Cách sao chép và dán định dạng trong PowerPoint

Hầu như ai cũng biết về Ctrl + C và Ctrl + V để sao chép và dán trong PowerPoint. Nhưng bạn có biết rằng bạn cũng có thể sao chép và dán định dạng trong PowerPoint, để nhanh chóng làm đẹp các bài thuyết trình của mình không.

Trong Hướng dẫn Cách làm này, chúng tôi giải thích các tính năng khác nhau để sao chép và dán định dạng trong PowerPoint tiêu chuẩn - cách chúng hoạt động và những hạn chế của chúng. Chúng tôi cũng giải thích một số tiện ích bổ sung PPT Productivity cho các tính năng PowerPoint giúp việc áp dụng định dạng trong PowerPoint nhanh hơn và dễ dàng hơn nhiều.

Lưu ý rằng bài viết này ban đầu được viết vào tháng 10 năm 2022 và được cập nhật vào năm 2023 sau khi phát hành bộ tính năng PPT Productivity Format Painter.

Format Painter trong PowerPoint là gì?

Format Painter trong PowerPoint là biểu tượng cọ vẽ trên thanh công cụ chính của PowerPoint (tham khảo ảnh chụp màn hình bên dưới). Bạn có thể sử dụng tính năng Format Painter của PowerPoint để sao chép và áp dụng định dạng từ một đối tượng sang đối tượng khác. Tự hỏi làm thế nào để định dạng văn bản trong PowerPoint? Tính năng Format Painter hoạt động tốt trên văn bản cũng như thay đổi màu sắc của các hình dạng PowerPoint tiêu chuẩn.

Cách sử dụng Format Painter trong PowerPoint?

Đơn giản:

• Chọn văn bản hoặc đối tượng bạn muốn sao chép định dạng từ đó
• Nhấp vào format painter (trên tab Home của Ribbon trong nhóm tính năng Clipboard)
• Chọn văn bản hoặc đối tượng bạn muốn áp dụng định dạng

Lưu ý rằng chế độ mặc định của Format Painter là chỉ áp dụng định dạng đã lưu một lần, nhưng nếu bạn nhấp đúp vào biểu tượng format painter, bạn có thể tiếp tục áp dụng định dạng cho nhiều đối tượng hoặc đoạn văn bản.

Hạn chế của Format Painter trong PowerPoint

Format painter là một tính năng hữu ích nếu bạn cần nhanh chóng thay đổi màu sắc của các hình dạng hoặc cập nhật kiểu văn bản. Nhưng format painter không sao chép và áp dụng định dạng cho các bảng PowerPoint, cũng như không thể sao chép các định dạng bổ sung như kích thước hình dạng, vị trí, v.v. Ngoài ra, PowerPoint không gán phím tắt cho format painter (mặc dù bạn có thể gán phím tắt cho format painter bằng tính năng phím tắt tùy chỉnh của PPT Productivity).

PowerPoint Pick up Style và Apply Style

Các tính năng Pick Up Style và Apply Style của PowerPoint tương tự như Format Painter. Các tính năng này khó tìm hơn nhưng cũng thân thiện với người dùng hơn. Sử dụng Pick Up Style và Apply Style trong PowerPoint bạn có thể:

• Di chuyển giữa các slide: Bạn có thể Pick Up Style để sao chép một kiểu từ một slide và tiếp tục làm việc trên slide trước khi điều hướng đến một slide khác để áp dụng kiểu. Format Painter áp dụng định dạng đã sao chép ngay khi bạn chọn đoạn văn bản hoặc đối tượng tiếp theo (khiến việc điều hướng giữa các slide trở nên khó khăn hơn)
• Áp dụng kiểu nhiều lần: Khi bạn đã Pick Up Style, bạn có thể áp dụng kiểu đó nhiều lần trên nhiều slide trong khi vẫn thực hiện các thay đổi khác. Kiểu đã Pick Up sẽ được ghi nhớ để dễ dàng áp dụng cho đến khi bạn Pick Up một kiểu khác.

Cách sử dụng PowerPoint Pick Up Style và Apply Style?

PowerPoint ẩn các tính năng Pick Up Style và Apply Style! Chúng không xuất hiện trên Ribbon tiêu chuẩn của PowerPoint, nhưng bạn có thể thêm Pick Up Style và Apply Style vào QAT của mình. Chỉ cần nhấp chuột phải vào QAT, chọn Customize và sau đó thay đổi bộ lọc thành Choose commands từ.... All commands (dễ hơn là cuộn!). Sau đó tìm kiếm Pick Up Style và Apply Style và lưu chúng vào QAT của bạn để dễ dàng truy cập.

Bạn cũng có thể truy cập các tính năng này qua phím tắt:

• Pick Up Object Style: Ctrl+Shift+C
• Apply Object Style: Ctrl+Shift+V

Để sử dụng các tính năng này, chỉ cần:

• Chọn kiểu bạn muốn sao chép (ví dụ chọn một hình dạng bằng cách nhấp chuột hoặc đánh dấu văn bản) sau đó nhấp vào Pick Up Style.
• Tiếp theo, chọn đối tượng hoặc văn bản bạn muốn áp dụng kiểu và nhấp vào Apply Style.

Hạn chế của các tính năng PowerPoint Pickup Style và Apply Style

Pickup và Apply Style chỉ có thể sao chép và áp dụng các thuộc tính sau:

• Màu tô/ màu viền của hình dạng
• Màu chữ, kiểu chữ, kích thước
• Kiểu đường viền hoặc viền ngoài (ví dụ: chấm, gạch)

Các tính năng Pickup Style và Apply Style của PowerPoint không hoạt động cho:

• Áp dụng kích thước hình dạng
• Áp dụng vị trí hình dạng
• Áp dụng định dạng cho các bảng PowerPoint

Các tính năng Copy Format và Paste Format của PPT Productivity

PPT Productivity là một tiện ích bổ sung tiết kiệm thời gian cho PowerPoint. PPT Productivity đã có tính năng sao chép và dán vị trí + kích thước định dạng trong một thời gian. Tính năng này đang được nâng cấp, để cung cấp các tùy chọn bổ sung (Cập nhật - các tính năng PPT Productivity Format Painters mới được nâng cấp đã được phát hành vào tháng 1 năm 2023).

Bạn có thể sao chép và dán các thuộc tính định dạng sau với Power Tools của PPT Productivity (bạn có thể chọn áp dụng tất cả các thuộc tính áp dụng cho một đối tượng hoặc tùy chỉnh những gì bạn muốn dán):

• Sao chép Dán Vị trí: với các tùy chọn để dán vị trí dựa trên đỉnh hoặc trái (ví dụ: để bạn có thể dán vị trí của các đối tượng có kích thước khác nhau, căn chỉnh với một điểm neo chung)
• Sao chép Dán Kích thước: với các tùy chọn để khớp chiều cao, chiều rộng và xoay
• Sao chép Dán Màu tô: với các tùy chọn để khớp màu, độ trong suốt và màu đặc so với mẫu của màu tô
• Sao chép Dán Đường viền: với các tùy chọn để khớp màu đường viền, độ rộng, độ trong suốt, kiểu gạch, mũi tên bắt đầu, mũi tên kết thúc
• Sao chép Dán Hộp văn bản: các tùy chọn để khớp văn bản, căn chỉnh dọc, hướng văn bản, lề, bọc văn bản
• Sao chép Dán Góc/ cạnh: khớp điểm chevron, góc của các hình chữ nhật có cạnh tròn, vị trí của mũi tên hộp chú thích
• Sao chép Dán Hoạt hình: sao chép và dán các hoạt hình trên một hình dạng bao gồm tùy chọn để thêm một hoạt hình (vào một đối tượng đã có hoạt hình)

Copy Table Format của PPT Productivity

Plugin PPT Productivity cho PowerPoint có tính năng sao chép và dán định dạng bảng (phát hành tháng 1 năm 2023). Tính năng Copy Table Format tuyệt vời này cho phép bạn sao chép định dạng của một bảng PowerPoint và áp dụng định dạng đó cho một bảng khác. Tính năng này xem xét:

• Màu sắc bảng: bao gồm màu sắc bảng, màu chữ, sự hiện diện của màu sắc thay thế trên các hàng tiêu đề hoặc chân trang hoặc các cột bắt đầu hoặc kết thúc
• Phông chữ bảng
• Chiều cao hàng
• Chiều rộng cột