Os 10 principais truques/atalhos do PowerPoint usados por consultores de estratégia

A equipe da PPT Productivity veio de empresas de consultoria estratégica. Como consultores de gestão, estamos sempre procurando a maneira mais rápida possível de alcançar os melhores resultados no PowerPoint, e é por isso que criamos o complemento PPT Productivity - Ferramentas de Eficiência no PowerPoint líderes para consultores e outros profissionais de estratégia.

Os mais de 180 recursos do PPT Productivity podem economizar horas a cada semana no PowerPoint. Aqui estão 10 dos nossos principais recursos para economizar tempo, para aumentar sua produtividade no PowerPoint!

Top 10 truques do PowerPoint

1. Alinhar e Distribuir objetos no PowerPoint

Para criar slides visualmente atraentes, o alinhamento e a distribuição consistentes dos objetos nos seus slides são importantes.

Para alinhar rapidamente formas em um slide do PowerPoint, primeiro selecione os objetos, depois clique em alinhar à esquerda, centro, direita, topo, meio ou base na Barra de Formatação do PPT Productivity (ou use os atalhos de teclado do PowerPoint atribuídos). Note que o PowerPoint padrão também possui recursos de alinhamento - se você não tiver o complemento PPT Productivity, pode acessá-los através da guia Formatar Forma na faixa de opções, selecionando o grupo Alinhar e depois o botão de alinhamento (o PPT Productivity colocou esses botões na Barra de Formatação para acesso mais rápido).

Por padrão, o PowerPoint alinha objetos pela posição mais externa ou extrema. Se você preferir alinhar objetos do PowerPoint pela primeira forma selecionada, o PPT Productivity tem essa opção. Nas Configurações na Faixa de Opções do PPT Productivity, selecione 'Alinhamento de Forma' e marque a caixa 'alinhar à primeira forma em vez da forma mais externa'. Isso substituirá o alinhamento padrão de forma do PowerPoint, para que você possa, por padrão, alinhar pela primeira forma selecionada.

Depois de alinhar os objetos no seu slide, você pode distribuí-los uniformemente. Para distribuir formas do PowerPoint uniformemente, selecione os objetos e clique em distribuir horizontalmente ou verticalmente na Barra de Formatação do PPT Productivity (ou use atalhos de teclado do PowerPoint atribuídos para tornar essa ação ainda mais rápida).

O PPT Productivity também possui um recurso que permite especificar o espaço entre cada objeto do PowerPoint selecionado. Especifique um espaçamento real entre objetos do PowerPoint usando o recurso Definir Espaços na Barra de Formatação. Para definir espaços entre objetos do PowerPoint, selecione os objetos e clique em 'Definir Espaços Horizontais' ou 'Definir Espaços Verticais' na Barra de Formatação (ou use atalhos de teclado do PowerPoint para definir espaços entre Formas do PowerPoint).

O recurso Definir Espaços inclui uma opção para mover as formas selecionadas para acomodar o espaço especificado entre objetos do PowerPoint, ou para redimensionar as formas selecionadas para mantê-las dentro da área existente (assista ao vídeo abaixo para ver o recurso em ação)

2. Trocar posição de Objetos do PowerPoint

A capacidade de trocar a posição de objetos do PowerPoint em um slide é um dos recursos mais solicitados do PowerPoint. Com o PPT Productivity, você pode trocar a posição de quaisquer objetos do PowerPoint em um slide.

Você pode trocar objetos do PowerPoint com base em pontos de alinhamento específicos (relevante quando você está trocando formas de tamanhos diferentes!). Você pode trocar com base no alinhamento vertical ou horizontal ou trocar com base no ponto de alinhamento central de cada objeto.

Primeiro, selecione os objetos do PowerPoint a serem trocados, depois clique no recurso Trocar verticalmente, horizontalmente ou posição na Barra de Formatação (ou use teclas de atalho pré-atribuídas para trocar objetos do PowerPoint).

O recurso Trocar Posições é ótimo ao atualizar imagens ou ícones em apresentações do PowerPoint. Basta adicionar a nova versão do ícone/imagem em qualquer lugar do slide, depois selecionar a versão original, clicar em Trocar Posição, o novo ícone/imagem agora está perfeitamente posicionado onde o objeto original estava. Em seguida, exclua a versão antiga. Não há necessidade de realinhar ou reformatar o slide!

3. Copiar e Colar formatação no PowerPoint

Aplique facilmente a formatação de um objeto do PowerPoint a outros objetos em sua apresentação.

Você pode usar os atalhos padrão do PowerPoint Control + Shift + C para copiar o formato de um objeto e depois Control + Shift + V para colar o formato em outro objeto. Ou para opções de formatação mais avançadas, use os recursos de Pincel de Formatação do PPT Productivity encontrados na Barra de Formatação.

Os recursos de Pincel de Formatação dão a você a capacidade de determinar exatamente quais atributos você deseja copiar e aplicar aos objetos selecionados.

Por exemplo, usando o Pincel de Formatação do PPT Productivity para PowerPoint, você pode rapidamente copiar o formato da Tabela e aplicar a tabelas existentes do PowerPoint em toda a sua apresentação.

O conjunto de recursos de pincel de formatação do PPT Productivity inclui:

• Pincel de Formatação Avançado: permite especificar atributos seletivos para copiar e colar de uma lista extensa
• Pincel de Estilo: copia estilo e tamanho da fonte, cor da forma, cor do contorno da forma, espessura e estilo do contorno
• Pincel de Formatação de Texto: copia apenas estilo e tamanho da fonte
• Pincel de Posição e Tamanho: copia a posição e o tamanho de um objeto, para alinhar outros objetos em vários slides em sua apresentação
• Pincel de Formatação de Tabela: copia o estilo de uma tabela do PowerPoint, incluindo cor e peso da linha, cor de preenchimento, tamanho, estilo e negrito da fonte
• Pincel de Mudança de Forma: copia um tipo de forma e cola para alterar outras formas selecionadas
• Pincel de Gráfico: copia o formato de um gráfico, incluindo o tipo de gráfico. Aplique rapidamente o tipo de gráfico e a formatação para atualizar outros gráficos
• Pincel de Ângulos e Pontas: copia os ângulos ou pontas de uma forma para aplicar a outra forma, por exemplo, em setas ou triângulos
• Pincel de Animação: copia a animação de uma seleção para aplicar a outra seleção, com opções para substituir ou adicionar a animação ao colar

4. Agrupar/desagrupar objetos do PowerPoint

Agrupar objetos do PowerPoint permite que você trate vários objetos como um único objeto ou forma. Agrupar objetos pode tornar o uso de suas ferramentas de troca, redimensionamento, distribuição etc. ainda mais produtivo.

Para agrupar uma seleção de formas no PowerPoint, use o atalho de teclado Control + G. Os recursos de Agrupar, Desagrupar, Reagrupar existem no PowerPoint padrão, mas também colocamos esses recursos na Barra de Formatação do PPT Productivity para acesso mais rápido.

O PPT Productivity vai ainda mais longe com novos recursos para agrupar objetos por linhas e agrupar objetos por colunas. Esses recursos agrupam itens com base em estarem alinhados vertical ou horizontalmente de forma semelhante, facilitando a reorganização deles. Esses recursos são particularmente úteis se você adora usar Tabelas de Caixa em suas apresentações (caixas de texto usadas para criar um layout de tabela em vez de uma tabela padrão do PowerPoint).

5. Repetir/Refazer comandos do PowerPoint

Já se pegou realizando a mesma ação repetidamente no PowerPoint? Um truque de produtividade favorito para usuários avançados do PowerPoint é o atalho de teclado Refazer/Repetir último comando.

O atalho de teclado refazer/repetir para PowerPoint é F4, ou você pode usar Control + Y. O PPT Productivity habilitou o atalho refazer/repetir para seus recursos, para que você possa usar esses atalhos de teclado para repetir tanto comandos padrão do PowerPoint quanto comandos do PowerPoint exclusivos do complemento PPT Productivity.

6. Atalhos de teclado do PowerPoint

Já mencionei o quanto os atalhos de teclado são valiosos para ajudar você a aumentar sua produtividade no PowerPoint? As teclas de atalho do PowerPoint são uma parte essencial do repertório da maioria dos consultores de estratégia. Na verdade, tantos consultores da McKinsey & Co usam atalhos de teclado do PowerPoint que programamos seus favoritos no PPT Productivity para a comunidade de ex-alunos! Saiba mais sobre os atalhos de teclado da McKinsey alinhados.

O PPT Productivity oferece a capacidade de atribuir mais de 800 atalhos de teclado aos seus comandos do PowerPoint mais usados! Embora você nunca se lembre de 800 atalhos, criamos o recurso para que você possa programar atalhos para os recursos que mais usa. Além dos atalhos de teclado padrão do PowerPoint, pré-atribuímos cerca de 70 atalhos extras para que você possa começar a ser mais produtivo assim que baixar o PPT Productivity. Você pode revisar a lista e reatribuir ou criar mais conforme trabalha.

O PPT Productivity oferece a capacidade de reatribuir todas as teclas de atalho - você pode reatribuí-las para torná-las mais fáceis de lembrar ou para se adequar à sua memória muscular se você usou atalhos específicos em uma empresa anterior.

7. Redimensionar objetos do PowerPoint, tornar objetos do PowerPoint do mesmo tamanho

Outro truque do PowerPoint frequentemente usado é a Ferramenta de Redimensionamento. Perfeito quando você está no meio da criação de um slide do PowerPoint e percebe que precisa ajustar o tamanho dos objetos do PowerPoint para que se encaixem bem no slide.

Para redimensionar facilmente objetos do PowerPoint, vá para o Grupo de Redimensionamento na Barra de Formatação. Usando as ferramentas de Redimensionamento, você pode redimensionar formas selecionadas em incrementos de 10%, maiores ou menores, ou selecionar o ícone geral de Redimensionamento e especificar em % quanto maior ou menor você precisa que o objeto do PowerPoint seja.

Além de redimensionar formas do PowerPoint, os atalhos de Redimensionamento do PPT Productivity permitem redimensionar objetos do PowerPoint para corresponder a outros objetos do PowerPoint selecionados por altura, largura ou altura & largura ao mesmo tempo. Para tornar as formas do PowerPoint do mesmo tamanho, primeiro selecione o objeto 'mestre', ou seja, a forma cujo tamanho você deseja que os outros objetos se conformem, depois selecione todos os objetos do PowerPoint que deseja redimensionar para as mesmas dimensões. Agora clique em Redimensionar por altura, largura ou altura & largura. Todos os objetos do PowerPoint selecionados agora terão os mesmos atributos de tamanho que a primeira forma selecionada.

8. Alinhar objetos sobre Tabelas do PowerPoint

Aqui está outra maneira incrível de aumentar sua produtividade no PowerPoint! Se você já precisou adicionar imagens, logotipos, ícones ou outros objetos a uma tabela do PowerPoint, você vai adorar o recurso alinhar objetos sobre Tabelas do PowerPoint.

Primeiro, adicione uma tabela/s ao seu slide, depois coloque os objetos aproximadamente sobre a célula que deseja que eles se alinhem. Em seguida, clique no recurso 'Alinhar formas sobre células da tabela' encontrado no grupo Alinhar na Barra de Formatação. Não há necessidade de selecionar a tabela/s. É tão fácil. Assista ao vídeo Alinhar sobre tabelas do PowerPoint abaixo e veja por si mesmo!

Nós até tornamos possível alinhar formas sobre células em linhas de Tabela do PowerPoint e tabelas

9. Converter Caixas de Texto em Tabelas do PowerPoint, converter Tabelas do PowerPoint em Caixas de Texto

Você já começou a criar um slide do PowerPoint usando caixas de texto e depois decidiu que o conteúdo seria melhor representado como uma tabela? Ou alguém já lhe enviou um slide do PowerPoint com uma tabela, mas você prefere trabalhar com tabelas de caixa em vez de tabelas padrão do PowerPoint? Ouço muitos ex-alunos da McKinsey respondendo sim a esta!

Nossos recursos de Converter caixa de texto do PowerPoint em tabela e converter tabela do PowerPoint em caixas de texto foram especialmente criados para você!

Este truque de produtividade do PowerPoint é bastante simples de usar. Para criar caixas de texto a partir de uma tabela, selecione a tabela no slide e clique em 'Desconstruir tabela em formas' encontrado na Faixa de Opções do PPT Productivity.

Para converter um grupo de caixas de texto do PowerPoint em uma tabela, selecione as caixas de texto e clique em 'Agrupar formas em formato de tabela'. As caixas de texto do PowerPoint selecionadas serão convertidas em uma Tabela do PowerPoint como mágica!

10. Copiar formato de Tabela do PowerPoint e aplicar formato de Tabela a Tabela existente

O PowerPoint não permite que você altere a tabela padrão de uma apresentação do PowerPoint. No entanto, a tabela padrão do PowerPoint pode não ser a tabela definida pela marca exigida por sua organização para usar em suas apresentações do PowerPoint, ou você pode simplesmente não gostar muito dela. O PPT Productivity encontrou outro truque brilhante do PowerPoint para contornar esse ponto de dor muitas vezes frustrante.

O Pincel de Formatação de Tabela do PowerPoint copiará o formato de qualquer Tabela do PowerPoint selecionada e aplicará o mesmo formato a outras tabelas em nosso slide, em toda a sua apresentação ou até mesmo em outras apresentações.

Existem muitos outros truques e atalhos do PowerPoint que poderíamos ter listado neste artigo. Foi muito difícil decidir apenas 10! Qual é o seu truque favorito do PowerPoint?