Cách Tạo Sơ Đồ Tổ Chức trong PowerPoint

Sơ đồ tổ chức là công cụ hữu ích để hình dung hệ thống và cấu trúc của một tổ chức. Chúng có thể giúp bạn truyền đạt vai trò, trách nhiệm và mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm, cũng như thể hiện quy trình làm việc tổng thể và các dòng báo cáo.

Tạo một mẫu sơ đồ tổ chức trong Microsoft PowerPoint có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi cần tạo các sơ đồ tương tự cho các mục đích hoặc đối tượng khác nhau.

Bài viết blog này cung cấp cái nhìn tổng quan từng bước về cách tạo một mẫu sơ đồ tổ chức trong PowerPoint - với ba tùy chọn khác nhau. Chúng tôi cũng chia sẻ một số gợi ý và mẹo khắc phục sự cố.

Tùy chọn 1: Tạo Sơ đồ Tổ chức bằng Smart Art

Bước 1: Chèn một Đồ họa SmartArt

Một cách để tạo sơ đồ tổ chức trong PowerPoint là sử dụng tính năng SmartArt tích hợp sẵn. Đồ họa SmartArt là các bố cục được thiết kế sẵn cho phép bạn tạo ra các loại sơ đồ khác nhau, chẳng hạn như danh sách, quy trình, chu kỳ, hệ thống và nhiều hơn nữa.

Để chèn một đồ họa SmartArt, hãy làm theo các bước sau:

• Trên tab Chèn, trong nhóm Minh họa, nhấp vào SmartArt.
• Trong hộp thoại Chọn một Đồ họa SmartArt, nhấp vào Hệ thống ở khung bên trái.
• Chọn một bố cục phù hợp với nhu cầu của bạn. Ví dụ, bạn có thể chọn Sơ đồ Tổ chức, Sơ đồ Tổ chức Tên và Chức danh, Sơ đồ Tổ chức Nửa Vòng Tròn, hoặc Sơ đồ Tổ chức Hình Ảnh.
• Nhấp vào OK.

Một đồ họa sơ đồ tổ chức SmartArt sẽ xuất hiện trên slide PowerPoint của bạn, với một số hộp văn bản và hình dạng giữ chỗ. Bạn có thể thay đổi kích thước, di chuyển hoặc xóa đồ họa SmartArt theo nhu cầu.

Bước 2: Thêm Văn bản và Hình ảnh

Để thêm văn bản vào sơ đồ tổ chức của bạn, bạn có thể gõ trực tiếp vào các hộp văn bản, hoặc sử dụng Ngăn Văn bản xuất hiện ở bên trái của đồ họa SmartArt. Ngăn Văn bản cho phép bạn nhập và chỉnh sửa văn bản theo định dạng danh sách, và cũng hiển thị cấp độ hệ thống của mỗi hộp văn bản.

Để thêm hình ảnh vào sơ đồ tổ chức của bạn, bạn có thể sử dụng bố cục Sơ đồ Tổ chức Hình Ảnh, có các chỗ giữ chỗ cho hình ảnh, hoặc chèn hình ảnh thủ công. Để chèn hình ảnh thủ công, hãy làm theo các bước sau:

• Trên tab Chèn, trong nhóm Minh họa, nhấp vào Hình ảnh.
• Trong hộp thoại Chèn Hình ảnh, duyệt đến vị trí của tệp hình ảnh của bạn, chọn nó và nhấp vào Chèn.
• Thay đổi kích thước và vị trí của hình ảnh theo nhu cầu.
• Nhấp chuột phải vào hình ảnh và chọn Gửi ra sau để đặt nó phía sau hộp văn bản.
• Lặp lại các bước này cho mỗi hình ảnh bạn muốn thêm.

Bước 3: Tùy chỉnh Thiết kế và Định dạng

Bạn có thể tùy chỉnh thiết kế và định dạng của sơ đồ tổ chức của mình bằng cách sử dụng các tùy chọn trên các tab Thiết kế SmartArt và Định dạng SmartArt. Các tab này sẽ xuất hiện trên thanh công cụ PowerPoint khi bạn nhấp vào đồ họa SmartArt. Các tab cho phép bạn thay đổi bố cục, kiểu dáng, màu sắc, hình dạng, kích thước, căn chỉnh và hiệu ứng của Sơ đồ Tổ chức SmartArt của bạn.

Một số tùy chọn có sẵn:

Trên tab Thiết kế SmartArt:

• Trong nhóm Tạo Đồ họa, bạn có thể thêm hoặc xóa hình dạng, di chuyển hình dạng lên hoặc xuống cấp độ, thăng cấp hoặc giáng cấp hình dạng, hoặc sắp xếp lại hình dạng trong cùng một cấp độ.
• Trong nhóm Bố cục, bạn có thể thay đổi bố cục của đồ họa SmartArt của mình. Ví dụ, chuyển từ bố cục ngang sang bố cục dọc, hoặc từ bố cục tiêu chuẩn sang bố cục xếp chồng.
• Trong nhóm Kiểu SmartArt, bạn có thể áp dụng một kiểu dáng được định sẵn cho đồ họa SmartArt của mình. Ví dụ chọn từ các kiểu 3D, gradient, hoặc màu sắc khác nhau.
• Trong nhóm Đặt lại, bạn có thể đặt lại đồ họa SmartArt của mình về trạng thái ban đầu nếu bạn muốn hoàn tác bất kỳ thay đổi nào bạn đã thực hiện.

• Trên tab Định dạng SmartArt:
  • Trong nhóm Kiểu Hình dạng, bạn có thể thay đổi màu sắc tô, màu sắc viền và hiệu ứng hình dạng của các hình dạng của bạn. Ví dụ - áp dụng bóng đổ, phản chiếu, ánh sáng, hoặc cạnh mềm cho các hình dạng của bạn.
  • Trong nhóm Kiểu WordArt, bạn có thể thay đổi màu sắc tô, màu sắc viền và hiệu ứng văn bản của văn bản của bạn. Ví dụ - áp dụng bóng đổ, phản chiếu, ánh sáng, hoặc hiệu ứng 3D cho văn bản của bạn.
  • Trong nhóm Sắp xếp, bạn có thể thay đổi vị trí và thứ tự của các hình dạng và hình ảnh của bạn. Ví dụ - căn chỉnh chúng sang trái, phải, trên hoặc dưới của slide; phân phối chúng đều; xoay chúng; hoặc nhóm chúng lại với nhau.
  • Trong nhóm Kích thước, bạn có thể thay đổi chiều cao và chiều rộng của các hình dạng và hình ảnh của bạn.

Sơ đồ Tổ chức Smart Art: Gợi ý và Mẹo Khắc phục Sự cố

Dưới đây là một số vấn đề phổ biến và giải pháp mà bạn có thể gặp phải khi tạo sơ đồ tổ chức trong PowerPoint:

• Vấn đề: Hộp văn bản quá nhỏ hoặc quá lớn so với văn bản.
  • Giải pháp: Bạn có thể thay đổi kích thước hộp văn bản bằng cách kéo các tay cầm ở góc hoặc cạnh của các hình dạng. Bạn cũng có thể điều chỉnh kích thước phông chữ, kiểu phông chữ hoặc khoảng cách dòng của văn bản bằng cách sử dụng các công cụ trên tab Trang chủ, trong nhóm Phông chữ.
• Vấn đề: Các hộp Sơ đồ Tổ chức không được căn chỉnh hoặc phân phối đều.
  • Giải pháp: Bạn có thể sử dụng các công cụ trên tab Định dạng SmartArt, trong nhóm Sắp xếp, để căn chỉnh và phân phối các hình dạng của bạn. Ví dụ, bạn có thể nhấp vào Căn trái, Căn giữa, hoặc Căn phải để căn chỉnh các hình dạng của bạn theo chiều ngang; hoặc nhấp vào Căn trên, Căn giữa, hoặc Căn dưới để căn chỉnh các hình dạng của bạn theo chiều dọc. Bạn cũng có thể nhấp vào Phân phối ngang hoặc Phân phối dọc để phân phối các hình dạng của bạn đều.
• Vấn đề: Hình ảnh bị biến dạng hoặc bị cắt.
  • Giải pháp: Bạn có thể sử dụng các công cụ trên tab Định dạng Hình ảnh xuất hiện khi bạn chọn một hình ảnh để điều chỉnh kích thước, vị trí và cắt của hình ảnh của bạn. Ví dụ, bạn có thể nhấp vào Cắt để cắt hình ảnh của bạn theo một hình dạng hoặc tỷ lệ khung hình cụ thể; hoặc nhấp vào Nén Hình ảnh để giảm kích thước tệp và độ phân giải của hình ảnh của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng các tay cầm ở góc hoặc cạnh của hình ảnh để thay đổi kích thước theo tỷ lệ; hoặc sử dụng tay cầm xoay phía trên hình ảnh để xoay tự do.

Tùy chọn 2: Tạo Sơ đồ Tổ chức trong PowerPoint bằng hình dạng

Một số người thấy các hình dạng smart art quá phiền phức để sử dụng. Vì vậy, tùy chọn này là chỉ cần tạo một cấu trúc sơ đồ tổ chức trong PowerPoint bằng các hình dạng.

• Trên tab Chèn, trong nhóm Minh họa, nhấp vào Hình dạng.
• Chọn một hình dạng mà bạn muốn sử dụng cho sơ đồ tổ chức của mình, chẳng hạn như hình chữ nhật hoặc hình bầu dục.
• Vẽ hình dạng trên slide của bạn, và thay đổi kích thước và vị trí của nó theo nhu cầu.
• Để thêm văn bản vào hình dạng, nhấp chuột phải vào hình dạng và chọn Chỉnh sửa Văn bản. Gõ văn bản của bạn vào hình dạng.
• Để định dạng hình dạng và văn bản, sử dụng các công cụ trên tab Định dạng Hình dạng xuất hiện khi bạn chọn hình dạng.
• Để sao chép hình dạng, chọn nó và nhấn Ctrl+D. Lặp lại bước này nhiều lần như bạn cần để tạo thêm các hình dạng cho sơ đồ tổ chức của bạn.
• Để sắp xếp các hình dạng, bạn có thể sử dụng các công cụ trên tab Định dạng Hình dạng, trong nhóm Sắp xếp. Ví dụ, bạn có thể căn chỉnh, phân phối, nhóm, hoặc xoay các hình dạng. Hoặc nếu bạn có tiện ích bổ sung PPT Productivity cho PowerPoint, bạn có thể sử dụng các tính năng Thanh công cụ Định dạng để căn chỉnh và sắp xếp nhanh hơn.
• Để kết nối các hình dạng, sử dụng các công cụ trên tab Chèn, trong nhóm Minh họa. Nhấp vào Hình dạng, và sau đó chọn một đường thẳng hoặc một hình mũi tên. Vẽ đường thẳng hoặc mũi tên giữa hai hình dạng để thể hiện mối quan hệ của chúng (một lần nữa, người dùng PPT Productivity có thể sử dụng Thanh công cụ Định dạng thay thế).
• Để định dạng đường thẳng hoặc mũi tên, sử dụng các công cụ trên tab Định dạng Hình dạng, trong nhóm Kiểu Hình dạng. Ví dụ - bạn có thể thay đổi màu sắc, độ rộng, hoặc kiểu dáng của đường thẳng hoặc mũi tên.

Tùy chọn 3: Thư viện Slide PPT Productivity - Mẫu Sơ đồ Tổ chức PowerPoint

Tiện ích bổ sung PPT Productivity cho PowerPoint có một Thanh công cụ Thư viện Slide giúp dễ dàng lưu và tái sử dụng toàn bộ slide hoặc các phần tử slide - bao gồm hình ảnh, hình dạng và thậm chí cả sơ đồ tổ chức.

Bạn có thể tạo và lưu các mẫu Sơ đồ Tổ chức PowerPoint của riêng mình bằng PPT Productivity, hoặc bạn có thể sử dụng một trong các mẫu Sơ đồ Tổ chức được bao gồm trong 3000+ slide và phần tử có thể tải xuống được bao gồm trong giấy phép với tính năng Thư viện Slide.

Đối với người dùng hiện tại của PPT Productivity Power Tools (bao gồm cả người dùng Dùng thử Miễn phí), đây là các bước để truy cập một mẫu sơ đồ tổ chức trong PowerPoint:

• Nhấp vào thanh tìm kiếm trong Thanh công cụ Thư viện Slide
• Gõ Sơ đồ Tổ chức hoặc Sơ đồ Tổ chức
• Chọn tùy chọn ưa thích của bạn từ các mẫu hiển thị
• Nhấp để chèn nó vào bài thuyết trình PowerPoint của bạn
• Lưu ý rằng mẫu Sơ đồ Tổ chức sẽ tự động được tô màu lại để phù hợp với màu sắc chủ đề của Mẫu khi bạn chèn nó vào bài thuyết trình PowerPoint của bạn.

Sau khi bạn đã dán mẫu Sơ đồ Tổ chức vào bài thuyết trình PowerPoint của mình, bạn có thể tùy chỉnh nó thêm. Sau khi hoàn thành, bạn cũng có thể lưu mẫu Sơ đồ Tổ chức đã tùy chỉnh của mình vào Thư viện Slide như một phần của các phần tử Thư viện Cá nhân của bạn, hoặc bạn có thể chia sẻ nó với Nhóm của bạn thông qua tính năng Thư viện Nhóm.

Ảnh chụp màn hình dưới đây hiển thị một trong các mẫu sơ đồ tổ chức được chọn từ Thanh công cụ Thư viện Slide (lưu ý rằng kích thước của thanh công cụ Thư viện Slide đã được tăng lên để dễ dàng xem các mẫu, bạn có thể làm cho thanh công cụ hẹp hơn).