Cách theo dõi thay đổi trong PowerPoint bằng tính năng Xem lại / So sánh

PowerPoint là một công cụ mạnh mẽ để tạo và trình bày các bài thuyết trình. Khi bạn tinh chỉnh bài thuyết trình của mình, cũng có các tính năng bạn có thể sử dụng để cộng tác và xem xét. Nếu bạn muốn chia sẻ bài thuyết trình của mình với người khác và nhận phản hồi của họ, bạn có thể sử dụng tính năng Xem lại của PowerPoint để theo dõi các thay đổi trong PowerPoint và xem nhận xét.

Tính năng Xem lại của PowerPoint cho phép bạn so sánh và hợp nhất hai phiên bản của cùng một bài thuyết trình, và xem những thay đổi nào đã được thực hiện bởi ai. Bạn cũng có thể chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi trong PowerPoint, và thêm nhận xét của riêng bạn để giải thích hoặc thảo luận về chúng.

Bài viết blog này hướng dẫn cách sử dụng tính năng Xem lại trong PowerPoint để theo dõi các thay đổi trong bài thuyết trình PowerPoint của bạn. Lưu ý rằng chúng tôi đã sử dụng PowerPoint cho Microsoft 365, nhưng các bước tương tự cho các phiên bản khác của PowerPoint.

Chúng tôi cũng đã bao gồm thông tin về Sticky Notes của tiện ích bổ sung PPT Productivity cho PowerPoint, một lựa chọn thay thế tuyệt vời cho tính năng Nhận xét tiêu chuẩn của PowerPoint khi bạn muốn thực hiện chú thích đánh dấu trên bài thuyết trình của mình thay vì chỉ theo dõi các thay đổi.

Bước 1: Gửi Bài Thuyết Trình PowerPoint của Bạn để Xem Xét

Các bước sau đây giả định rằng bạn đã chuẩn bị một bài thuyết trình PowerPoint và sau đó cung cấp nó cho đồng nghiệp hoặc bạn bè để xem xét. Bạn không cần phải chuẩn bị đặc biệt trước khi gửi bài thuyết trình để có thể xem xét, mặc dù chúng tôi khuyên bạn nên lưu một bản sao riêng của phiên bản được gửi để xem xét nếu bạn cung cấp bài thuyết trình PowerPoint để xem xét dưới dạng liên kết từ ổ đĩa chia sẻ.

Có hai cách để thu thập phản hồi trong PowerPoint:

• Bạn có thể đề nghị người xem xét của bạn thực hiện các thay đổi trực tiếp trên các slide PowerPoint trong phiên bản xem xét của họ và thêm nhận xét.
• Như một lựa chọn thay thế cho nhận xét PowerPoint, họ có thể thực hiện các thay đổi trực tiếp và sử dụng tính năng sticky notes tiện lợi cho PowerPoint nếu họ sử dụng tiện ích bổ sung PPT Productivity cho PowerPoint.

Bước 2: Sử dụng tính năng So sánh của PowerPoint để xem xét và Hợp nhất phản hồi

Tính năng So sánh của PowerPoint là tính năng cho phép bạn theo dõi các thay đổi trong PowerPoint. Khi bạn nhận được các bản sao đã được xem xét của bài thuyết trình từ người xem xét, bạn có thể so sánh và hợp nhất nó với phiên bản gốc mà bạn đã lưu trên máy tính của mình để xem các thay đổi đã được theo dõi và quyết định xem bạn muốn chấp nhận tất cả, một số hoặc không có thay đổi nào của họ. Để làm điều này, hãy làm theo các bước sau:

• Mở phiên bản gốc của bài thuyết trình PowerPoint mà bạn đã lưu trên máy tính của mình.
• Nhấp vào tab Xem lại của PowerPoint trên Ribbon, sau đó nhấp vào So sánh trong nhóm So sánh.
• Trong hộp Chọn Tệp để Hợp nhất với Bài Thuyết Trình Hiện Tại, tìm bản sao xem xét mà bạn đã lưu vào vị trí chia sẻ, nhấp vào nó, và sau đó nhấp vào Hợp nhất.
• Ngăn Sửa đổi sẽ mở ra ở phía bên phải của cửa sổ PowerPoint, hiển thị tất cả các nhận xét và thay đổi được thực hiện bởi người xem xét.

Bước 3: Sử dụng ngăn Sửa đổi của PowerPoint để xem xét Nhận xét và Thay đổi

Ngăn Sửa đổi hiển thị thông tin Theo dõi Thay đổi của PowerPoint. Tại đây bạn có thể xem chi tiết các nhận xét và thay đổi được thực hiện bởi người xem xét. Bạn cũng có thể chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi trong bài thuyết trình PowerPoint của mình, và bạn có thể trả lời hoặc xóa các nhận xét.

Có một số tùy chọn để thực hiện các thay đổi trong ngăn Sửa đổi của PowerPoint:

• Nếu người xem xét để lại nhận xét trong bài thuyết trình PowerPoint của bạn, bạn sẽ thấy chúng dưới Thay đổi Slide trong ngăn Sửa đổi. Để đọc chi tiết các nhận xét, ở dưới cùng của cửa sổ PowerPoint, trên thanh trạng thái, nhấp vào Nhận xét.
• Để trả lời một nhận xét, di chuyển con trỏ của bạn qua nhận xét và nhấp vào Trả lời. Nhập câu trả lời của bạn và nhấn Enter.
• Để xóa một nhận xét, di chuyển con trỏ của bạn qua nhận xét và nhấp vào Xóa.
• Nếu người xem xét thực hiện thay đổi trong bài thuyết trình PowerPoint của bạn, bạn sẽ thấy chúng dưới Thay đổi Bài Thuyết Trình trong ngăn Sửa đổi. Để xem chi tiết của một thay đổi trong nội dung của slide, nhấp vào từng mục trong danh sách.
• Để chấp nhận một thay đổi, đánh dấu vào ô bên cạnh biểu tượng Tác giả khác. Để từ chối một thay đổi, để ô không được đánh dấu. Các ô không được đánh dấu sẽ không được thêm vào bài thuyết trình.
• Để chấp nhận hoặc từ chối tất cả các thay đổi trong bài thuyết trình, nhấp vào mũi tên bên cạnh Chấp nhận hoặc Từ chối, và sau đó nhấp vào Chấp nhận Tất cả hoặc Từ chối Tất cả.

Lựa chọn thay thế cho Nhận xét PowerPoint: Sử dụng tính năng Sticky Notes của tiện ích bổ sung PPT Productivity thay vì nhận xét PowerPoint

Nếu người xem xét PowerPoint của bạn đang cung cấp phản hồi mà không thực hiện thay đổi trực tiếp (điều này thường xảy ra khi gửi cho các thành viên cấp cao/khách hàng để xem xét), tính năng nhận xét tiêu chuẩn của PowerPoint có một số hạn chế:

• Bạn cần điều hướng qua danh sách nhận xét trong ngăn sửa đổi để tìm các nhận xét liên quan đến từng slide
• Nếu bạn thích xem xét các bản in, không có tùy chọn bố cục in nào hiển thị các nhận xét PowerPoint trên cùng một trang với slide liên quan đến các nhận xét.

Một lựa chọn thay thế cho việc sử dụng nhận xét PowerPoint là tính năng Sticky Notes của tiện ích bổ sung PPT Productivity cho PowerPoint. Tính năng Sticky Notes của PPT Productivity thêm các hình dạng ghi chú dán kỹ thuật số vào góc trên của các slide PowerPoint. Bạn có thể gán các màu ghi chú dán khác nhau cho các người xem xét khác nhau, và các ghi chú cũng sẽ mặc định hiển thị chữ cái đầu của người xem xét (điều này có thể được tùy chỉnh để thay đổi hoặc xóa chữ cái đầu). Người xem xét cũng có tùy chọn sử dụng các đường gọi ghi chú dán để chỉ vào các phần cụ thể của slide.

Điều hướng qua một bài thuyết trình PowerPoint để xem phản hồi ghi chú dán rất dễ dàng bằng cách sử dụng nút 'tìm ghi chú dán tiếp theo'. Khi bạn hoàn thành việc tích hợp phản hồi, bạn có thể xóa tất cả các ghi chú dán chỉ với một cú nhấp chuột bằng cách sử dụng nút 'xóa tất cả ghi chú dán trong PowerPoint'.

Để sử dụng tính năng ghi chú dán cho PowerPoint, người xem xét cần có tiện ích bổ sung PPT Productivity cho PowerPoint.

Tìm hiểu thêm về Sticky Notes cho PowerPoint hoặc đăng ký dùng thử tiện ích bổ sung PPT Productivity miễn phí 30 ngày với quyền truy cập vào Sticky notes và hơn 200 tính năng tiết kiệm thời gian khác (bạn sẽ không bị yêu cầu cung cấp thông tin thẻ tín dụng để truy cập, đây là một bản dùng thử miễn phí thực sự). PPT Productivity là một tiện ích bổ sung tiết kiệm thời gian được tích hợp trong PowerPoint và giúp tạo, tinh chỉnh và tái sử dụng nội dung trong PowerPoint nhanh hơn.