10 อันดับเทคนิค/ทางลัดใน PowerPoint ที่ที่ปรึกษาด้านกลยุทธ์ใช้บ่อยที่สุด

ทีมงานที่ PPT Productivity มาจากบริษัทที่ปรึกษาด้านกลยุทธ์ ในฐานะที่ปรึกษาด้านการจัดการ เรามักมองหาวิธีที่เร็วที่สุดในการบรรลุผลลัพธ์ที่ดีที่สุดใน PowerPoint ซึ่งเป็นเหตุผลที่เราสร้างส่วนเสริม PPT Productivity - เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพ PowerPoint ชั้นนำสำหรับที่ปรึกษาและผู้เชี่ยวชาญด้านกลยุทธ์อื่นๆ

ฟีเจอร์กว่า 180+ ของ PPT Productivity สามารถช่วยคุณประหยัดเวลาได้หลายชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์ใน PowerPoint นี่คือ 10 ฟีเจอร์ที่ช่วยประหยัดเวลาชั้นนำของเรา เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณใน PowerPoint!

10 เทคนิค PowerPoint ชั้นนำ

1. จัดแนวและกระจายวัตถุใน PowerPoint

เพื่อสร้างสไลด์ที่ดูดี การจัดแนวและการกระจายวัตถุบนสไลด์ของคุณอย่างสม่ำเสมอเป็นสิ่งสำคัญ

เพื่อจัดแนวรูปร่างบนสไลด์ PowerPoint อย่างรวดเร็ว ให้เลือกวัตถุก่อน จากนั้นคลิกจัดแนวซ้าย กลาง ขวา บน กลาง หรือล่างจากแถบเครื่องมือรูปแบบ PPT Productivity (หรือใช้ คีย์ลัด PowerPoint ที่กำหนดไว้) โปรดทราบว่า PowerPoint มาตรฐานก็มีฟีเจอร์การจัดแนวเช่นกัน หากคุณไม่มีส่วนเสริม PPT Productivity คุณสามารถเข้าถึงได้ผ่านแท็บรูปแบบรูปร่างบนริบบอน จากนั้นเลือกกลุ่มจัดแนว จากนั้นปุ่มจัดแนว (PPT Productivity วางปุ่มเหล่านี้ไว้บนแถบเครื่องมือรูปแบบเพื่อการเข้าถึงที่รวดเร็วยิ่งขึ้น)

โดยค่าเริ่มต้น PowerPoint จะจัดแนววัตถุตามตำแหน่งที่อยู่ด้านนอกสุดหรือสุดขั้ว หากคุณต้องการ จัดแนววัตถุ PowerPoint ตามรูปร่างที่เลือกเป็นอันดับแรก PPT Productivity มีตัวเลือกนี้ จากการตั้งค่าบนริบบอน PPT Productivity ให้เลือก 'การจัดแนวรูปร่าง' จากนั้นทำเครื่องหมายในช่อง 'จัดแนวกับรูปร่างแรกแทนที่จะเป็นรูปร่างที่อยู่ด้านนอกสุด' สิ่งนี้จะลบล้างการจัดแนวรูปร่างเริ่มต้นของ PowerPoint ดังนั้นคุณสามารถจัดแนวตามรูปร่างที่เลือกเป็นอันดับแรกได้โดยค่าเริ่มต้น

เมื่อคุณจัดแนววัตถุบนสไลด์ของคุณแล้ว คุณสามารถกระจายวัตถุเหล่านั้นให้เท่ากันได้ เพื่อกระจายรูปร่าง PowerPoint ให้เท่ากัน ให้เลือกวัตถุ จากนั้นคลิกกระจายแนวนอนหรือแนวตั้งจากแถบเครื่องมือรูปแบบ PPT Productivity (หรือใช้ คีย์ลัด PowerPoint ที่กำหนดไว้ เพื่อทำให้การกระทำนี้เร็วขึ้น)

PPT Productivity ยังมีฟีเจอร์ที่ช่วยให้คุณระบุช่องว่างระหว่างวัตถุ PowerPoint ที่เลือกได้ ระบุช่องว่างที่แท้จริงระหว่างวัตถุ PowerPoint โดยใช้ ฟีเจอร์ Set Gaps บนแถบเครื่องมือรูปแบบ เพื่อกำหนดช่องว่างระหว่างวัตถุ PowerPoint ให้เลือกวัตถุ จากนั้นคลิก 'Set horizontal Gaps' หรือ 'Set Vertical Gaps' บนแถบเครื่องมือรูปแบบ (หรือใช้คีย์ลัด PowerPoint เพื่อกำหนดช่องว่างระหว่างรูปร่าง PowerPoint)

ฟีเจอร์ Set Gaps มีตัวเลือกให้ ย้ายรูปร่างที่เลือกเพื่อรองรับช่องว่างที่ระบุระหว่างวัตถุ PowerPoint หรือ ปรับขนาดรูปร่างที่เลือกเพื่อให้พอดีกับพื้นที่ที่มีอยู่ (ดูวิดีโอด้านล่างเพื่อดูฟีเจอร์นี้ในการใช้งาน)

2. สลับตำแหน่งของวัตถุ PowerPoint

ความสามารถในการสลับตำแหน่งของวัตถุ PowerPoint บนสไลด์เป็นหนึ่งในฟีเจอร์ PowerPoint ที่มีการร้องขอมากที่สุดของเรา ด้วย PPT Productivity คุณสามารถ สลับตำแหน่งของวัตถุ PowerPoint ใดๆ บนสไลด์

คุณสามารถสลับวัตถุ PowerPoint ตามจุดการจัดแนวเฉพาะ (เกี่ยวข้องเมื่อคุณกำลังสลับรูปร่างที่มีขนาดต่างกัน!) คุณสามารถสลับตามการจัดแนวแนวตั้งหรือแนวนอน หรือสลับตามจุดการจัดแนวกลางของแต่ละวัตถุ

เลือกวัตถุ PowerPoint ที่จะสลับก่อน จากนั้นคลิก ฟีเจอร์สลับแนวตั้ง แนวนอน หรือตำแหน่งบนแถบเครื่องมือรูปแบบ (หรือใช้คีย์ลัดที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพื่อสลับวัตถุ PowerPoint)

ฟีเจอร์ Swap Positions เหมาะอย่างยิ่งเมื่ออัปเดตรูปภาพหรือไอคอนในงานนำเสนอ PowerPoint เพียงแค่เพิ่มเวอร์ชันใหม่ของไอคอน/รูปภาพที่ใดก็ได้บนสไลด์ จากนั้นเลือกเวอร์ชันดั้งเดิม กด Swap Position ไอคอน/รูปภาพใหม่จะถูกวางไว้อย่างสมบูรณ์แบบในตำแหน่งที่วัตถุดั้งเดิมอยู่ จากนั้นลบเวอร์ชันเก่า ไม่จำเป็นต้องจัดแนวใหม่หรือจัดรูปแบบสไลด์ใหม่!

3. คัดลอกและวางรูปแบบใน PowerPoint

ใช้รูปแบบจากวัตถุ PowerPoint หนึ่งไปยังวัตถุอื่นๆ ในงานนำเสนอของคุณได้อย่างง่ายดาย

คุณสามารถใช้คีย์ลัด PowerPoint มาตรฐาน Control + Shift + C เพื่อคัดลอกรูปแบบจากวัตถุหนึ่ง จากนั้น Control + Shift + V เพื่อวางรูปแบบไปยังวัตถุอื่น หรือสำหรับตัวเลือกการจัดรูปแบบขั้นสูงเพิ่มเติม ให้ใช้ ฟีเจอร์ Format Painter ของ PPT Productivity ที่พบในแถบเครื่องมือรูปแบบ

ฟีเจอร์ Format Painter ช่วยให้คุณสามารถกำหนดได้อย่างชัดเจนว่าคุณต้องการคัดลอกและใช้คุณลักษณะใดกับวัตถุที่เลือก

ตัวอย่างเช่น การใช้ PPT Productivity Format Painter สำหรับ PowerPoint คุณสามารถคัดลอกรูปแบบตารางได้อย่างรวดเร็วและใช้กับตาราง PowerPoint ที่มีอยู่ตลอดงานนำเสนอของคุณ

ชุดฟีเจอร์ format painter ของ PPT Productivity ประกอบด้วย:

• Advanced Format Painter: ให้คุณระบุคุณลักษณะที่เลือกเพื่อคัดลอกและวางจากรายการที่ครอบคลุม
• Style Painter: คัดลอกสไตล์และขนาดฟอนต์ สีรูปร่าง สีเส้นขอบรูปร่าง ความหนาและสไตล์ของเส้นขอบ
• Text Format Painter: คัดลอกสไตล์และขนาดฟอนต์เท่านั้น
• Position & Size Painter: คัดลอกตำแหน่งและขนาดของวัตถุ เพื่อจัดแนววัตถุอื่นๆ ข้ามหลายสไลด์ในงานนำเสนอของคุณ
• Table Format Painter: คัดลอกรูปแบบของตาราง PowerPoint รวมถึงสีและน้ำหนักของเส้น สีเติม ขนาดฟอนต์ สไตล์ และความหนา
• Shape Change Painter: คัดลอกประเภทของรูปร่างและวางเพื่อเปลี่ยนรูปร่างที่เลือกอื่นๆ
• Chart Painter: คัดลอกรูปแบบของแผนภูมิ รวมถึงประเภทแผนภูมิ ใช้ประเภทและการจัดรูปแบบแผนภูมิอย่างรวดเร็วเพื่ออัปเดตแผนภูมิอื่นๆ
• Angles and Tips Painter: คัดลอกมุมหรือปลายของรูปร่างเพื่อใช้กับรูปร่างอื่น เช่น บนเชฟรอนหรือสามเหลี่ยม
• Animation Painter: คัดลอกแอนิเมชันของการเลือกเพื่อใช้กับการเลือกอื่น โดยมีตัวเลือกในการแทนที่หรือเพิ่มแอนิเมชันเมื่อวาง

4. จัดกลุ่ม/ยกเลิกการจัดกลุ่มวัตถุ PowerPoint

การจัดกลุ่มวัตถุ PowerPoint ช่วยให้คุณสามารถจัดการวัตถุหลายๆ ชิ้นเป็นวัตถุหรือรูปร่างเดียวได้ การจัดกลุ่มวัตถุสามารถทำให้การใช้เครื่องมือสลับ ปรับขนาด การกระจาย ฯลฯ ของคุณมีประสิทธิผลมากยิ่งขึ้น

เพื่อจัดกลุ่มการเลือกของรูปร่างใน PowerPoint ให้ใช้คีย์ลัด Control + G ฟีเจอร์ Group, Ungroup, Regroup มีอยู่ใน PowerPoint มาตรฐาน แต่เรายังได้วางฟีเจอร์เหล่านี้ไว้บนแถบเครื่องมือรูปแบบ PPT Productivity เพื่อการเข้าถึงที่รวดเร็วยิ่งขึ้น

PPT Productivity ไปไกลกว่านั้นด้วยฟีเจอร์ใหม่สำหรับ การจัดกลุ่มวัตถุตามแถว และ การจัดกลุ่มวัตถุตามคอลัมน์ ฟีเจอร์เหล่านี้จัดกลุ่มรายการตามการจัดแนวในแนวตั้งหรือแนวนอนที่คล้ายกัน ทำให้ง่ายต่อการจัดเรียงใหม่ ฟีเจอร์เหล่านี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณชอบใช้ Box Tables ในงานนำเสนอของคุณ (กล่องข้อความที่ใช้สร้างเลย์เอาต์ตารางแทนที่จะเป็นตาราง PowerPoint จริง)

5. ทำซ้ำ/ทำซ้ำคำสั่ง PowerPoint

เคยพบว่าตัวเองทำการกระทำเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีกใน PowerPoint หรือไม่? เทคนิค Productivity ที่ชื่นชอบสำหรับผู้ใช้ PowerPoint ที่มีประสบการณ์คือ คีย์ลัดทำซ้ำ/ทำซ้ำคำสั่งล่าสุด

คีย์ลัดทำซ้ำ/ทำซ้ำสำหรับ PowerPoint คือ F4 หรือคุณสามารถใช้ Control + Y PPT Productivity ได้เปิดใช้งานคีย์ลัดทำซ้ำ/ทำซ้ำสำหรับฟีเจอร์ของตน ดังนั้นคุณสามารถใช้คีย์ลัดเหล่านี้เพื่อทำซ้ำทั้งคำสั่ง PowerPoint มาตรฐานและคำสั่ง PowerPoint ที่ไม่ซ้ำกันสำหรับส่วนเสริม PPT Productivity

6. คีย์ลัด PowerPoint

ฉันได้กล่าวถึงว่าคีย์ลัดมีคุณค่าเพียงใดในการช่วยให้คุณเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานใน PowerPoint หรือไม่? คีย์ลัด PowerPoint เป็นส่วนสำคัญของคลังแสงของที่ปรึกษาด้านกลยุทธ์ส่วนใหญ่ ในความเป็นจริง มีที่ปรึกษา McKinsey & Co จำนวนมากที่ใช้คีย์ลัด PowerPoint เราได้ตั้งโปรแกรมคีย์ลัดที่พวกเขาชื่นชอบลงใน PPT Productivity สำหรับชุมชนศิษย์เก่า! เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ คีย์ลัด McKinsey ที่สอดคล้องกัน

PPT Productivity ให้คุณสามารถกำหนด คีย์ลัดกว่า 800 รายการ ให้กับคำสั่ง PowerPoint ที่คุณใช้บ่อยที่สุด! แม้ว่าคุณจะจำคีย์ลัด 800 รายการไม่ได้ แต่เราก็ได้สร้างฟีเจอร์นี้ขึ้นมาเพื่อให้คุณสามารถตั้งโปรแกรมคีย์ลัดสำหรับฟีเจอร์ที่คุณใช้บ่อยที่สุดได้ นอกเหนือจากคีย์ลัด PowerPoint มาตรฐานแล้ว เรายังได้กำหนดคีย์ลัดเพิ่มเติมประมาณ 70 รายการไว้ล่วงหน้าเพื่อให้คุณสามารถเริ่มต้นการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นทันทีที่คุณดาวน์โหลด PPT Productivity คุณสามารถ ตรวจสอบรายการ และกำหนดใหม่หรือสร้างเพิ่มเติมในขณะที่คุณทำงาน

PPT Productivity ให้คุณสามารถกำหนดคีย์ลัดทั้งหมดใหม่ได้ - คุณสามารถกำหนดใหม่เพื่อให้ง่ายต่อการจดจำ หรือเพื่อให้เหมาะกับความจำของกล้ามเนื้อของคุณหากคุณเคยใช้คีย์ลัดเฉพาะที่บริษัทก่อนหน้านี้

7. ปรับขนาดวัตถุ PowerPoint, ทำให้วัตถุ PowerPoint มีขนาดเท่ากัน

อีกหนึ่งเทคนิค PowerPoint ที่ใช้บ่อยคือ เครื่องมือปรับขนาด เหมาะอย่างยิ่งเมื่อคุณสร้างสไลด์ PowerPoint ไปครึ่งทางแล้วพบว่าคุณต้องปรับขนาดวัตถุ PowerPoint เพื่อให้พอดีกับสไลด์

เพื่อปรับขนาดวัตถุ PowerPoint ได้อย่างง่ายดาย ให้ไปที่ กลุ่มปรับขนาดบนแถบเครื่องมือรูปแบบ โดยใช้เครื่องมือปรับขนาด คุณสามารถปรับขนาดรูปร่างที่เลือกได้ทีละ 10% ใหญ่ขึ้นหรือเล็กลง หรือเลือกไอคอนปรับขนาดทั่วไปและระบุเป็น % ว่าคุณต้องการให้วัตถุ PowerPoint ใหญ่ขึ้นหรือเล็กลงเท่าใด

นอกเหนือจากการปรับขนาดรูปร่าง PowerPoint แล้ว คีย์ลัดการปรับขนาดของ PPT Productivity ยังช่วยให้สามารถปรับขนาดวัตถุ PowerPoint ให้ตรงกับวัตถุ PowerPoint อื่นๆ ที่เลือกได้ตามความสูง ความกว้าง หรือความสูงและความกว้างพร้อมกัน เพื่อทำให้รูปร่าง PowerPoint มีขนาดเท่ากัน ให้เลือกวัตถุ 'ต้นแบบ' ก่อน คือรูปร่างที่คุณต้องการให้ขนาดของวัตถุอื่นๆ สอดคล้องกัน จากนั้นเลือกวัตถุ PowerPoint ทั้งหมดที่คุณต้องการปรับขนาดให้มีขนาดเท่ากัน ตอนนี้คลิกที่ ปรับขนาดตามความสูง ความกว้าง หรือความสูงและความกว้าง วัตถุ PowerPoint ที่เลือกทั้งหมดจะมีคุณลักษณะขนาดเท่ากับรูปร่างแรกที่เลือก

8. จัดแนววัตถุเหนือ PowerPoint Tables

นี่เป็นอีกวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณใน PowerPoint! หากคุณเคยต้องการเพิ่มรูปภาพ โลโก้ ไอคอน หรือวัตถุอื่นๆ ลงในตาราง PowerPoint คุณจะต้องชื่นชอบฟีเจอร์ จัดแนววัตถุเหนือ PowerPoint Tables

เพิ่มตารางลงในสไลด์ของคุณก่อน จากนั้นวางวัตถุไว้เหนือเซลล์ที่คุณต้องการให้จัดแนวโดยประมาณ จากนั้นคลิกฟีเจอร์ 'Align shapes over table cells' ที่พบในกลุ่ม Align บนแถบเครื่องมือรูปแบบ ไม่จำเป็นต้องเลือกตาราง มันง่ายขนาดนั้น ดูวิดีโอ Align over PowerPoint tables ด้านล่างและดูด้วยตัวคุณเอง!

เรายังทำให้สามารถจัดแนวรูปร่างเหนือเซลล์ในแถวและตาราง PowerPoint ได้อีกด้วย

9. แปลงกล่องข้อความเป็น PowerPoint Tables, แปลง PowerPoint Tables เป็นกล่องข้อความ

คุณเคยเริ่มสร้างสไลด์ PowerPoint โดยใช้กล่องข้อความแล้วตัดสินใจว่าคอนเทนต์จะถูกนำเสนอได้ดีกว่าในรูปแบบตารางหรือไม่? หรือมีคนส่งสไลด์ PowerPoint ที่มีตารางให้คุณ แต่คุณชอบทำงานกับ Box Tables มากกว่าตาราง PowerPoint มาตรฐานหรือไม่? ฉันได้ยินศิษย์เก่า McKinsey หลายคนตอบว่าใช่สำหรับข้อนี้!

ฟีเจอร์ แปลงกล่องข้อความ PowerPoint เป็นตาราง และ แปลงตาราง PowerPoint เป็นกล่องข้อความ ของเราได้ถูกสร้างขึ้นมาโดยเฉพาะสำหรับคุณ!

เทคนิคการเพิ่มประสิทธิภาพ PowerPoint นี้ใช้งานได้ง่ายมาก ในการสร้างกล่องข้อความจากตาราง ให้เลือกตารางบนสไลด์ จากนั้นกด 'Deconstruct table in to shapes' ที่พบในริบบอน PPT Productivity

เพื่อแปลงกลุ่มกล่องข้อความ PowerPoint เป็นตาราง ให้เลือกกล่องข้อความ จากนั้นกด 'Group shapes into table format' กล่องข้อความ PowerPoint ที่คุณเลือกจะถูกแปลงเป็นตาราง PowerPoint ราวกับเวทมนตร์!

10. คัดลอกรูปแบบตาราง PowerPoint และใช้รูปแบบตารางกับตารางที่มีอยู่

PowerPoint ไม่อนุญาตให้คุณเปลี่ยนตารางเริ่มต้นของงานนำเสนอ PowerPoint อย่างไรก็ตาม ตาราง PowerPoint เริ่มต้นอาจไม่ใช่ตารางที่กำหนดโดยแบรนด์ที่องค์กรของคุณต้องใช้ในงานนำเสนอ PowerPoint ของคุณ หรือคุณอาจไม่ชอบมันมากนัก PPT Productivity ได้คิดค้นเทคนิค PowerPoint ที่ยอดเยี่ยมอีกวิธีหนึ่งเพื่อแก้ไขปัญหาที่น่ารำคาญนี้

PowerPoint Table Format Painter จะคัดลอกรูปแบบของตาราง PowerPoint ที่เลือกไว้ และใช้รูปแบบเดียวกันกับตารางอื่นๆ บนสไลด์ของเรา ตลอดงานนำเสนอของคุณ หรือแม้แต่ในงานนำเสนออื่นๆ

ยังมีเทคนิคและคีย์ลัด PowerPoint อื่นๆ อีกมากมายที่เราสามารถระบุไว้ในบทความนี้ การตัดสินใจเลือกเพียง 10 ข้อเป็นเรื่องยากมาก! เทคนิค PowerPoint ที่คุณชื่นชอบคืออะไร?