacio entre cada objeto de PowerPoint seleccionado. Especifica un espacio real entre objetos de PowerPoint usando la función de establecer espacios en la barra de herramientas de formato. Para establecer espacios entre objetos de PowerPoint, selecciona los objetos, luego haz clic en 'Establecer espacios horizontales' o 'Establecer espacios verticales' en la barra de herramientas de formato (o usa atajos de teclado de PowerPoint para establecer espacios entre formas de PowerPoint).

La función de establecer espacios incluye una opción para mover las formas seleccionadas para acomodar el espacio especificado entre objetos de PowerPoint, o para redimensionar las formas seleccionadas para mantenerlas dentro del área existente (mira el video a continuación para ver la función en acción)

2. Intercambiar posición de objetos de PowerPoint

La capacidad de intercambiar la posición de objetos de PowerPoint en una diapositiva es una de nuestras funciones más solicitadas de PowerPoint. Con PPT Productivity puedes intercambiar la posición de cualquier objeto de PowerPoint en una diapositiva.

Puedes intercambiar objetos de PowerPoint basándote en puntos de alineación específicos (¡relevante cuando estás intercambiando formas de diferentes tamaños!). Puedes intercambiar basándote en la alineación vertical u horizontal o intercambiar basándote en el punto de alineación central de cada objeto.

Primero selecciona los objetos de PowerPoint a intercambiar, luego haz clic en la función de intercambiar vertical, horizontal o posición en la barra de herramientas de formato (o usa teclas de atajo preasignadas para intercambiar objetos de PowerPoint).

La función de intercambiar posiciones es excelente cuando actualizas imágenes o íconos en presentaciones de PowerPoint. Simplemente agrega la nueva versión del ícono/imagen en cualquier lugar de la diapositiva, luego selecciona la versión original, presiona Intercambiar posición, el nuevo ícono/imagen ahora está perfectamente colocado donde estaba el objeto original. Luego elimina la versión antigua. ¡No hay necesidad de realinear o reformatear la diapositiva!

3. Copiar y pegar formato en PowerPoint

Aplica fácilmente el formato de un objeto de PowerPoint a otros objetos en tu presentación.

Puedes usar los atajos estándar de PowerPoint Control + Shift + C para copiar el formato de un objeto, luego Control + Shift + V para pegar el formato en otro objeto. O para opciones de formato más avanzadas, usa las funciones de pintor de formato de PPT Productivity que se encuentran en la barra de herramientas de formato.

Las funciones de pintor de formato te dan la capacidad de determinar exactamente qué atributos deseas copiar y aplicar a los objetos seleccionados.

Por ejemplo, usando el pintor de formato de PPT Productivity para PowerPoint puedes copiar rápidamente el formato de la tabla y aplicarlo a las tablas de PowerPoint existentes en toda tu presentación.

El conjunto de funciones de pintor de formato de PPT Productivity incluye:

• Pintor de formato avanzado: te permite especificar atributos selectivos para copiar y pegar de una lista extensa
• Pintor de estilo: copia el estilo y tamaño de fuente, color de forma, color de contorno de forma, grosor y estilo de contorno
• Pintor de formato de texto: copia solo el estilo y tamaño de fuente
• Pintor de posición y tamaño: copia la posición y tamaño de un objeto, para alinear otros objetos en múltiples diapositivas de tu presentación
• Pintor de formato de tabla: copia el estilo de una tabla de PowerPoint incluyendo color y grosor de línea, color de relleno, tamaño de fuente, estilo y negrita
• Pintor de cambio de forma: copia un tipo de forma y pega para cambiar otras formas seleccionadas
• Pintor de gráficos: copia el formato de un gráfico, incluyendo el tipo de gráfico. Aplica rápidamente el tipo de gráfico y formato para actualizar otros gráficos
• Pintor de ángulos y puntas: copia los ángulos o puntas de una forma para aplicar a otra forma, por ejemplo, en chevrones o triángulos
• Pintor de animación: copia la animación de una selección para aplicar a otra selección, con opciones para reemplazar o agregar la animación al pegar

4. Agrupar/desagrupar objetos de PowerPoint

Agrupar objetos de PowerPoint te permite tratar múltiples objetos como un solo objeto o forma. Agrupar objetos puede hacer que el uso de tus herramientas de intercambio, redimensionamiento, distribución, etc., sea aún más productivo.

Para agrupar una selección de formas en PowerPoint usa el atajo de teclado Control + G. Las funciones de agrupar, desagrupar, reagrupar existen en PowerPoint estándar, pero también hemos colocado estas funciones en la barra de herramientas de formato de PPT Productivity para un acceso más rápido.

PPT Productivity va aún más allá con nuevas funciones para agrupar objetos por filas y agrupar objetos por columnas. Estas funciones agrupan elementos basándose en su alineación similar vertical u horizontalmente, lo que facilita su reorganización. Estas funciones son particularmente útiles si te encanta usar tablas de cajas en tus presentaciones (cuadros de texto utilizados para crear un diseño de tabla en lugar de una tabla de PowerPoint real).

5. Repetir/rehacer comandos de PowerPoint

¿Alguna vez te has encontrado realizando la misma acción una y otra vez en PowerPoint? Un truco de productividad favorito para los usuarios avanzados de PowerPoint es el atajo de teclado para rehacer/repetir el último comando.

El atajo de teclado para rehacer/repetir en PowerPoint es F4, o puedes usar Control + Y. PPT Productivity ha habilitado el atajo de rehacer/repetir para sus funciones, por lo que puedes usar estos atajos de teclado para repetir tanto comandos estándar de PowerPoint como comandos de PowerPoint únicos del complemento PPT Productivity.

6. Atajos de teclado de PowerPoint

¿He mencionado lo valiosos que son los atajos de teclado para ayudarte a aumentar tu productividad en PowerPoint? Las teclas de atajo de PowerPoint son una parte esencial del repertorio de la mayoría de los consultores de estrategia. De hecho, tantos consultores de McKinsey & Co usan atajos de teclado de PowerPoint que hemos programado sus favoritos en PPT Productivity para la comunidad de exalumnos. Aprende más sobre los atajos de teclado de McKinsey alineados.

PPT Productivity te da la capacidad de asignar más de 800 atajos de teclado a tus comandos de PowerPoint más utilizados. Aunque nunca recordarías 800 atajos, hemos creado la función para que puedas programar atajos para las funciones que más usas. Además de los atajos de teclado estándar de PowerPoint, hemos preasignado alrededor de 70 atajos adicionales para que puedas comenzar a ser más productivo en el momento en que descargues PPT Productivity. Puedes revisar la lista y reasignar o crear más a medida que trabajas.

PPT Productivity te da la capacidad de reasignar todas las teclas de atajo: puedes reasignarlas para que sean más fáciles de recordar o para adaptarlas a tu memoria muscular si usaste atajos específicos en una empresa anterior.

7. Redimensionar objetos de PowerPoint, hacer que los objetos de PowerPoint tengan el mismo tamaño

Otro truco de PowerPoint frecuentemente utilizado es la herramienta de redimensionamiento. Perfecto cuando estás a mitad de crear una diapositiva de PowerPoint y te das cuenta de que necesitas ajustar el tamaño de los objetos de PowerPoint para que encajen bien en la diapositiva.

Para redimensionar fácilmente objetos de PowerPoint, dirígete al grupo de redimensionamiento en la barra de herramientas de formato. Usando las herramientas de redimensionamiento, puedes redimensionar formas seleccionadas en incrementos del 10%, más grandes o más pequeñas, o seleccionar el icono general de redimensionamiento y especificar en % cuánto más grande o más pequeño necesitas que sea el objeto de PowerPoint.

Además de redimensionar formas de PowerPoint, los atajos de redimensionamiento de PPT Productivity permiten redimensionar objetos de PowerPoint para que coincidan con otros objetos de PowerPoint seleccionados por altura, ancho o altura y ancho al mismo tiempo. Para hacer que las formas de PowerPoint tengan el mismo tamaño, primero selecciona el objeto 'maestro', es decir, la forma cuyo tamaño deseas que los otros objetos conformen, luego selecciona todos los objetos de PowerPoint que deseas redimensionar a las mismas dimensiones. Ahora haz clic en Redimensionar ya sea por altura, ancho o altura y ancho. Todos los objetos de PowerPoint seleccionados ahora tendrán los mismos atributos de tamaño que la primera forma seleccionada.

8. Alinear objetos sobre tablas de PowerPoint

¡Aquí tienes otra forma increíble de aumentar tu productividad en PowerPoint! Si alguna vez has necesitado agregar imágenes, logotipos, íconos u otros objetos a una tabla de PowerPoint, te encantará la función de alinear objetos sobre tablas de PowerPoint.

Primero agrega una o varias tablas a tu diapositiva, luego coloca los objetos aproximadamente sobre la celda a la que deseas que se alineen. Luego haz clic en la función 'Alinear formas sobre celdas de tabla' que se encuentra en el grupo de alineación en la barra de herramientas de formato. No es necesario seleccionar las tablas. Es así de fácil. ¡Mira el video de Alinear sobre tablas de PowerPoint a continuación y compruébalo tú mismo!

Incluso hemos hecho posible alinear formas sobre celdas en filas de tablas de PowerPoint y tablas

9. Convertir cuadros de texto en tablas de PowerPoint, convertir tablas de PowerPoint en cuadros de texto

¿Alguna vez has comenzado a crear una diapositiva de PowerPoint usando cuadros de texto y luego decidiste que el contenido se representaría mejor como una tabla? ¿O alguien te ha enviado una diapositiva de PowerPoint con una tabla, pero prefieres trabajar con tablas de cajas en lugar de tablas estándar de PowerPoint? ¡Escucho a muchos exalumnos de McKinsey respondiendo que sí a esta pregunta!

Nuestras funciones de convertir cuadro de texto de PowerPoint en tabla y convertir tabla de PowerPoint en cuadros de texto han sido especialmente creadas para ti.

Este truco de productividad de PowerPoint es bastante simple de usar. Para crear cuadros de texto a partir de una tabla, selecciona la tabla en la diapositiva, luego presiona 'Descomponer tabla en formas' que se encuentra en la cinta de PPT Productivity.

Para convertir un grupo de cuadros de texto de PowerPoint en una tabla, selecciona los cuadros de texto, luego presiona 'Agrupar formas en formato de tabla'. ¡Los cuadros de texto de PowerPoint seleccionados se convertirán en una tabla de PowerPoint como por arte de magia!

10. Copiar formato de tabla de PowerPoint y aplicar formato de tabla a tabla existente

PowerPoint no te permite cambiar la tabla predeterminada de una presentación de PowerPoint. Sin embargo, la tabla predeterminada de PowerPoint puede no ser la tabla definida por la marca que tu organización requiere usar en tus presentaciones de PowerPoint, o simplemente puede que no te guste mucho. PPT Productivity ha ideado otro brillante truco de PowerPoint para solucionar este punto de dolor a menudo frustrante.

El pintor de formato de tabla de PowerPoint copiará el formato de cualquier tabla de PowerPoint seleccionada y aplicará el mismo formato a otras tablas en nuestra diapositiva, a lo largo de tu presentación o incluso en otras presentaciones.

Hay muchos otros trucos y atajos de PowerPoint que podríamos haber enumerado en este artículo. ¡Fue muy difícil decidir solo 10! ¿Cuál es tu truco de PowerPoint favorito?