Les 10 meilleures astuces / raccourcis PowerPoint utilisés par les consultants en stratégie

L'équipe de PPT Productivity vient de cabinets de conseil en stratégie. En tant que consultants en gestion, nous recherchons toujours le moyen le plus rapide d'obtenir les meilleurs résultats dans PowerPoint, c'est pourquoi nous avons créé le module complémentaire PPT Productivity - les principaux outils d'efficacité PowerPoint pour les consultants et autres professionnels de la stratégie.

Les 180+ fonctionnalités de PPT Productivity peuvent vous faire gagner des heures chaque semaine dans PowerPoint. Voici 10 de nos principales fonctionnalités pour gagner du temps, pour booster votre productivité dans PowerPoint !

Top 10 des astuces PowerPoint

1. Aligner et distribuer les objets PowerPoint

Pour créer des diapositives attrayantes, l'alignement et la distribution cohérents des objets sur vos diapositives sont importants.

Pour aligner rapidement les formes sur une diapositive PowerPoint, sélectionnez d'abord les objets, puis cliquez sur aligner à gauche, centre, droite, haut, milieu ou bas depuis la barre d'outils de format PPT Productivity (ou utilisez les raccourcis clavier PowerPoint assignés). Notez que PowerPoint standard dispose également de fonctionnalités d'alignement - si vous n'avez pas le module complémentaire PPT Productivity, vous pouvez y accéder via l'onglet Format de forme sur le ruban, puis en sélectionnant le groupe Alignement, puis le bouton d'alignement (PPT Productivity a placé ces boutons sur la barre d'outils de format pour un accès plus rapide).

Par défaut, PowerPoint aligne les objets par la position la plus extérieure ou la plus extrême. Si vous préférez aligner les objets PowerPoint par la première forme sélectionnée, PPT Productivity propose cette option. Depuis les paramètres sur le ruban PPT Productivity, sélectionnez 'Alignement de forme' puis cochez la case 'aligner sur la première forme plutôt que sur la forme la plus extérieure'. Cela remplacera l'alignement par défaut des formes PowerPoint, vous permettant par défaut d'aligner par la première forme sélectionnée.

Une fois que vous avez aligné les objets sur votre diapositive, vous pouvez les distribuer uniformément. Pour distribuer uniformément les formes PowerPoint, sélectionnez les objets, puis cliquez sur distribuer horizontalement ou verticalement depuis la barre d'outils de format PPT Productivity (ou utilisez les raccourcis clavier PowerPoint assignés pour rendre cette action encore plus rapide).

PPT Productivity dispose également d'une fonctionnalité qui vous permet de spécifier l'espace entre chaque objet PowerPoint sélectionné. Spécifiez un espacement réel entre les objets PowerPoint en utilisant la fonctionnalité Définir les écarts sur la barre d'outils de format. Pour définir des écarts entre les objets PowerPoint, sélectionnez les objets, puis cliquez sur 'Définir les écarts horizontaux' ou 'Définir les écarts verticaux' sur la barre d'outils de format (ou utilisez les raccourcis clavier PowerPoint pour définir les écarts entre les formes PowerPoint).

La fonctionnalité Définir les écarts inclut une option pour soit déplacer les formes sélectionnées pour accueillir l'espace spécifié entre les objets PowerPoint, soit redimensionner les formes sélectionnées pour les maintenir dans la zone existante (regardez la vidéo ci-dessous pour voir la fonctionnalité en action)

2. Échanger la position des objets PowerPoint

La possibilité d'échanger la position des objets PowerPoint sur une diapositive est l'une de nos fonctionnalités PowerPoint les plus demandées. Avec PPT Productivity, vous pouvez échanger la position de n'importe quels objets PowerPoint sur une diapositive.

Vous pouvez échanger des objets PowerPoint en fonction de points d'alignement spécifiques (pertinent lorsque vous échangez des formes de tailles différentes !). Vous pouvez échanger en fonction de l'alignement vertical ou horizontal ou échanger en fonction du point d'alignement central de chaque objet.

Sélectionnez d'abord les objets PowerPoint à échanger, puis cliquez sur la fonctionnalité Échanger verticalement, horizontalement ou position sur la barre d'outils de format (ou utilisez les touches de raccourci pré-assignées pour échanger les objets PowerPoint).

La fonctionnalité Échanger les positions est idéale lors de la mise à jour d'images ou d'icônes dans les présentations PowerPoint. Ajoutez simplement la nouvelle version de l'icône/image n'importe où sur la diapositive, puis sélectionnez la version originale, appuyez sur Échanger la position, la nouvelle icône/image est maintenant parfaitement placée là où l'objet original était. Ensuite, supprimez l'ancienne version. Pas besoin de réaligner ou de reformater la diapositive !

3. Copier et coller le formatage dans PowerPoint

Appliquez facilement le formatage d'un objet PowerPoint à d'autres objets dans votre présentation.

Vous pouvez utiliser les raccourcis PowerPoint standard Control + Shift + C pour copier le format d'un objet, puis Control + Shift + V pour coller le format sur un autre objet. Ou pour des options de formatage plus avancées, utilisez les fonctionnalités de Peinture de format PPT Productivity trouvées sur la barre d'outils de format.

Les fonctionnalités de Peinture de format vous donnent la possibilité de déterminer exactement quels attributs vous souhaitez copier et appliquer aux objets sélectionnés.

Par exemple, en utilisant la Peinture de format PPT Productivity pour PowerPoint, vous pouvez rapidement copier le format de tableau et l'appliquer aux tableaux PowerPoint existants dans votre présentation.

L'ensemble des fonctionnalités de peinture de format de PPT Productivity inclut :

• Peinture de format avancée : vous permet de spécifier des attributs sélectifs à copier coller à partir d'une liste étendue
• Peinture de style : copier le style et la taille de la police, la couleur de la forme, la couleur du contour de la forme, l'épaisseur et le style du contour
• Peinture de format de texte : copier uniquement le style et la taille de la police
• Peinture de position et de taille : copier la position et la taille d'un objet, pour aligner d'autres objets sur plusieurs diapositives dans votre présentation
• Peinture de format de tableau : copier le style d'un tableau PowerPoint, y compris la couleur et l'épaisseur des lignes, la couleur de remplissage, la taille de la police, le style et la mise en gras
• Peinture de changement de forme : copier un type de forme et coller pour changer d'autres formes sélectionnées
• Peinture de graphique : copier le format d'un graphique, y compris le type de graphique. Appliquez rapidement le type de graphique et le formatage pour mettre à jour d'autres graphiques
• Peinture d'angles et de pointes : copier les angles ou les pointes d'une forme pour les appliquer à une autre forme, par exemple sur des chevrons ou des triangles
• Peinture d'animation : copier l'animation d'une sélection pour l'appliquer à une autre sélection, avec des options pour remplacer ou ajouter l'animation lors du collage

4. Grouper / dégrouper les objets PowerPoint

Grouper des objets PowerPoint vous permet de traiter plusieurs objets comme un seul objet ou une seule forme. Grouper des objets peut rendre l'utilisation de vos outils d'échange, de redimensionnement, de distribution, etc. encore plus productive.

Pour grouper une sélection de formes dans PowerPoint, utilisez le raccourci clavier Control + G. Les fonctionnalités de groupe, dégroupe, regroupe existent dans PowerPoint standard, mais nous avons également placé ces fonctionnalités sur la barre d'outils de format PPT Productivity pour un accès plus rapide.

PPT Productivity va encore plus loin avec de nouvelles fonctionnalités pour grouper des objets par lignes et grouper des objets par colonnes. Ces fonctionnalités regroupent les éléments en fonction de leur alignement similaire vertical ou horizontal, ce qui facilite leur réorganisation. Ces fonctionnalités sont particulièrement utiles si vous aimez utiliser des tableaux de cases dans vos présentations (des zones de texte utilisées pour créer une mise en page de tableau plutôt qu'un tableau PowerPoint réel).

5. Répéter/Refaire les commandes PowerPoint

Vous vous retrouvez souvent à effectuer la même action encore et encore dans PowerPoint ? Un hack de productivité préféré pour les utilisateurs avancés de PowerPoint est le raccourci clavier Refaire/Répéter la dernière commande.

Le raccourci clavier refaire/répéter pour PowerPoint est F4, ou vous pouvez utiliser Control + Y. PPT Productivity a activé le raccourci refaire/répéter pour ses fonctionnalités, vous pouvez donc utiliser ces raccourcis clavier pour répéter à la fois les commandes PowerPoint standard et les commandes PowerPoint uniques au module complémentaire PPT Productivity.

6. Raccourcis clavier PowerPoint

Ai-je mentionné à quel point les raccourcis clavier sont précieux pour vous aider à booster votre productivité dans PowerPoint ? Les touches de raccourci PowerPoint sont une partie essentielle du répertoire de la plupart des consultants en stratégie. En fait, tant de consultants de McKinsey & Co utilisent les raccourcis clavier PowerPoint que nous avons programmé leurs préférés dans PPT Productivity pour la communauté des anciens élèves ! En savoir plus sur les raccourcis clavier McKinsey alignés.

PPT Productivity vous donne la possibilité d'assigner plus de 800 raccourcis clavier à vos commandes PowerPoint les plus fréquemment utilisées ! Bien que vous ne vous souveniez jamais de 800 raccourcis, nous avons créé la fonctionnalité pour que vous puissiez programmer des raccourcis pour les fonctionnalités que vous utilisez le plus. En plus des raccourcis clavier PowerPoint standard, nous avons pré-assigné environ 70 raccourcis supplémentaires pour que vous puissiez commencer à être plus productif dès que vous téléchargez PPT Productivity. Vous pouvez consulter la liste et réassigner ou créer plus de raccourcis au fur et à mesure que vous travaillez.

PPT Productivity vous donne la possibilité de réassigner toutes les touches de raccourci - vous pouvez les réassigner pour les rendre plus faciles à retenir, ou pour correspondre à votre mémoire musculaire si vous avez utilisé des raccourcis spécifiques dans une entreprise précédente.

7. Redimensionner les objets PowerPoint, rendre les objets PowerPoint de la même taille

Un autre hack PowerPoint fréquemment utilisé est l'outil de redimensionnement. Parfait lorsque vous êtes à mi-chemin de la création d'une diapositive PowerPoint, puis réalisez que vous devez ajuster la taille des objets PowerPoint pour qu'ils s'adaptent bien à la diapositive.

Pour redimensionner facilement les objets PowerPoint, rendez-vous dans le groupe de redimensionnement sur la barre d'outils de format. En utilisant les outils de redimensionnement, vous pouvez redimensionner les formes sélectionnées par incréments de 10 %, plus grandes ou plus petites, ou sélectionner l'icône de redimensionnement général et spécifier en % combien plus grand ou plus petit vous avez besoin que l'objet PowerPoint soit.

En plus de redimensionner les formes PowerPoint, les raccourcis de redimensionnement de PPT Productivity permettent de redimensionner les objets PowerPoint pour correspondre à d'autres objets PowerPoint sélectionnés par hauteur, largeur ou hauteur & largeur en même temps. Pour rendre les formes PowerPoint de la même taille, sélectionnez d'abord l'objet 'maître', c'est-à-dire la forme dont vous souhaitez que la taille des autres objets soit conforme, puis sélectionnez tous les objets PowerPoint que vous souhaitez redimensionner aux mêmes dimensions. Cliquez maintenant sur Redimensionner soit par hauteur, largeur ou hauteur & largeur. Tous les objets PowerPoint sélectionnés auront désormais les mêmes attributs de taille que la première forme sélectionnée.

8. Aligner les objets sur les tableaux PowerPoint

Voici une autre façon géniale de booster votre productivité dans PowerPoint ! Si vous avez déjà eu besoin d'ajouter des images, des logos, des icônes ou d'autres objets à un tableau PowerPoint, vous allez adorer la fonctionnalité aligner les objets sur les tableaux PowerPoint.

Ajoutez d'abord un ou plusieurs tableaux à votre diapositive, puis placez les objets approximativement sur la cellule à laquelle vous souhaitez qu'ils s'alignent. Cliquez ensuite sur la fonctionnalité 'Aligner les formes sur les cellules du tableau' trouvée dans le groupe Alignement sur la barre d'outils de format. Pas besoin de sélectionner le ou les tableaux. C'est aussi simple que ça. Regardez la vidéo Align over PowerPoint tables ci-dessous et voyez par vous-même !

Nous avons même rendu possible l'alignement des formes sur les cellules dans les lignes et tableaux PowerPoint

9. Convertir des zones de texte en tableaux PowerPoint, convertir des tableaux PowerPoint en zones de texte

Avez-vous déjà commencé à créer une diapositive PowerPoint en utilisant des zones de texte, puis décidé que le contenu serait mieux représenté sous forme de tableau ? Ou quelqu'un vous a-t-il envoyé une diapositive PowerPoint avec un tableau, mais vous préférez travailler avec des tableaux de cases plutôt que des tableaux PowerPoint standard ? J'entends beaucoup d'anciens de McKinsey répondre oui à celle-ci !

Nos fonctionnalités Convertir une zone de texte PowerPoint en tableau et convertir un tableau PowerPoint en zones de texte ont été spécialement créées pour vous !

Ce hack de productivité PowerPoint est assez simple à utiliser. Pour créer des zones de texte à partir d'un tableau, sélectionnez le tableau sur la diapositive, puis appuyez sur 'Déconstruire le tableau en formes' trouvé sur le ruban PPT Productivity.

Pour convertir un groupe de zones de texte PowerPoint en tableau, sélectionnez les zones de texte, puis appuyez sur 'Grouper les formes en format de tableau'. Vos zones de texte PowerPoint sélectionnées seront converties en un tableau PowerPoint comme par magie !

10. Copier le format de tableau PowerPoint et appliquer le format de tableau à un tableau existant

PowerPoint ne vous permet pas de changer le tableau par défaut d'une présentation PowerPoint. Cependant, le tableau PowerPoint par défaut peut ne pas être le tableau défini par la marque requis par votre organisation pour être utilisé dans vos présentations PowerPoint, ou vous pourriez simplement ne pas l'aimer beaucoup. PPT Productivity a trouvé un autre hack PowerPoint brillant pour contourner ce point de douleur souvent frustrant.

Le Peinture de format de tableau PowerPoint copiera le format de n'importe quel tableau PowerPoint sélectionné et appliquera le même format à d'autres tableaux sur notre diapositive, tout au long de votre présentation ou même dans d'autres présentations.

Il y a tellement d'autres hacks et raccourcis PowerPoint que nous aurions pu lister dans cet article. Il était très difficile de n'en choisir que 10 ! Quelle est votre astuce PowerPoint préférée ?