Sự khác biệt giữa Mẫu PowerPoint, Chủ đề và Bố cục?

Bạn đang tự hỏi sự khác biệt giữa một chủ đề PowerPoint và một mẫu PowerPoint là gì? Hoặc sự khác biệt giữa các mẫu và bố cục trong PowerPoint là gì? Bạn không phải là người duy nhất!  Khi viết tổng quan về tính năng cho tính năng Quản lý Mẫu PowerPoint mới của PPT Productivity, chúng tôi thấy thông tin của Microsoft về từng cái khá khó hiểu.  Chúng tôi đã cố gắng tóm tắt nó trong ba điểm sau, cùng với một số thông tin bổ sung về từng cái trong hướng dẫn tổng quan dưới đây:

• Chủ đề PowerPoint bao gồm màu sắc, phông chữ, hiệu ứng và kiểu nền 
• Bố cục PowerPoint là các định dạng được thiết kế sẵn quyết định cách thông tin được hiển thị trên một slide
• Mẫu PowerPoint kết hợp một chủ đề PowerPoint và các bố cục slide, cùng với bất kỳ tùy chỉnh bổ sung nào (ví dụ: logo công ty của bạn được lưu dưới dạng hình nền, v.v.) để tạo ra nền tảng cho bài thuyết trình của bạn 

Theo kinh nghiệm của chúng tôi khi làm việc với các tổ chức lớn, đội ngũ tiếp thị thường sở hữu việc tạo ra các mẫu PowerPoint được công ty phê duyệt.  Nhưng Tiếp thị tập trung vào việc đảm bảo các yếu tố thương hiệu được bao phủ một cách thích hợp (thường bao gồm hình ảnh được phê duyệt và bất kỳ phông chữ nào được phê duyệt).  Rất thường xuyên họ không xem xét nhiều đến tính khả dụng của các bố cục.  Kết quả?  Các mẫu công ty thường có màu sắc, logo và hình ảnh được phê duyệt bởi tiếp thị, nhưng chúng gây khó chịu khi thực sự sử dụng.  Tin tốt là bạn có thể dễ dàng cập nhật mẫu của mình để làm cho nó hiệu quả hơn!

Chủ đề trong PowerPoint là gì?

Một chủ đề PowerPoint mang lại cho mẫu của bạn 'tính cách' của nó. Chủ đề của mẫu của bạn quyết định:

• Bảng màu mà nó sẽ sử dụng cho văn bản, hình dạng và nền
• Loại phông chữ nào được đặt làm mặc định
• Hiệu ứng và kiểu dấu đầu dòng nào được đặt làm mặc định

Khi bạn tạo một bài thuyết trình mới, bạn có thể sử dụng một trong các tùy chọn PowerPoint tiêu chuẩn hoặc tạo thiết kế chủ đề PowerPoint của riêng bạn. Để sử dụng một chủ đề được đặt trước của Microsoft, hãy điều hướng đến tab ‘Thiết kế’ trên dải băng PowerPoint tiêu chuẩn.  Nếu bạn đang làm việc từ một mẫu PowerPoint hiện có (ví dụ: nếu bạn đang làm việc từ một trong những bài thuyết trình công ty hiện có của bạn mà đội ngũ tiếp thị đã tạo) thì mẫu hiện có của bạn sẽ đã có một chủ đề PowerPoint được xác định cho nó.  Sử dụng các màu được chỉ định bởi chủ đề của bài thuyết trình của bạn sẽ mang lại cho bài thuyết trình của bạn một cái nhìn nhất quán hoặc gắn kết hơn.

LƯU Ý: Chủ đề đặt màu sắc, phông chữ và kiểu dấu đầu dòng mặc định. Nhưng chúng không ngăn người dùng thêm các màu sắc hoặc phông chữ khác khi sử dụng một mẫu.

Tìm hiểu cách tạo hoặc tùy chỉnh bảng màu của riêng bạn cho một chủ đề

Trên dải băng PPT Productivity, bạn có thể thấy phông chữ chủ đề của mẫu của bạn trong nhóm Văn bản

Ở đầu Thanh công cụ Màu sắc của PPT Productivity bạn sẽ thấy bảng màu của chủ đề của bạn (được viền đỏ bên dưới)

Bố cục PowerPoint là gì?

Bố cục trong PowerPoint quyết định vị trí mặc định cho nội dung trên slide và nó cũng chỉ ra loại nội dung mà mỗi bố cục được dự định cho. Bố cục PowerPoint là các bố cục slide trong một mẫu PowerPoint chứa định dạng, vị trí và các chỗ trống cho nội dung xuất hiện trên slide. PowerPoint có các bố cục slide tiêu chuẩn, nhưng bạn cũng có thể sửa đổi các bố cục này hoặc tạo các bố cục mới theo yêu cầu của bạn.

Mẫu PowerPoint tiêu chuẩn đi kèm với một số bố cục mặc định. Bạn có thể thay đổi bố cục được sử dụng trên bất kỳ slide nào bằng cách nhấp vào menu thả xuống Bố cục từ dải băng PPT Productivity và chọn bố cục mong muốn cho slide của bạn. Hoặc truy cập tab ‘Trang chủ’ để tìm menu Bố cục.

Khi tạo hoặc cập nhật một mẫu và chọn bố cục, các bố cục trở thành ‘bố cục/ slide chính’.  Quan trọng nhất trong số các bố cục/ slide chính này là ‘Bố cục Slide Chính’ hoặc ‘Slide Cha’.  Đây là cái đầu tiên hiển thị khi bạn điều hướng đến ‘Xem > Slide Chính’.  Slide ‘Cha’ này truyền các yếu tố như số trang hoặc tiêu đề slide đến các bố cục khác trong nhóm của nó. Các bố cục tiếp theo được gọi là ‘Slide Con’. Bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đối với slide/ bố cục đầu tiên (‘Slide Cha’) sẽ được sao chép trong các bố cục bên dưới nó (‘Slide Con’).

Ví dụ, nếu bạn thêm một logo vào bố cục chính ‘Cha’, nó sẽ xuất hiện trên tất cả các bố cục ‘Con’. Để thực hiện các thay đổi độc đáo cho các bố cục riêng lẻ, chọn bố cục đó và điều chỉnh theo nhu cầu. Các thay đổi được thực hiện đối với các bố cục Con sẽ chỉ ảnh hưởng đến bố cục riêng lẻ.

Lưu ý – bạn không cần phải tạo một bố cục cho mọi định dạng slide mà bạn dự định sử dụng.  Bố cục được thiết kế để tiết kiệm thời gian bằng cách cung cấp các phím tắt cho các bố cục slide thường được sử dụng (và cho phép bạn chỉ định các bố cục để phù hợp với thương hiệu). 

Mẫu PowerPoint là gì?

Một Mẫu PowerPoint là nền tảng của bài thuyết trình của bạn.  Là một phần của việc tạo Mẫu, bạn sẽ cần bao gồm một chủ đề và các bố cục slide (bằng cách chọn các tùy chọn mặc định hoặc tùy chỉnh).

Các mẫu được lưu dưới dạng tệp .potx.

Nếu bạn là người dùng PPT Productivity, bạn có thể tìm thấy tất cả các Mẫu của mình bằng cách nhấp vào biểu tượng quản lý Mẫu trong nhóm Tệp trên dải băng trên cùng của bạn.

Để có hướng dẫn từng bước tạo Mẫu của riêng bạn, hãy xem bài đăng của chúng tôi ‘Muốn biết cách tạo mẫu tùy chỉnh trong PowerPoint?’

Cách chỉnh sửa Mẫu PowerPoint của bạn

Làm thế nào để mở một Mẫu PowerPoint để chỉnh sửa nó?

Để chỉnh sửa tệp .potx của bạn, bạn cần tìm tệp (trong trình khám phá Windows), nhấp chuột phải và chọn ‘Mở’.  Nếu bạn mở tệp .potx bằng cách nhấp đúp hoặc từ trong PowerPoint, nó sẽ kích hoạt ‘sử dụng’ mẫu thay vào đó và sẽ tạo một tài liệu trống mới dựa trên mẫu.

Một khi bạn đã mở mẫu chính, bạn có thể thực hiện hầu hết các cập nhật theo cách mà bạn sẽ cập nhật một bài thuyết trình tiêu chuẩn. Hướng dẫn của chúng tôi ‘Muốn biết cách tạo mẫu tùy chỉnh trong PowerPoint?’ cung cấp các bước chi tiết về việc tạo hoặc chỉnh sửa các yếu tố khác nhau của một mẫu.

Thay đổi Mẫu của bạn để Tăng cường Năng suất của bạn

Các mẫu không phải lúc nào cũng được thiết lập đúng cách. Nếu bạn giải quyết điều này bằng cách chỉnh sửa tệp .potx của bạn, bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian.  Dưới đây là một số vấn đề điển hình mà chúng tôi đã thấy và đề xuất của chúng tôi để giải quyết chúng:

• Người tạo ra một mẫu PowerPoint thường bao gồm một bản sao của các bố cục dưới dạng các slide thực tế trong gói. Điều này có nghĩa là khi bạn mở mẫu, bạn cần xóa tất cả các slide trước khi có thể bắt đầu làm việc. Đề xuất của chúng tôi – chỉnh sửa tệp .potx để xóa các slide này, để bạn luôn có thể mở một bộ bài trống sẵn sàng cho hành động.
• Các mẫu PowerPoint thường được thiết lập để làm những điều khó chịu như ‘thu nhỏ kích thước văn bản để phù hợp’; hoặc sử dụng một định dạng kiểu đoạn văn kỳ lạ khi thụt lề. Một lần nữa – mở tệp .potx, đặt mẫu PowerPoint để sử dụng các kiểu đoạn văn bạn thích, và bạn sẽ được hưởng lợi mỗi ngày bạn làm việc trên một bộ bài!
• Bạn có sử dụng một bố cục khá thường xuyên mà không có trong mặc định không? Thư viện Hình dạng của chúng tôi cung cấp các tùy chọn bố cục để làm cho nó dễ dàng, nhưng bạn cũng có thể chỉnh sửa tệp .potx để bao gồm các sở thích của bạn
• Chia sẻ tệp .potx đã cập nhật với nhóm của bạn!  Nếu bạn cảm thấy khó chịu vì đồng nghiệp hoặc thành viên trong nhóm đang tạo các bài thuyết trình với các vấn đề do mẫu gây ra, hãy thực hiện cập nhật tệp .potx và sắp xếp với IT để nó được cập nhật trong triển khai trung tâm (nếu mẫu của bạn được cài đặt trung tâm trên tất cả các máy) hoặc đơn giản là gửi email tệp .potx đã cập nhật cho đồng nghiệp!

Tóm lại, một Mẫu PowerPoint là một bộ sẵn của một chủ đề, các bố cục và thường là logo/ thương hiệu tùy chỉnh được chèn vào các bố cục cung cấp một nền tảng hình ảnh cho bài thuyết trình của bạn. Bố cục Slide PowerPoint đề xuất các định dạng cho cách bố trí các loại thông tin khác nhau trên một slide. Một Chủ đề PowerPoint xác định màu sắc và phông chữ mặc định sẽ được sử dụng khi người dùng thêm từ ngữ hoặc hình dạng vào các slide.

Thông thường, khi mọi người đề cập đến một Mẫu PowerPoint, họ sẽ đề cập đến sự kết hợp của bố cục và chủ đề vì đây là các yếu tố tạo nên một Mẫu PowerPoint như một tổng thể.

Tìm hiểu cách tạo Mẫu tùy chỉnh của riêng bạn