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团队幻灯片库
PPT Productivity 的PowerPoint 幻灯片库让您可以轻松保存幻灯片、形状、幻灯片元素、图标、图像等以便重复使用。PPT Productivity 使与团队成员共享 PowerPoint 幻灯片库变得简单。这是一个适用于个人或团队的 PowerPoint 幻灯片管理功能,为您提供强大的 PowerPoint 内容库。团队可以共享一组常用的形状和幻灯片。
如果您的组织自从 Microsoft 停用 SharePoint 幻灯片库以来一直缺少它,您会喜欢 PPT Productivity 的功能。团队可以在公司共享驱动器上托管常用的公司 PowerPoint 库,这些库会在本地复制(例如 Microsoft OneDrive、Sharepoint 或 Dropbox)。PPT Productivity 的幻灯片库是 Microsoft 停用 PowerPoint 重用幻灯片功能后的一个很好的替代方案。
然后,所有团队成员都可以从 PowerPoint 的幻灯片库中访问形状和幻灯片以便重复使用。我们设计的 PPT Productivity 是团队最灵活的 PowerPoint 共享幻灯片库。
团队幻灯片库
PPT Productivity 的幻灯片库功能还可以用于创建 PowerPoint 的团队幻灯片库。共享一个常用的 PowerPoint 库,其中包含可重复使用的标准化幻灯片、图像和对象,供团队成员或整个公司使用。PPT Productivity 的团队幻灯片库使您可以轻松快速地将公司批准的幻灯片插入到 PowerPoint 中。通过为您的团队创建共享库资产,可以快速查找和插入旧演示文稿中的幻灯片。
将幻灯片库工具栏视为您查找已保存形状或幻灯片的访问点。PowerPoint 的团队幻灯片库功能托管在您组织的共享驱动器上,因此您公司的数据保持安全并在现有 IT 堆栈内(无需外部托管)。
所有团队成员都可以访问您的团队幻灯片库。
PPT Productivity 的 PowerPoint 团队幻灯片库功能非常适合共享整个幻灯片以供重复使用,以及徽标、认可的图像等对象。您可以创建多个共享的团队幻灯片库,并轻松跨它们进行搜索。您还可以选择特定的文件夹集合来缩小搜索范围(如果您在不同的客户或业务部门工作,这非常有用)。
团队幻灯片库都可以通过幻灯片库工具栏访问(该工具栏还允许您保存个人幻灯片和形状库)。
PPT Productivity 的幻灯片库工具栏在 PowerPoint 中显示在屏幕右侧。您可以通过在搜索栏中键入对象名称或通过滚动缩略图预览来搜索幻灯片库工具栏。自动同步功能允许您发布到单个中央位置(内部或云共享驱动器)并auto-distribute更新到所有用户。
团队幻灯片库存储库存储在哪里?
您的团队幻灯片库存储在您自己组织的共享驱动器上——例如在您公司的 OneDrive、SharePoint、Box 或 Dropbox 上(任何具有本地复制功能的共享驱动器)。在具有本地复制功能的共享驱动器上托管意味着您的团队幻灯片库内容会自动复制到最终用户的本地计算机上,从而实现离线库访问。
对团队幻灯片库内容的访问通过您现有的共享驱动器访问权限进行管理。
PPT Productivity 从未外部托管任何内容。这是一个有意的设计决策,因为我们的客户的 IT 和安全团队更喜欢这样。当您使用 PPT Productivity 的幻灯片库时,您公司的库内容会保留在现有的 IT 堆栈中。
团队幻灯片库更新如何工作?
您的团队指定一名团队库管理员,负责对幻灯片库存储库进行更新。这些更新会自动“推送”给最终用户。PPT Productivity 具有可配置的设置,您可以确定检查更新的频率(例如,您可以设置为每天检查更新)
团队幻灯片库是否可以替代 SharePoint 幻灯片库/PowerPoint 重用幻灯片功能?
PPT Productivity 的 PowerPoint 团队幻灯片库功能类似于不再可用的 Microsoft SharePoint 幻灯片库。Microsoft 从 SharePoint 2016 中停用了 SharePoint 幻灯片库。如果您一直在寻找 SharePoint 幻灯片库替代品,请联系我们获取免费演示。Microsoft 还停用了 PowerPoint 重用幻灯片功能。团队幻灯片库是一个很好的替代方案。
PPT Productivity 能否查看或访问我保存的幻灯片?
不能。保存的幻灯片、形状和图像保留在您自己的环境中,PPT Productivity 无法访问。PPT Productivity 提供保存和检索幻灯片库内容的机制,但无法访问内容本身。
效率技巧
正在寻找PowerPoint模板和形状以开始您的幻灯片库收藏吗?PPT Productivity还提供2000多个常用形状和布局供下载(Power Tools授权用户免费),包括旗帜、地图、组织结构图、咨询框架等。阅读更多关于可下载的形状和幻灯片的信息。
如果您想了解PowerPoint团队幻灯片库的使用方法,预约时间与我们友好的团队聊天。我们还可以为您提供概述幻灯片,以支持您的内部预算/业务案例审批流程。
创建多个团队幻灯片库
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为 PowerPoint 创建多个团队幻灯片库,并将其上传到您组织的中央存储库。团队可以auto-sync到团队幻灯片库,并通过 PowerPoint 中的幻灯片库工具栏访问它们。这让您可以从一个位置管理所有内容。
不同的业务部门或团队通常需要特定的图像或有共同的幻灯片重用需求。同样,咨询公司在演示中使用客户的模板和/或品牌图像时,需要为每个客户分开相关的图像。
PPT Productivity 支持通过在 PowerPoint 中创建多个团队幻灯片库来实现这一点。例如,您可以为常见的企业品牌资产和幻灯片创建一个团队幻灯片库,然后为每个业务部门或客户分别创建额外的团队幻灯片库(例如,销售团队可以拥有一个包含业务发展幻灯片的业务发展库,等等)。
同样,您可以为每个咨询客户创建一个单独的 PowerPoint 幻灯片库。用户可以下载与其工作相关的幻灯片库,从而受益于一套常见的 PowerPoint 资产,而无需浏览大量的幻灯片库项目。
效率技巧
使用数字资产管理平台(例如企业品牌中心)?请与我们的团队联系,了解通过 PowerPoint 的幻灯片库工具栏访问您平台上的资产的集成选项
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同步团队幻灯片库
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每位PPT Productivity用户都可以配置他们的PowerPoint团队幻灯片库,以定期复制(从主文件下载更新版本)。
PowerPoint 的幻灯片库经过设计,用户可以根据需要下载任意数量的幻灯片库文件,使其始终可用(尤其是在旅行时离线)。幻灯片库文件下载到用户的计算机上,但可以轻松设置为复制或同步。这是一个简单的过程 - 导航到工具栏上的设置 > 库 - 企业,并输入团队幻灯片库的文件夹位置。然后,所有子文件夹将定期复制,因此可以在断开连接时使用下载版本,但更新始终可供用户使用。所有希望使用团队幻灯片库的团队成员都可以在其 PPT Productivity 工具栏设置中配置这些设置。
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将团队幻灯片库同步到您的公司 Dropbox/ Box/ OneDrive 文件夹
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您的团队幻灯片库可以保存到可访问的公司共享驱动器上,使所有团队成员都能访问,同时将数据安全地保留在您的组织内
如果您有一个共享的内部驱动器(例如命名为 G:、\\servernamesharename\\folderpath 或类似名称)或通过云驱动器(例如 Box、Dropbox、OneDrive、Google Drive 等)从本地计算机获取的本地存储,您也可以将其用作 PowerPoint 团队幻灯片库的中央分发点。
将一个或多个文件夹从本地团队幻灯片库文件夹上传到云存储提供商或内部共享驱动器上的分发点。用户然后可以 auto-sync 这些文件。
PPT Productivity 使您能够从共享 PowerPoint 库文件的协作优势中受益,但您可以将所有文件保留在您的系统中(使用此功能不需要外部托管)。
效率技巧
您的团队幻灯片库需要存储在所有团队成员都可以访问的位置。任何希望访问和使用团队幻灯片库的团队成员也需要 PPT Productivity Power Tools 许可证。
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正在更新您的团队幻灯片库
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当您从幻灯片库工具栏中添加形状或幻灯片到 PowerPoint 团队幻灯片库时,更改仅会在您本地版本的库中进行。这些更改不会复制回主库(以确保团队成员不会无意中更改共享库)。更新团队幻灯片库主文件是通过不同的方法完成的,但这非常简单。请注意,我们建议您指定一名团队成员作为库管理员,以支持更新的质量控制。
每个团队幻灯片库文件都保存为标准的PowerPoint演示文稿(例如corporategallery.pptx)。要更新中央团队幻灯片库,您需要访问并更改源.pptx文件。
要更新PowerPoint团队幻灯片库,您指定的库管理员可以简单地从公司共享驱动器的位置打开源.pptx库文件,进行所需更改,然后保存。
要向现有团队幻灯片库添加一个或多个幻灯片,请从源位置打开文件,进行所需更改并保存。系统会提示您为每个新幻灯片输入新的库信息。
要删除团队幻灯片库项目,只需删除主源文件中的幻灯片(删除源文件中的幻灯片与在普通PowerPoint文件中删除相同)。
要更改现有幻灯片的团队幻灯片库项目名称,请关闭演示文稿并通过在团队幻灯片库工具栏中right-clicking该项目并按重命名来编辑。
效率技巧
将新幻灯片添加到团队幻灯片库时,避免使用 PowerPoint 的“复制幻灯片”选项(因为不会提示您输入新幻灯片名称)。相反,请选择“插入新幻灯片”并复制任何现有形状或添加新形状。
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将整个演示文稿导入到幻灯片库
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创建了一个很棒的PowerPoint演示文稿,并希望将所有幻灯片保存/导入为新的幻灯片库以便于重复使用?与其单独保存幻灯片,不如使用PPT Productivity的导入功能从PowerPoint演示文稿中批量导入所有幻灯片/形状。
此功能特别适用于销售演示,团队希望始终使用一组通用的核心幻灯片,但需要为每个PowerPoint演示进行客户特定的调整和添加价格更新。打开要导入的PowerPoint演示文稿,从幻灯片库工具栏的“操作...”菜单中单击“将当前演示文稿另存为新库...”
团队幻灯片库名称默认将是PowerPoint演示文稿的名称,或者如果PowerPoint演示文稿尚未保存,则为第一张幻灯片的标题(您可以随时通过编辑C:\Users\Public\Documents\PPT Productivity).中的相关库文件夹名称来更改库名称)
然后系统会提示您为每张PowerPoint幻灯片命名和选择缩略图。默认情况下,名称将按以下顺序预填充幻灯片中的文本:备注字段中的任何文本,幻灯片标题中找到的任何文本,幻灯片中形状中的任何文本(按添加到幻灯片的顺序)。
接下来选择是保存为形状还是保存为幻灯片,并从显示的选项中选择首选缩略图。对每张幻灯片重复此操作。
效率技巧
要使用预填充文本和默认缩略图类型批量导入所有幻灯片,请勾选“批量导入剩余”选项。这将批量保存所有形状/幻灯片而无需提示。
这在您首先在每张幻灯片的演讲者备注中指定幻灯片/形状名称时效果最佳,或者如果缺少该名称,则使用幻灯片标题。如果发现幻灯片没有可用作名称的文本,它将暂停并提示您输入名称,然后继续批量导入。
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与同事共享幻灯片库
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如果您创建了一组很棒的幻灯片库项目,除了可以设置团队幻灯片库的选项外,您还可以选择仅与特定同事共享个人幻灯片库。
您添加到PowerPoint幻灯片库中的任何形状或幻灯片默认保存在您的个人库中。
您可以通过电子邮件与同事共享此幻灯片库。在幻灯片库工具栏的“操作...”菜单中,点击“通过电子邮件共享个人图库...”
您的个人幻灯片库将附加到一封新电子邮件中,其中包含您的同事需要添加为新幻灯片库的所有说明。请注意,共享个人幻灯片库会为接收者提供幻灯片库的副本。
要与同事共享可以集中更新的公共幻灯片库,我们建议使用PowerPoint功能的团队幻灯片库。
效率技巧
共享个人幻灯片库不会“over-write”或替换接收者的个人幻灯片库。共享的幻灯片库会附带说明导出,以便接收者可以将其保存为新的附加幻灯片库组。
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