วิธีสร้างแผนผังองค์กรใน PowerPoint

แผนผังองค์กรเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับการมองเห็นลำดับชั้นและโครงสร้างขององค์กร พวกเขาสามารถช่วยให้คุณสื่อสารบทบาท ความรับผิดชอบ และความสัมพันธ์ระหว่างสมาชิกในทีม รวมถึงแสดงเวิร์กโฟลว์โดยรวมและสายการรายงาน

การสร้างเทมเพลตแผนผังองค์กรใน Microsoft PowerPoint สามารถช่วยประหยัดเวลาและความพยายามเมื่อคุณต้องการสร้างแผนผังที่คล้ายกันสำหรับวัตถุประสงค์หรือผู้ชมที่แตกต่างกัน

โพสต์บล็อกนี้ให้ภาพรวมทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีสร้างเทมเพลตแผนผังองค์กรใน PowerPoint - พร้อมตัวเลือกที่แตกต่างกันสามตัวเลือก นอกจากนี้เรายังแบ่งปันคำแนะนำและเคล็ดลับในการแก้ปัญหาบางประการ

ตัวเลือกที่ 1: สร้างแผนผังองค์กรโดยใช้ Smart Art

ขั้นตอนที่ 1: แทรกกราฟิก SmartArt

วิธีหนึ่งในการสร้างแผนผังองค์กรใน PowerPoint คือการใช้คุณสมบัติ SmartArt ที่มีอยู่ในตัว กราฟิก SmartArt เป็นเค้าโครงที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าซึ่งช่วยให้คุณสร้างไดอะแกรมประเภทต่างๆ เช่น รายการ กระบวนการ วงจร ลำดับชั้น และอื่นๆ

ในการแทรกกราฟิก SmartArt ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

• บนแท็บ แทรก ในกลุ่ม ภาพประกอบ คลิก SmartArt
• ในกล่องโต้ตอบ เลือกกราฟิก SmartArt คลิก ลำดับชั้น ที่บานหน้าต่างด้านซ้าย
• เลือกเค้าโครงที่เหมาะกับความต้องการของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเลือก แผนผังองค์กร, แผนผังองค์กรชื่อและตำแหน่ง, แผนผังองค์กรครึ่งวงกลม, หรือ แผนผังองค์กรรูปภาพ
• คลิก ตกลง

กราฟิกแผนผังองค์กร SmartArt จะปรากฏบนสไลด์ PowerPoint ของคุณ พร้อมกล่องข้อความและรูปร่างตัวอย่าง คุณสามารถปรับขนาด ย้าย หรือ ลบกราฟิก SmartArt ตามต้องการ

ขั้นตอนที่ 2: เพิ่มข้อความและรูปภาพ

ในการเพิ่มข้อความลงในแผนผังองค์กรของคุณ คุณสามารถพิมพ์ลงในกล่องข้อความโดยตรง หรือใช้ บานหน้าต่างข้อความ ที่ปรากฏทางด้านซ้ายของกราฟิก SmartArt บานหน้าต่างข้อความช่วยให้คุณป้อนและแก้ไขข้อความในรูปแบบรายการ และยังแสดงระดับลำดับชั้นของแต่ละกล่องข้อความ

ในการเพิ่มรูปภาพลงในแผนผังองค์กรของคุณ คุณสามารถใช้เค้าโครง แผนผังองค์กรรูปภาพ ซึ่งมีที่วางรูปภาพ หรือแทรกรูปภาพด้วยตนเอง ในการแทรกรูปภาพด้วยตนเอง ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

• บนแท็บ แทรก ในกลุ่ม ภาพประกอบ คลิก รูปภาพ
• ในกล่องโต้ตอบ แทรกรูปภาพ เรียกดูไปยังตำแหน่งของไฟล์รูปภาพของคุณ เลือกไฟล์นั้น แล้วคลิก แทรก
• ปรับขนาดและตำแหน่งของรูปภาพตามต้องการ
• คลิกขวาที่รูปภาพแล้วเลือก ส่งไปข้างหลัง เพื่อวางไว้ด้านหลังกล่องข้อความ
• ทำซ้ำขั้นตอนเหล่านี้สำหรับแต่ละรูปภาพที่คุณต้องการเพิ่ม

ขั้นตอนที่ 3: ปรับแต่งการออกแบบและรูปแบบ

คุณสามารถปรับแต่งการออกแบบและรูปแบบของแผนผังองค์กรของคุณโดยใช้ตัวเลือกบนแท็บ การออกแบบ SmartArt และ รูปแบบ SmartArt แท็บเหล่านี้จะปรากฏบนริบบอน PowerPoint เมื่อคุณคลิกที่กราฟิก SmartArt แท็บเหล่านี้ช่วยให้คุณเปลี่ยนเค้าโครง สไตล์ สี รูปร่าง ขนาด การจัดตำแหน่ง และเอฟเฟกต์ของแผนผังองค์กร SmartArt ของคุณ

ตัวเลือกบางอย่างที่มีให้:

บนแท็บ การออกแบบ SmartArt:

• ในกลุ่ม สร้างกราฟิก คุณสามารถเพิ่มหรือลบรูปร่าง ย้ายรูปร่างขึ้นหรือลงระดับ เลื่อนขั้นหรือลดระดับรูปร่าง หรือจัดเรียงรูปร่างใหม่ภายในระดับเดียวกัน
• ในกลุ่ม เค้าโครง คุณสามารถเปลี่ยนเค้าโครงของกราฟิก SmartArt ของคุณได้ ตัวอย่างเช่น สลับจากเค้าโครงแนวนอนเป็นแนวตั้ง หรือจากเค้าโครงมาตรฐานเป็นเค้าโครงซ้อนกัน
• ในกลุ่ม สไตล์ SmartArt คุณสามารถใช้สไตล์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้ากับกราฟิก SmartArt ของคุณได้ ตัวอย่างเช่น เลือกจากสไตล์ 3D, เกรเดียนท์ หรือสีต่างๆ
• ในกลุ่ม รีเซ็ต คุณสามารถรีเซ็ตกราฟิก SmartArt ของคุณกลับสู่สถานะเดิมได้หากต้องการยกเลิกการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทำ

• บนแท็บ รูปแบบ SmartArt:
  • ในกลุ่ม สไตล์รูปร่าง คุณสามารถเปลี่ยนสีเติม สีเส้นกรอบ และเอฟเฟกต์รูปร่างของรูปร่างของคุณได้ ตัวอย่างเช่น - ใช้เงา สะท้อน แสง หรือขอบนุ่มกับรูปร่างของคุณ
  • ในกลุ่ม สไตล์ WordArt คุณสามารถเปลี่ยนสีเติม สีเส้นกรอบ และเอฟเฟกต์ข้อความของข้อความของคุณได้ ตัวอย่างเช่น - ใช้เงา สะท้อน แสง หรือเอฟเฟกต์ 3D กับข้อความของคุณ
  • ในกลุ่ม จัดเรียง คุณสามารถเปลี่ยนตำแหน่งและลำดับของรูปร่างและรูปภาพของคุณได้ ตัวอย่างเช่น - จัดแนวไปทางซ้าย ขวา บน หรือด้านล่างของสไลด์; กระจายให้เท่ากัน; หมุน; หรือจัดกลุ่มเข้าด้วยกัน
  • ในกลุ่ม ขนาด คุณสามารถเปลี่ยนความสูงและความกว้างของรูปร่างและรูปภาพของคุณได้

แผนผังองค์กร Smart Art: คำแนะนำและเคล็ดลับในการแก้ปัญหา

นี่คือปัญหาและวิธีแก้ปัญหาทั่วไปที่คุณอาจพบเมื่อสร้างแผนผังองค์กรใน PowerPoint:

• ปัญหา: กล่องข้อความมีขนาดเล็กเกินไปหรือใหญ่เกินไปสำหรับข้อความ
  • วิธีแก้ปัญหา: คุณสามารถปรับขนาดกล่องข้อความได้โดยลากที่จับที่มุมหรือด้านข้างของรูปร่าง คุณยังสามารถปรับขนาดตัวอักษร สไตล์ตัวอักษร หรือระยะห่างระหว่างบรรทัดของข้อความโดยใช้เครื่องมือบนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ตัวอักษร
• ปัญหา: กล่องแผนผังองค์กรไม่เรียงกันหรือเว้นระยะห่างเท่ากัน
  • วิธีแก้ปัญหา: คุณสามารถใช้เครื่องมือบนแท็บ รูปแบบ SmartArt ในกลุ่ม จัดเรียง เพื่อจัดแนวและกระจายรูปร่างของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถคลิก จัดแนวซ้าย, จัดแนวกึ่งกลาง, หรือ จัดแนวขวา เพื่อจัดแนวรูปร่างของคุณในแนวนอน; หรือคลิก จัดแนวบน, จัดแนวกึ่งกลาง, หรือ จัดแนวล่าง เพื่อจัดแนวรูปร่างของคุณในแนวตั้ง คุณยังสามารถคลิก กระจายแนวนอน หรือ กระจายแนวตั้ง เพื่อเว้นระยะห่างรูปร่างของคุณให้เท่ากัน
• ปัญหา: รูปภาพบิดเบี้ยวหรือถูกครอบตัด
  • วิธีแก้ปัญหา: คุณสามารถใช้เครื่องมือบนแท็บ รูปแบบรูปภาพ ที่ปรากฏเมื่อคุณเลือกรูปภาพเพื่อปรับขนาด ตำแหน่ง และการครอบตัดของรูปภาพของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถคลิก ครอบตัด เพื่อครอบตัดรูปภาพของคุณให้เป็นรูปร่างหรืออัตราส่วนที่เฉพาะเจาะจง; หรือคลิก บีบอัดรูปภาพ เพื่อลดขนาดไฟล์และความละเอียดของรูปภาพของคุณ คุณยังสามารถใช้ที่จับที่มุมหรือด้านข้างของรูปภาพเพื่อปรับขนาดให้เป็นสัดส่วน; หรือใช้ที่จับหมุนเหนือรูปภาพเพื่อหมุนได้อย่างอิสระ

ตัวเลือกที่ 2: สร้างแผนผังองค์กรใน PowerPoint โดยใช้รูปร่าง

บางคนพบว่ารูปร่าง Smart Art น่ารำคาญเกินไปที่จะใช้ ดังนั้นตัวเลือกนี้คือการสร้างโครงสร้างแผนผังองค์กรใน PowerPoint โดยใช้รูปร่าง

• บนแท็บ แทรก ในกลุ่ม ภาพประกอบ คลิก รูปร่าง
• เลือกรูปร่างที่คุณต้องการใช้สำหรับแผนผังองค์กรของคุณ เช่น สี่เหลี่ยมผืนผ้าหรือวงรี
• วาดรูปร่างบนสไลด์ของคุณ และปรับขนาดและตำแหน่งตามต้องการ
• ในการเพิ่มข้อความลงในรูปร่าง ให้คลิกขวาที่รูปร่างแล้วเลือก แก้ไขข้อความ พิมพ์ข้อความของคุณในรูปร่าง
• ในการจัดรูปแบบรูปร่างและข้อความ ให้ใช้เครื่องมือบนแท็บ รูปแบบรูปร่าง ที่ปรากฏเมื่อคุณเลือกรูปร่าง
• ในการคัดลอกรูปร่าง ให้เลือกแล้วกด Ctrl+D ทำซ้ำขั้นตอนนี้ตามจำนวนครั้งที่คุณต้องการเพื่อสร้างรูปร่างเพิ่มเติมสำหรับแผนผังองค์กรของคุณ
• ในการจัดเรียงรูปร่าง คุณสามารถใช้เครื่องมือบนแท็บ รูปแบบรูปร่าง ในกลุ่ม จัดเรียง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจัดแนว กระจาย จัดกลุ่ม หรือหมุนรูปร่าง หรือหากคุณมี PPT Productivity add-in for PowerPoint คุณสามารถใช้คุณสมบัติ Format Toolbar เพื่อจัดแนวและจัดเรียงในคลิกน้อยลง
• ในการเชื่อมต่อรูปร่าง ให้ใช้เครื่องมือบนแท็บ แทรก ในกลุ่ม ภาพประกอบ คลิก รูปร่าง แล้วเลือกเส้นหรือรูปร่างลูกศร วาดเส้นหรือลูกศรระหว่างสองรูปร่างเพื่อแสดงความสัมพันธ์ (อีกครั้ง ผู้ใช้ PPT Productivity สามารถใช้ Format Toolbar แทนได้)
• ในการจัดรูปแบบเส้นหรือลูกศร ให้ใช้เครื่องมือบนแท็บ รูปแบบรูปร่าง ในกลุ่ม สไตล์รูปร่าง ตัวอย่างเช่น - คุณสามารถเปลี่ยนสี ความกว้าง หรือสไตล์ของเส้นหรือลูกศร

ตัวเลือกที่ 3: PPT Productivity Slide Library - เทมเพลตแผนผังองค์กร PowerPoint

PPT Productivity PowerPoint add-in มี Slide Library Toolbar ที่ทำให้ง่ายต่อการบันทึกและนำสไลด์ทั้งหมดหรือองค์ประกอบของสไลด์กลับมาใช้ใหม่ - รวมถึงรูปภาพ รูปร่าง และแม้แต่แผนผังองค์กร

คุณสามารถสร้างและบันทึกเทมเพลตแผนผังองค์กร PowerPoint ของคุณเองโดยใช้ PPT Productivity หรือคุณสามารถใช้หนึ่งใน เทมเพลตแผนผังองค์กร ที่รวมอยู่ใน สไลด์และองค์ประกอบที่ดาวน์โหลดได้กว่า 3000 รายการ ซึ่งรวมอยู่ในลิขสิทธิ์กับฟีเจอร์ Slide Library

สำหรับผู้ใช้ PPT Productivity Power Tools ที่มีอยู่ (รวมถึงผู้ใช้ ทดลองใช้งานฟรี) นี่คือขั้นตอนในการเข้าถึงเทมเพลตแผนผังองค์กรใน PowerPoint:

• คลิกที่แถบค้นหาใน Slide Library Toolbar
• พิมพ์ แผนผังองค์กร หรือ แผนผังองค์กร
• เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการจากเทมเพลตที่แสดง
• คลิกเพื่อแทรกลงในงานนำเสนอ PowerPoint ของคุณ
• โปรดทราบว่าเทมเพลตแผนผังองค์กรจะถูกปรับสีใหม่โดยอัตโนมัติเพื่อให้ตรงกับสีธีมเทมเพลตของคุณเมื่อคุณแทรกลงในงานนำเสนอ PowerPoint ของคุณ

เมื่อคุณวางเทมเพลตแผนผังองค์กรลงในงานนำเสนอ PowerPoint ของคุณแล้ว คุณสามารถปรับแต่งเพิ่มเติมได้ เมื่อเสร็จแล้ว คุณยังสามารถบันทึกเทมเพลตแผนผังองค์กรที่ปรับแต่งแล้วของคุณลงใน Slide Library ของคุณเป็นส่วนหนึ่งของ องค์ประกอบห้องสมุดส่วนตัว ของคุณ หรือคุณสามารถแชร์กับทีมของคุณผ่าน ฟีเจอร์ห้องสมุดทีม

ภาพหน้าจอด้านล่างแสดงหนึ่งในเทมเพลตแผนผังองค์กรที่เลือกจาก Slide Library Toolbar (โปรดทราบว่าขนาดของ Slide Library toolbar ได้รับการเพิ่มขึ้นเพื่อให้ง่ายต่อการดูเทมเพลต คุณสามารถทำให้แถบเครื่องมือแคบลงได้)