Hur man skapar organisationsscheman i PowerPoint

Organisationsscheman är användbara verktyg för att visualisera hierarkin och strukturen i en organisation. De kan hjälpa dig att kommunicera roller, ansvar och relationer mellan teammedlemmar, samt att visa det övergripande arbetsflödet och rapporteringslinjerna.

Att skapa en organisationsschema-mall i Microsoft PowerPoint kan spara tid och ansträngning när du behöver skapa liknande scheman för olika ändamål eller målgrupper.

Detta blogginlägg ger en steg-för-steg översikt över hur man skapar en organisationsschema-mall i PowerPoint - med tre olika alternativ. Vi delar också några felsökningstips och råd.

Alternativ 1: Skapa organisationsscheman med SmartArt

Steg 1: Infoga en SmartArt-grafik

Ett sätt att skapa ett organisationsschema i PowerPoint är att använda den inbyggda SmartArt-funktionen. SmartArt-grafik är fördesignade layouter som låter dig skapa olika typer av diagram, såsom listor, processer, cykler, hierarkier och mer.

För att infoga en SmartArt-grafik, följ dessa steg:

• På fliken Infoga, i gruppen Illustrationer, klicka på SmartArt.
• I dialogrutan Välj en SmartArt-grafik, klicka på Hierarki i den vänstra panelen.
• Välj en layout som passar dina behov. Till exempel kan du välja Organisationsschema, Namn och Titel Organisationsschema, Halvcirkel Organisationsschema, eller Bild Organisationsschema.
• Klicka på OK.

En SmartArt organisationsschema-grafik kommer att visas på din PowerPoint-bild, med några platshållartextrutor och former. Du kan ändra storlek, flytta eller ta bort SmartArt-grafiken efter behov.

Steg 2: Lägg till text och bilder

För att lägga till text i ditt organisationsschema kan du antingen skriva direkt i textrutorna eller använda Textrutan som visas på vänster sida av SmartArt-grafiken. Textrutan låter dig ange och redigera text i listformat och visar också hierarkinivån för varje textruta.

För att lägga till bilder i ditt organisationsschema kan du antingen använda Bild Organisationsschema layouten, som har platshållare för bilder, eller infoga bilder manuellt. För att infoga bilder manuellt, följ dessa steg:

• På fliken Infoga, i gruppen Illustrationer, klicka på Bilder.
• I dialogrutan Infoga Bild, bläddra till platsen för din bildfil, välj den och klicka på Infoga.
• Ändra storlek och position på bilden efter behov.
• Högerklicka på bilden och välj Skicka till Bakgrund för att placera den bakom textrutan.
• Upprepa dessa steg för varje bild du vill lägga till.

Steg 3: Anpassa design och format

Du kan anpassa designen och formatet på ditt organisationsschema med hjälp av alternativen på flikarna SmartArt Design och SmartArt Format. Dessa flikar visas på PowerPoint-bandet när du klickar på SmartArt-grafiken. Flikarna låter dig ändra layout, stil, färg, form, storlek, justering och effekter av ditt SmartArt Org Chart.

Några av de tillgängliga alternativen:

På fliken SmartArt Design:

• I gruppen Skapa Grafik kan du lägga till eller ta bort former, flytta former upp eller ner nivåer, främja eller degradera former, eller omorganisera former inom samma nivå.
• I gruppen Layouter kan du ändra layouten på din SmartArt-grafik. Till exempel, växla från en horisontell till en vertikal layout, eller från en standard till en staplad layout.
• I gruppen SmartArt-stilar kan du tillämpa en fördefinierad stil på din SmartArt-grafik. Till exempel välj från olika 3D-, gradient- eller färgade stilar.
• I gruppen Återställ kan du återställa din SmartArt-grafik till dess ursprungliga tillstånd om du vill ångra några ändringar du gjort.

• På fliken SmartArt Format:
  • I gruppen Formstilar kan du ändra fyllningsfärg, konturfärg och formeffekter på dina former. Till exempel - tillämpa skuggor, reflektioner, glöd eller mjuka kanter på dina former.
  • I gruppen WordArt-stilar kan du ändra fyllningsfärg, konturfärg och texteffekter på din text. Till exempel - tillämpa skuggor, reflektioner, glöd eller 3D-effekter på din text.
  • I gruppen Ordna kan du ändra position och ordning på dina former och bilder. Till exempel - justera dem till vänster, höger, topp eller botten av bilden; distribuera dem jämnt; rotera dem; eller gruppera dem tillsammans.
  • I gruppen Storlek kan du ändra höjd och bredd på dina former och bilder.

Smart Art Org Charts: Felsökningstips och råd

Här är några vanliga problem och lösningar som du kan stöta på när du skapar ett organisationsschema i PowerPoint:

• Problem: Textrutor är för små eller för stora för texten.
  • Lösning: Du kan ändra storlek på textrutorna genom att dra handtagen på hörnen eller sidorna av formerna. Du kan också justera teckenstorlek, teckensnittsstil eller radavstånd för texten med hjälp av verktygen på fliken Start, i gruppen Teckensnitt.
• Problem: Org Chart-rutor är inte justerade eller jämnt fördelade.
  • Lösning: Du kan använda verktygen på fliken SmartArt Format, i gruppen Ordna, för att justera och distribuera dina former. Till exempel kan du klicka på Justera Vänster, Justera Center, eller Justera Höger för att justera dina former horisontellt; eller klicka på Justera Topp, Justera Mitten, eller Justera Botten för att justera dina former vertikalt. Du kan också klicka på Distribuera Horisontellt eller Distribuera Vertikalt för att fördela dina former jämnt.
• Problem: Bilder är förvrängda eller beskurna.
  • Lösning: Du kan använda verktygen på fliken Bildformat som visas när du väljer en bild för att justera storlek, position och beskärning av din bild. Till exempel kan du klicka på Beskär för att beskära din bild till en specifik form eller bildförhållande; eller klicka på Komprimera Bilder för att minska filstorleken och upplösningen på din bild. Du kan också använda handtagen på hörnen eller sidorna av bilden för att ändra storlek proportionellt; eller använda rotationshandtaget ovanför bilden för att rotera den fritt.

Alternativ 2: Skapa organisationsschema i PowerPoint med former

Vissa människor tycker att smart art-formerna är för irriterande att använda. Så detta alternativ är att helt enkelt skapa en organisationsschema-struktur i PowerPoint med hjälp av former.

• På fliken Infoga, i gruppen Illustrationer, klicka på Former.
• Välj en form som du vill använda för ditt organisationsschema, till exempel en rektangel eller en oval.
• Rita formen på din bild och ändra storlek och position efter behov.
• För att lägga till text i formen, högerklicka på formen och välj Redigera Text. Skriv din text i formen.
• För att formatera formen och texten, använd verktygen på fliken Formformat som visas när du väljer formen.
• För att kopiera formen, välj den och tryck på Ctrl+D. Upprepa detta steg så många gånger du behöver för att skapa fler former för ditt organisationsschema.
• För att arrangera formerna kan du använda verktygen på fliken Formformat, i gruppen Ordna. Till exempel kan du justera, distribuera, gruppera eller rotera formerna. Eller om du har PPT Productivity-tillägg för PowerPoint, kan du använda Formatverktygsfältet för att justera och arrangera med färre klick.
• För att koppla samman formerna, använd verktygen på fliken Infoga, i gruppen Illustrationer. Klicka på Former, och välj sedan en linje eller en pilform. Rita linjen eller pilen mellan två former för att visa deras relation (återigen, PPT Productivity-användare kan använda Formatverktygsfältet istället).
• För att formatera linjen eller pilen, använd verktygen på fliken Formformat, i gruppen Formstilar. Till exempel - du kan ändra färg, bredd eller stil på linjen eller pilen.

Alternativ 3: PPT Productivity Slide Library - PowerPoint Org Chart-mallar

PPT Productivity PowerPoint-tillägg har ett Slide Library-verktygsfält som gör det enkelt att spara och återanvända hela bilder eller bildelement - inklusive bilder, former och till och med organisationsscheman.

Du kan skapa och spara dina egna PowerPoint Org Chart-mallar med PPT Productivity, eller så kan du använda en av de Org Chart-mallar som ingår i våra 3000+ nedladdningsbara bilder och element som ingår i licensiering med Slide Library-funktionen.

För befintliga PPT Productivity Power Tools-användare (inklusive Gratis Testversion användare), här är stegen för att komma åt en organisationsschema-mall i PowerPoint:

• Klicka på sökfältet i Slide Library-verktygsfältet
• Skriv Org Chart eller Organisationsschema
• Välj ditt föredragna alternativ från de mallar som visas
• Klicka för att infoga det i din PowerPoint-presentation
• Observera att organisationsschema-mallen automatiskt kommer att omfärgas för att matcha din malltemafärg när du infogar den i din PowerPoint-presentation.

När du har klistrat in organisationsschema-mallen i din PowerPoint-presentation kan du anpassa den ytterligare. När du är klar kan du också spara din anpassade organisationsschema-mall till ditt Slide Library som en del av dina Personliga Bibliotekselement, eller så kan du dela den med ditt team via Team Biblioteksfunktionen.

Skärmdumpen nedan visar en av organisationsschema-mallarna som valts från Slide Library-verktygsfältet (observera att storleken på Slide Library-verktygsfältet har ökats för att göra det lättare att se mallarna, du kan göra verktygsfältet smalare).