Cómo rastrear cambios en PowerPoint usando la función Revisar / Comparar

PowerPoint es una herramienta poderosa para crear y presentar presentaciones. A medida que perfeccionas tu presentación, también hay funciones que puedes usar para colaboración y revisión. Si deseas compartir tu presentación con otros y obtener sus comentarios, puedes usar la función de Revisión de PowerPoint para rastrear cambios en PowerPoint y ver comentarios.

La función de Revisión de PowerPoint te permite comparar y fusionar dos versiones de la misma presentación, y ver qué cambios fueron realizados por quién. También puedes aceptar o rechazar los cambios en PowerPoint, y agregar tus propios comentarios para explicarlos o discutirlos.

Esta publicación del blog explica cómo usar la función de Revisión en PowerPoint para rastrear cambios en tu presentación de PowerPoint. Ten en cuenta que hemos utilizado PowerPoint para Microsoft 365, pero los pasos son similares para otras versiones de PowerPoint.

También hemos incluido información sobre Sticky Notes del complemento PPT Productivity para PowerPoint, una excelente alternativa a la función estándar de Comentarios de PowerPoint cuando deseas hacer anotaciones de marcado en tu presentación en lugar de solo rastrear cambios.

Paso 1: Envía tu presentación de PowerPoint para revisión

Los siguientes pasos asumen que has preparado una presentación de PowerPoint y luego la has proporcionado a colegas o compañeros para revisión. No necesitas hacer ninguna preparación especial antes de enviar la presentación para poder revisarla, aunque recomendamos guardar una copia separada de la versión enviada para revisión si estás proporcionando la presentación de PowerPoint para revisión como un enlace desde una unidad compartida.

Hay dos maneras de capturar comentarios en PowerPoint:

• Puedes sugerir a tus revisores que hagan cambios directamente en las diapositivas de PowerPoint en su versión de revisión y agreguen comentarios.
• Como alternativa a los comentarios de PowerPoint, pueden hacer cambios directamente y usar la práctica función de notas adhesivas para PowerPoint si usan el complemento PPT Productivity para PowerPoint.

Paso 2: Usa la función Comparar de PowerPoint para revisar y fusionar comentarios

La función Comparar de PowerPoint es la función que te permite rastrear cambios en PowerPoint. Una vez que recibas copias revisadas de tu presentación de tus revisores, puedes compararla y fusionarla con la versión original que guardaste en tu computadora para ver los cambios rastreados y determinar si deseas aceptar todos, algunos o ninguno de sus cambios. Para hacer esto, sigue estos pasos:

• Abre la versión original de la presentación de PowerPoint que guardaste en tu computadora.
• Haz clic en la pestaña Revisión de PowerPoint en la cinta de opciones, y luego haz clic en Comparar en el grupo Comparar.
• En el cuadro Elegir archivo para fusionar con la presentación actual, encuentra la copia de revisión que guardaste en la ubicación compartida, haz clic en ella y luego haz clic en Fusionar.
• El panel de Revisiones se abrirá en el lado derecho de la ventana de PowerPoint, mostrando todos los comentarios y cambios realizados por los revisores.

Paso 3: Usa el panel de Revisiones de PowerPoint para revisar Comentarios y Cambios

El panel de Revisiones muestra la información de Rastrear Cambios de PowerPoint. Aquí puedes ver los detalles de los comentarios y cambios realizados por los revisores. También puedes aceptar o rechazar los cambios en tu presentación de PowerPoint, y puedes responder o eliminar los comentarios.

Hay varias opciones para cómo actuar sobre los cambios en el panel de Revisiones de PowerPoint:

• Si los revisores dejaron comentarios en tu presentación de PowerPoint, los verás bajo Cambios en la diapositiva en el panel de Revisiones. Para leer los comentarios en detalle, en la parte inferior de la ventana de PowerPoint, en la barra de estado, haz clic en Comentarios.
• Para responder a un comentario, mueve el puntero sobre el comentario y haz clic en Responder. Escribe tu respuesta y presiona Enter.
• Para eliminar un comentario, mueve el puntero sobre el comentario y haz clic en Eliminar.
• Si los revisores hicieron cambios en tu presentación de PowerPoint, los verás bajo Cambios en la presentación en el panel de Revisiones. Para ver los detalles de un cambio en el cuerpo de la diapositiva, haz clic en cada elemento de la lista.
• Para aceptar un cambio, marca la casilla junto al icono de Otros autores. Para rechazar un cambio, deja la casilla sin marcar. Las casillas que no estén marcadas no se agregarán a la presentación.
• Para aceptar o rechazar todos los cambios en la presentación, haz clic en la flecha junto a Aceptar o Rechazar, y luego haz clic en Aceptar todo o Rechazar todo.

Alternativa a los Comentarios de PowerPoint: Usar la función de Notas Adhesivas del complemento PPT Productivity en lugar de los comentarios de PowerPoint

Si tus revisores de PowerPoint están proporcionando comentarios sin hacer cambios directamente (lo cual es típicamente el caso cuando se envía a miembros senior del equipo/clientes para revisión), la función estándar de comentarios de PowerPoint tiene algunas limitaciones:

• Necesitas navegar a través de la lista de comentarios en el panel de revisión para encontrar los comentarios relevantes para cada diapositiva
• Si prefieres revisar copias impresas, no hay una opción de diseño de impresión que muestre los comentarios de PowerPoint en la misma página que la diapositiva que se relaciona con los comentarios.

Una alternativa a usar los comentarios de PowerPoint es la función de Notas Adhesivas del complemento PPT Productivity para PowerPoint. La función de Notas Adhesivas de PPT Productivity agrega formas de notas adhesivas digitales a la esquina superior de las diapositivas de PowerPoint. Puedes asignar diferentes colores de notas adhesivas a diferentes revisores, y las notas también mostrarán por defecto las iniciales del revisor (esto se puede personalizar para cambiar o eliminar las iniciales). Los revisores también tienen la opción de usar las líneas de llamada de las notas adhesivas para señalar partes específicas de la diapositiva.

Navegar a través de una presentación de PowerPoint para ver los comentarios de notas adhesivas es fácil usando el botón 'encontrar la siguiente nota adhesiva'. Una vez que termines de incorporar los comentarios, puedes eliminar todas las notas adhesivas en un solo clic usando el botón 'eliminar todas las notas adhesivas en PowerPoint'.

Para usar la función de notas adhesivas para PowerPoint, el revisor necesita tener el complemento PPT Productivity para PowerPoint.

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