วิธีติดตามการเปลี่ยนแปลงใน PowerPoint โดยใช้ฟีเจอร์ตรวจทาน/เปรียบเทียบ

PowerPoint เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังสำหรับการสร้างและนำเสนองานนำเสนอ ขณะที่คุณปรับแต่งงานนำเสนอของคุณ ยังมีฟีเจอร์ที่คุณสามารถใช้สำหรับการทำงานร่วมกันและการตรวจสอบ หากคุณต้องการแชร์งานนำเสนอของคุณกับผู้อื่นและรับความคิดเห็นจากพวกเขา คุณสามารถใช้ฟีเจอร์การตรวจสอบของ PowerPoint เพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลงใน PowerPoint และดูความคิดเห็นได้

ฟีเจอร์การตรวจสอบของ PowerPoint ช่วยให้คุณเปรียบเทียบและรวมสองเวอร์ชันของงานนำเสนอเดียวกัน และดูว่ามีการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้างโดยใคร คุณยังสามารถยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงใน PowerPoint และเพิ่มความคิดเห็นของคุณเองเพื่ออธิบายหรืออภิปรายได้

โพสต์บล็อกนี้จะแนะนำวิธีการใช้ฟีเจอร์การตรวจสอบใน PowerPoint เพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลงในงานนำเสนอ PowerPoint ของคุณ โปรดทราบว่าเราได้ใช้ PowerPoint สำหรับ Microsoft 365 แต่ขั้นตอนจะคล้ายกันสำหรับเวอร์ชันอื่น ๆ ของ PowerPoint

เรายังได้รวมข้อมูลเกี่ยวกับ PPT Productivity add-in's Sticky Notes สำหรับ PowerPoint ซึ่งเป็นทางเลือกที่ดีสำหรับฟีเจอร์ความคิดเห็นมาตรฐานของ PowerPoint เมื่อคุณต้องการทำการใส่คำอธิบายประกอบในงานนำเสนอของคุณแทนที่จะเพียงแค่ติดตามการเปลี่ยนแปลง

ขั้นตอนที่ 1: ส่งงานนำเสนอ PowerPoint ของคุณเพื่อการตรวจสอบ

ขั้นตอนต่อไปนี้ถือว่าคุณได้เตรียมงานนำเสนอ PowerPoint และส่งให้เพื่อนร่วมงานหรือเพื่อนร่วมงานเพื่อการตรวจสอบแล้ว คุณไม่จำเป็นต้องเตรียมการพิเศษใด ๆ ก่อนที่จะส่งงานนำเสนอเพื่อให้สามารถตรวจสอบได้ แม้ว่าเราจะแนะนำให้บันทึกสำเนาแยกต่างหากของเวอร์ชันที่ส่งเพื่อการตรวจสอบหากคุณให้ PowerPoint นำเสนอเพื่อการตรวจสอบเป็นลิงก์จากไดรฟ์ที่แชร์

มีสองวิธีในการจับความคิดเห็นใน PowerPoint:

• คุณสามารถแนะนำให้ผู้ตรวจสอบของคุณทำการเปลี่ยนแปลงโดยตรงในสไลด์ PowerPoint ในเวอร์ชันการตรวจสอบของพวกเขาและเพิ่มความคิดเห็น
• เป็นทางเลือกแทนความคิดเห็นของ PowerPoint พวกเขาสามารถทำการเปลี่ยนแปลงโดยตรงและใช้ ฟีเจอร์ sticky notes สำหรับ PowerPoint หากพวกเขาใช้ PPT Productivity add-in สำหรับ PowerPoint

ขั้นตอนที่ 2: ใช้ฟีเจอร์เปรียบเทียบของ PowerPoint เพื่อตรวจสอบและรวมความคิดเห็น

ฟีเจอร์เปรียบเทียบของ PowerPoint เป็นฟีเจอร์ที่ช่วยให้คุณติดตามการเปลี่ยนแปลงใน PowerPoint เมื่อคุณได้รับสำเนาที่ตรวจสอบแล้วของงานนำเสนอของคุณกลับมาจากผู้ตรวจสอบ คุณสามารถเปรียบเทียบและรวมเข้ากับเวอร์ชันต้นฉบับที่คุณบันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณเพื่อดูการติดตามการเปลี่ยนแปลงและตัดสินใจว่าคุณต้องการยอมรับทั้งหมด บางส่วน หรือไม่ยอมรับการเปลี่ยนแปลงใด ๆ เลย ในการทำเช่นนี้ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

• เปิดเวอร์ชันต้นฉบับของงานนำเสนอ PowerPoint ที่คุณบันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ
• คลิกแท็บ ตรวจสอบ ของ PowerPoint บน Ribbon จากนั้นคลิก เปรียบเทียบ ในกลุ่ม เปรียบเทียบ
• ในกล่องเลือกไฟล์เพื่อรวมกับงานนำเสนอปัจจุบัน ค้นหาสำเนาการตรวจสอบที่คุณบันทึกไว้ในตำแหน่งที่แชร์ คลิกที่มัน แล้วคลิก รวม
• บานหน้าต่างการแก้ไขจะเปิดขึ้นทางด้านขวาของหน้าต่าง PowerPoint แสดงความคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ทำโดยผู้ตรวจสอบ

ขั้นตอนที่ 3: ใช้บานหน้าต่างการแก้ไขของ PowerPoint เพื่อตรวจสอบความคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลง

บานหน้าต่างการแก้ไขแสดงข้อมูลการติดตามการเปลี่ยนแปลงของ PowerPoint ที่นี่คุณสามารถดูรายละเอียดของความคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลงที่ทำโดยผู้ตรวจสอบ คุณยังสามารถยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงในงานนำเสนอ PowerPoint ของคุณ และคุณสามารถตอบกลับหรือลบความคิดเห็นได้

มีตัวเลือกหลายอย่างสำหรับวิธีการดำเนินการเปลี่ยนแปลงในบานหน้าต่างการแก้ไขของ PowerPoint:

• หากผู้ตรวจสอบทิ้ง ความคิดเห็น ไว้ในงานนำเสนอ PowerPoint ของคุณ คุณจะเห็นพวกเขาภายใต้ การเปลี่ยนแปลงสไลด์ ในบานหน้าต่างการแก้ไข เพื่ออ่านความคิดเห็นในรายละเอียด ที่ด้านล่างของหน้าต่าง PowerPoint บนแถบสถานะ คลิกความคิดเห็น
• เพื่อตอบกลับความคิดเห็น ให้เลื่อนตัวชี้ของคุณไปที่ความคิดเห็นและคลิกตอบกลับ พิมพ์คำตอบของคุณและกด Enter
• เพื่อลบความคิดเห็น ให้เลื่อนตัวชี้ของคุณไปที่ความคิดเห็นและคลิกลบ
• หากผู้ตรวจสอบทำการเปลี่ยนแปลงในงานนำเสนอ PowerPoint ของคุณ คุณจะเห็นพวกเขาภายใต้ การเปลี่ยนแปลงงานนำเสนอ ในบานหน้าต่างการแก้ไข เพื่อดูรายละเอียดของการเปลี่ยนแปลงในเนื้อหาของสไลด์ ให้คลิกรายการในรายการแต่ละรายการ
• เพื่อยอมรับการเปลี่ยนแปลง ให้ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากไอคอนผู้เขียนอื่น ๆ เพื่อปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง ให้ปล่อยช่องว่างไว้ ช่องที่ไม่ได้ทำเครื่องหมายจะไม่ถูกเพิ่มในงานนำเสนอ
• เพื่อยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในงานนำเสนอ ให้คลิกลูกศรถัดจากยอมรับหรือปฏิเสธ จากนั้นคลิกยอมรับทั้งหมดหรือปฏิเสธทั้งหมด

ทางเลือกสำหรับความคิดเห็นใน PowerPoint: การใช้ฟีเจอร์ Sticky Notes ของ PPT Productivity add-in แทนความคิดเห็นใน PowerPoint

หากผู้ตรวจสอบ PowerPoint ของคุณให้ความคิดเห็นโดยไม่ทำการเปลี่ยนแปลงโดยตรง (ซึ่งมักจะเป็นกรณีเมื่อส่งให้สมาชิกทีมอาวุโส/ลูกค้าเพื่อตรวจสอบ) ฟีเจอร์ความคิดเห็นมาตรฐานของ PowerPoint มีข้อจำกัดบางประการ:

• คุณจำเป็นต้องนำทางผ่านรายการความคิดเห็นในบานหน้าต่างการแก้ไขเพื่อค้นหาความคิดเห็นที่เกี่ยวข้องกับแต่ละสไลด์
• หากคุณชอบตรวจสอบสำเนาที่พิมพ์ออกมา ไม่มีตัวเลือกการจัดวางพิมพ์ที่แสดงความคิดเห็นของ PowerPoint ในหน้าเดียวกับสไลด์ที่เกี่ยวข้องกับความคิดเห็น

ทางเลือกในการใช้ความคิดเห็นใน PowerPoint คือฟีเจอร์ Sticky Notes ของ PPT Productivity add-in สำหรับ PowerPoint ฟีเจอร์ Sticky Notes ของ PPT Productivity เพิ่มรูปทรงโน้ตติดดิจิทัลที่มุมบนของสไลด์ PowerPoint คุณสามารถกำหนดสีโน้ตติดที่แตกต่างกันให้กับผู้ตรวจสอบต่าง ๆ และโน้ตจะโดยค่าเริ่มต้นแสดงชื่อย่อของผู้ตรวจสอบ (สามารถปรับแต่งเพื่อเปลี่ยนหรือเอาชื่อย่อออกได้) ผู้ตรวจสอบยังมีตัวเลือกในการใช้เส้นเรียกโน้ตติดเพื่อชี้ไปยังส่วนที่เฉพาะเจาะจงของสไลด์

การนำทางผ่านงานนำเสนอ PowerPoint เพื่อดูความคิดเห็นโน้ตติดเป็นเรื่องง่ายโดยใช้ปุ่ม 'ค้นหาโน้ตติดถัดไป' เมื่อคุณเสร็จสิ้นการรวมความคิดเห็น คุณสามารถลบโน้ตติดทั้งหมดในคลิกเดียวโดยใช้ปุ่ม 'ลบโน้ตติดทั้งหมดใน PowerPoint'

ในการใช้ฟีเจอร์โน้ตติดสำหรับ PowerPoint ผู้ตรวจสอบจำเป็นต้องมี PPT Productivity PowerPoint add-in

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Sticky Notes สำหรับ PowerPoint หรือสมัครทดลองใช้ PPT Productivity add-in ฟรี 30 วัน พร้อมการเข้าถึง Sticky notes และฟีเจอร์ประหยัดเวลาอื่น ๆ กว่า 200 รายการ (คุณจะไม่ถูกขอให้ระบุรายละเอียดบัตรเครดิตเพื่อเข้าถึง เป็นการทดลองใช้ฟรีจริง ๆ) PPT Productivity เป็น add-in ประหยัดเวลาที่ฝังใน PowerPoint และทำให้การสร้าง ปรับแต่ง และนำเนื้อหาใน PowerPoint กลับมาใช้ใหม่ได้เร็วขึ้น