So verfolgen Sie Änderungen in PowerPoint mit der Überprüfungs-/Vergleichsfunktion

PowerPoint ist ein leistungsstarkes Werkzeug zum Erstellen und Präsentieren von Präsentationen. Während Sie Ihre Präsentation verfeinern, gibt es auch Funktionen, die Sie für die Zusammenarbeit und Überprüfung nutzen können. Wenn Sie Ihre Präsentation mit anderen teilen und deren Feedback erhalten möchten, können Sie die Überprüfungsfunktion von PowerPoint verwenden, um Änderungen in PowerPoint nachzuverfolgen und Kommentare anzuzeigen.

Die Überprüfungsfunktion von PowerPoint ermöglicht es Ihnen, zwei Versionen derselben Präsentation zu vergleichen und zusammenzuführen und zu sehen, welche Änderungen von wem vorgenommen wurden. Sie können die Änderungen in PowerPoint auch akzeptieren oder ablehnen und Ihre eigenen Kommentare hinzufügen, um sie zu erklären oder zu diskutieren.

Dieser Blogbeitrag erklärt, wie Sie die Überprüfungsfunktion in PowerPoint verwenden, um Änderungen in Ihrer PowerPoint-Präsentation nachzuverfolgen. Beachten Sie, dass wir PowerPoint für Microsoft 365 verwendet haben, die Schritte jedoch für andere Versionen von PowerPoint ähnlich sind.

Wir haben auch Informationen über PPT Productivity Add-in's Sticky Notes für PowerPoint aufgenommen, eine großartige Alternative zur Standardkommentarfunktion von PowerPoint, wenn Sie Markierungsanmerkungen zu Ihrer Präsentation machen möchten, anstatt nur Änderungen nachzuverfolgen.

Schritt 1: Senden Sie Ihre PowerPoint-Präsentation zur Überprüfung

Die folgenden Schritte gehen davon aus, dass Sie eine PowerPoint-Präsentation vorbereitet und dann Kollegen oder Gleichaltrigen zur Überprüfung zur Verfügung gestellt haben. Sie müssen keine spezielle Vorbereitung treffen, bevor Sie die Präsentation senden, um sie überprüfen zu können, obwohl wir empfehlen, eine separate Kopie der zur Überprüfung gesendeten Version zu speichern, wenn Sie die PowerPoint-Präsentation als Link von einem freigegebenen Laufwerk zur Überprüfung bereitstellen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, Feedback in PowerPoint zu erfassen:

• Sie können Ihren Prüfern vorschlagen, Änderungen direkt an den PowerPoint-Folien in ihrer Überprüfungsversion vorzunehmen und Kommentare hinzuzufügen.
• Als Alternative zu PowerPoint-Kommentaren können sie Änderungen direkt vornehmen und die praktische Sticky Notes-Funktion für PowerPoint verwenden, wenn sie das PPT Productivity Add-in für PowerPoint verwenden.

Schritt 2: Verwenden Sie die PowerPoint-Vergleichsfunktion, um Feedback zu überprüfen und zusammenzuführen

Die Vergleichsfunktion von PowerPoint ist die Funktion, mit der Sie Änderungen in PowerPoint nachverfolgen können. Sobald Sie die überprüften Kopien Ihrer Präsentation von Ihren Prüfern zurückerhalten, können Sie sie mit der Originalversion vergleichen und zusammenführen, die Sie auf Ihrem Computer gespeichert haben, um die nachverfolgten Änderungen anzuzeigen und zu entscheiden, ob Sie alle, einige oder keine ihrer Änderungen akzeptieren möchten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Öffnen Sie die Originalversion der PowerPoint-Präsentation, die Sie auf Ihrem Computer gespeichert haben.
• Klicken Sie auf die Registerkarte Überprüfen im PowerPoint-Menüband und dann auf Vergleichen in der Gruppe Vergleichen.
• Im Feld Datei zum Zusammenführen mit aktueller Präsentation auswählen finden Sie die Überprüfungskopie, die Sie am freigegebenen Ort gespeichert haben, klicken Sie darauf und dann auf Zusammenführen.
• Das Überarbeitungsfenster öffnet sich auf der rechten Seite des PowerPoint-Fensters und zeigt alle Kommentare und Änderungen an, die von den Prüfern vorgenommen wurden.

Schritt 3: Verwenden Sie das Überarbeitungsfenster von PowerPoint, um Kommentare und Änderungen zu überprüfen

Das Überarbeitungsfenster zeigt die Informationen zu den nachverfolgten Änderungen in PowerPoint an. Hier können Sie die Details der von den Prüfern vorgenommenen Kommentare und Änderungen sehen. Sie können die Änderungen in Ihrer PowerPoint-Präsentation auch akzeptieren oder ablehnen und auf die Kommentare antworten oder sie löschen.

Es gibt eine Reihe von Optionen, wie Sie Änderungen im Überarbeitungsfenster von PowerPoint umsetzen können:

• Wenn Prüfer Kommentare in Ihrer PowerPoint-Präsentation hinterlassen haben, sehen Sie diese unter Folienänderungen im Überarbeitungsfenster. Um die Kommentare im Detail zu lesen, klicken Sie unten im PowerPoint-Fenster in der Statusleiste auf Kommentare.
• Um auf einen Kommentar zu antworten, bewegen Sie den Mauszeiger über den Kommentar und klicken Sie auf Antworten. Geben Sie Ihre Antwort ein und drücken Sie die Eingabetaste.
• Um einen Kommentar zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger über den Kommentar und klicken Sie auf Löschen.
• Wenn Prüfer Änderungen an Ihrer PowerPoint-Präsentation vorgenommen haben, sehen Sie diese unter Präsentationsänderungen im Überarbeitungsfenster. Um die Details einer Änderung im Textkörper der Folie zu sehen, klicken Sie auf jedes Listenelement.
• Um eine Änderung zu akzeptieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Symbol Andere Autoren. Um eine Änderung abzulehnen, lassen Sie das Kontrollkästchen deaktiviert. Kontrollkästchen, die nicht aktiviert sind, werden nicht zur Präsentation hinzugefügt.
• Um alle Änderungen in der Präsentation zu akzeptieren oder abzulehnen, klicken Sie auf den Pfeil neben Akzeptieren oder Ablehnen und dann auf Alle akzeptieren oder Alle ablehnen.

Alternative zu PowerPoint-Kommentaren: Verwendung der Sticky Notes-Funktion des PPT Productivity Add-ins anstelle von PowerPoint-Kommentaren

Wenn Ihre PowerPoint-Prüfer Feedback geben, ohne direkt Änderungen vorzunehmen (was typischerweise der Fall ist, wenn Sie es an leitende Teammitglieder/Kunden zur Überprüfung senden), hat die Standardkommentarfunktion von PowerPoint einige Einschränkungen:

• Sie müssen durch die Liste der Kommentare im Überarbeitungsfenster navigieren, um die für jede Folie relevanten Kommentare zu finden.
• Wenn Sie es vorziehen, gedruckte Kopien zu überprüfen, gibt es keine Drucklayoutoption, die die PowerPoint-Kommentare auf derselben Seite wie die Folie anzeigt, die sich auf die Kommentare bezieht.

Eine Alternative zur Verwendung von PowerPoint-Kommentaren ist die Sticky Notes-Funktion des PPT Productivity Add-ins für PowerPoint. Die Sticky Notes-Funktion von PPT Productivity fügt digitale Haftnotizformen in die obere Ecke von PowerPoint-Folien ein. Sie können verschiedenen Prüfern unterschiedliche Haftnotizfarben zuweisen, und die Notizen zeigen standardmäßig auch die Initialen des Prüfers an (dies kann angepasst werden, um Initialen zu ändern oder zu entfernen). Prüfer haben auch die Möglichkeit, die Haftnotiz-Zeilen zu verwenden, um auf bestimmte Teile der Folie zu verweisen.

Durch eine PowerPoint-Präsentation zu navigieren, um Feedback zu Haftnotizen anzuzeigen, ist einfach mit der Schaltfläche 'Nächste Haftnotiz finden'. Sobald Sie das Feedback eingearbeitet haben, können Sie alle Haftnotizen mit einem einzigen Klick mit der Schaltfläche 'Alle Haftnotizen in PowerPoint löschen' löschen.

Um die Sticky Notes-Funktion für PowerPoint zu verwenden, muss der Prüfer das PPT Productivity PowerPoint Add-in haben.

Erfahren Sie mehr über Sticky Notes für PowerPoint oder melden Sie sich für die kostenlose 30-tägige Testversion des PPT Productivity Add-ins an, mit Zugriff auf Sticky Notes und über 200 weitere zeitsparende Funktionen (Sie werden nicht aufgefordert, Kreditkartendaten anzugeben, es ist eine echte kostenlose Testversion). PPT Productivity ist ein zeitsparendes Add-in, das in PowerPoint eingebettet ist und es schneller macht, Inhalte in PowerPoint zu erstellen, zu verfeinern und wiederzuverwenden.