Sådan opretter du organisationsdiagrammer i PowerPoint

Organisationsdiagrammer er nyttige værktøjer til at visualisere hierarkiet og strukturen i en organisation. De kan hjælpe dig med at kommunikere roller, ansvar og relationer blandt teammedlemmer samt at fremvise den overordnede arbejdsgang og rapporteringslinjer.

At oprette en organisationsdiagram-skabelon i Microsoft PowerPoint kan spare dig tid og kræfter, når du har brug for at lave lignende diagrammer til forskellige formål eller målgrupper.

Dette blogindlæg giver en trin-for-trin oversigt over, hvordan man opretter en organisationsdiagram-skabelon i PowerPoint - med tre forskellige muligheder. Vi deler også nogle fejlfindingstips og tricks.

Mulighed 1: Opret organisationsdiagrammer ved hjælp af SmartArt

Trin 1: Indsæt en SmartArt-grafik

En måde at oprette et organisationsdiagram i PowerPoint er at bruge den indbyggede SmartArt-funktion. SmartArt-grafikker er foruddesignede layouts, der giver dig mulighed for at oprette forskellige typer diagrammer, såsom lister, processer, cyklusser, hierarkier og mere.

For at indsætte en SmartArt-grafik, følg disse trin:

• På fanen Indsæt i gruppen Illustrationer, klik på SmartArt.
• I dialogboksen Vælg en SmartArt-grafik, klik på Hierarki i venstre rude.
• Vælg et layout, der passer til dine behov. For eksempel kan du vælge Organisationsdiagram, Navn og titel organisationsdiagram, Halvcirkel organisationsdiagram eller Billede organisationsdiagram.
• Klik på OK.

En SmartArt organisationsdiagramgrafik vil dukke op på din PowerPoint-slide med nogle pladsholder-tekstbokse og -former. Du kan ændre størrelse, flytte eller slette SmartArt-grafikken efter behov.

Trin 2: Tilføj tekst og billeder

For at tilføje tekst til dit organisationsdiagram kan du enten skrive direkte i tekstboksene eller bruge Tekstpanelet, der vises på venstre side af SmartArt-grafikken. Tekstpanelet giver dig mulighed for at indtaste og redigere tekst i listeformat og viser også hierarkiniveauet for hver tekstboks.

For at tilføje billeder til dit organisationsdiagram kan du enten bruge Billede organisationsdiagram-layoutet, som har pladsholdere til billeder, eller indsætte billeder manuelt. For at indsætte billeder manuelt, følg disse trin:

• På fanen Indsæt i gruppen Illustrationer, klik på Billeder.
• I dialogboksen Indsæt billede, gennemse til placeringen af din billedfil, vælg den, og klik på Indsæt.
• Ændr størrelse og position på billedet efter behov.
• Højreklik på billedet og vælg Send bagud for at placere det bag tekstboksen.
• Gentag disse trin for hvert billede, du vil tilføje.

Trin 3: Tilpas design og format

Du kan tilpasse designet og formatet af dit organisationsdiagram ved hjælp af mulighederne på fanerne SmartArt Design og SmartArt Format. Disse faner vises på PowerPoint-båndet, når du klikker på SmartArt-grafikken. Fanerne giver dig mulighed for at ændre layout, stil, farve, form, størrelse, justering og effekter af dit SmartArt organisationsdiagram.

Nogle af de tilgængelige muligheder:

På fanen SmartArt Design:

• I gruppen Opret grafik kan du tilføje eller fjerne former, flytte former op eller ned i niveauer, fremme eller degradere former eller omarrangere former inden for samme niveau.
• I gruppen Layouts kan du ændre layoutet af din SmartArt-grafik. For eksempel skifte fra et vandret til et lodret layout eller fra et standard til et stablet layout.
• I gruppen SmartArt-stilarter kan du anvende en foruddefineret stil på din SmartArt-grafik. For eksempel vælge mellem forskellige 3D-, gradient- eller farvede stilarter.
• I gruppen Nulstil kan du nulstille din SmartArt-grafik til dens oprindelige tilstand, hvis du vil fortryde ændringer, du har foretaget.

• På fanen SmartArt Format:
  • I gruppen Formstilarter kan du ændre fyldfarve, konturfarve og formeffekter af dine former. For eksempel - anvende skygger, refleksioner, glød eller bløde kanter på dine former.
  • I gruppen WordArt-stilarter kan du ændre fyldfarve, konturfarve og teksteffekter af din tekst. For eksempel - anvende skygger, refleksioner, glød eller 3D-effekter på din tekst.
  • I gruppen Arranger kan du ændre position og rækkefølge af dine former og billeder. For eksempel - justere dem til venstre, højre, top eller bund af sliden; distribuere dem jævnt; rotere dem; eller gruppere dem sammen.
  • I gruppen Størrelse kan du ændre højden og bredden af dine former og billeder.

Smart Art Org Charts: Fejlfindingstips og tricks

Her er nogle almindelige problemer og løsninger, som du kan støde på, når du opretter et organisationsdiagram i PowerPoint:

• Problem: Tekstbokse er for små eller for store til teksten.
  • Løsning: Du kan ændre størrelsen på tekstboksene ved at trække i håndtagene på hjørnerne eller siderne af formerne. Du kan også justere skriftstørrelse, skrifttype eller linjeafstand for teksten ved hjælp af værktøjerne på fanen Hjem i gruppen Skrifttype.
• Problem: Organisationsdiagram-bokse er ikke justeret eller fordelt jævnt.
  • Løsning: Du kan bruge værktøjerne på fanen SmartArt Format i gruppen Arranger til at justere og fordele dine former. For eksempel kan du klikke på Juster til venstre, Juster midt eller Juster til højre for at justere dine former vandret; eller klikke på Juster til top, Juster midt eller Juster til bund for at justere dine former lodret. Du kan også klikke på Fordel vandret eller Fordel lodret for at fordele dine former jævnt.
• Problem: Billeder er forvrængede eller beskåret.
  • Løsning: Du kan bruge værktøjerne på fanen Billede Format, der vises, når du vælger et billede, til at justere størrelsen, positionen og beskæringen af dit billede. For eksempel kan du klikke på Beskær for at beskære dit billede til en bestemt form eller billedformat; eller klikke på Komprimer billeder for at reducere filstørrelsen og opløsningen af dit billede. Du kan også bruge håndtagene på hjørnerne eller siderne af billedet til at ændre størrelsen proportionalt; eller bruge rotationshåndtaget over billedet til at rotere det frit.

Mulighed 2: Opret organisationsdiagram i PowerPoint ved hjælp af former

Nogle mennesker finder smart art-formerne for irriterende at bruge. Så denne mulighed er simpelthen at oprette en organisationsdiagramstruktur i PowerPoint ved hjælp af former.

• På fanen Indsæt i gruppen Illustrationer, klik på Former.
• Vælg en form, du vil bruge til dit organisationsdiagram, såsom en rektangel eller en oval.
• Tegn formen på din slide, og ændr størrelse og position efter behov.
• For at tilføje tekst til formen, højreklik på formen og vælg Rediger tekst. Skriv din tekst i formen.
• For at formatere formen og teksten, brug værktøjerne på fanen Form Format, der vises, når du vælger formen.
• For at kopiere formen, vælg den og tryk på Ctrl+D. Gentag dette trin så mange gange, som du har brug for at oprette flere former til dit organisationsdiagram.
• For at arrangere formerne kan du bruge værktøjerne på fanen Form Format i gruppen Arranger. For eksempel kan du justere, fordele, gruppere eller rotere formerne. Eller hvis du har PPT Productivity add-in for PowerPoint, kan du bruge Format Toolbar-funktionerne til at justere og arrangere med færre klik.
• For at forbinde formerne, brug værktøjerne på fanen Indsæt i gruppen Illustrationer. Klik på Former, og vælg derefter en linje eller en pilform. Tegn linjen eller pilen mellem to former for at vise deres relation (igen, PPT Productivity-brugere kan bruge Format Toolbar i stedet).
• For at formatere linjen eller pilen, brug værktøjerne på fanen Form Format i gruppen Formstilarter. For eksempel - du kan ændre farve, bredde eller stil på linjen eller pilen.

Mulighed 3: PPT Productivity Slide Library - PowerPoint Org Chart skabeloner

PPT Productivity PowerPoint add-in har en Slide Library Toolbar, der gør det nemt at gemme og genbruge hele slides eller slide-elementer - inklusive billeder, former og endda organisationsdiagrammer.

Du kan oprette og gemme dine egne PowerPoint organisationsdiagram-skabeloner ved hjælp af PPT Productivity, eller du kan bruge en af de organisationsdiagram-skabeloner, der er inkluderet i vores 3000+ downloadbare slides og elementer, som er inkluderet i licensen med Slide Library-funktionen.

For eksisterende PPT Productivity Power Tools-brugere (inklusive Gratis prøveversion-brugere), her er trinene til at få adgang til en organisationsdiagram-skabelon i PowerPoint:

• Klik på søgefeltet i Slide Library Toolbar
• Skriv Org Chart eller Organisationsdiagram
• Vælg din foretrukne mulighed fra de skabeloner, der vises
• Klik for at indsætte det i din PowerPoint-præsentation
• Bemærk, at organisationsdiagram-skabelonen automatisk vil blive omfarvet for at matche din skabelons temafarve, når du indsætter den i din PowerPoint-præsentation.

Når du har indsat organisationsdiagram-skabelonen i din PowerPoint-præsentation, kan du tilpasse den yderligere. Når du er færdig, kan du også gemme din tilpassede organisationsdiagram-skabelon i din Slide Library som en del af dine Personlige bibliotekselementer, eller du kan dele den med dit team via Team Library-funktionen.

Skærmbilledet nedenfor viser en af organisationsdiagram-skabelonerne valgt fra Slide Library Toolbar (bemærk, at størrelsen på Slide Library-værktøjslinjen er blevet øget for at gøre det lettere at se skabelonerne, du kan gøre værktøjslinjen smallere).