Comment suivre les modifications dans PowerPoint en utilisant la fonction Révision / Comparer

PowerPoint est un outil puissant pour créer et présenter des présentations. Au fur et à mesure que vous affinez votre présentation, il existe également des fonctionnalités que vous pouvez utiliser pour la collaboration et la révision. Si vous souhaitez partager votre présentation avec d'autres et obtenir leurs commentaires, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Révision de PowerPoint pour suivre les modifications dans PowerPoint et voir les commentaires.

La fonctionnalité Révision de PowerPoint vous permet de comparer et de fusionner deux versions de la même présentation, et de voir quelles modifications ont été apportées par qui. Vous pouvez également accepter ou rejeter les modifications dans PowerPoint, et ajouter vos propres commentaires pour les expliquer ou les discuter.

Cet article de blog explique comment utiliser la fonctionnalité Révision dans PowerPoint pour suivre les modifications dans votre présentation PowerPoint. Notez que nous avons utilisé PowerPoint pour Microsoft 365, mais les étapes sont similaires pour d'autres versions de PowerPoint.

Nous avons également inclus des informations sur les Notes adhésives de l'add-in PPT Productivity pour PowerPoint, une excellente alternative à la fonctionnalité standard de commentaires de PowerPoint lorsque vous souhaitez faire des annotations de marquage sur votre présentation plutôt que de simplement suivre les modifications.

Étape 1 : Envoyez votre présentation PowerPoint pour révision

Les étapes suivantes supposent que vous avez préparé une présentation PowerPoint et que vous l'avez ensuite fournie à des collègues ou des pairs pour révision. Vous n'avez pas besoin de faire de préparation spéciale avant d'envoyer la présentation pour pouvoir la réviser, bien que nous recommandions de sauvegarder une copie distincte de la version envoyée pour révision si vous fournissez la présentation PowerPoint à réviser sous forme de lien depuis un lecteur partagé.

Il existe deux façons de capturer les commentaires dans PowerPoint :

• Vous pouvez suggérer à vos réviseurs d'apporter des modifications directement aux diapositives PowerPoint dans leur version de révision et d'ajouter des commentaires.
• En alternative aux commentaires PowerPoint, ils peuvent apporter des modifications directement et utiliser la pratique fonctionnalité de notes adhésives pour PowerPoint s'ils utilisent l'add-in PPT Productivity pour PowerPoint.

Étape 2 : Utilisez la fonctionnalité Comparer de PowerPoint pour réviser et fusionner les commentaires

La fonctionnalité Comparer de PowerPoint est celle qui vous permet de suivre les modifications dans PowerPoint. Une fois que vous avez reçu les copies révisées de votre présentation de la part de vos réviseurs, vous pouvez les comparer et les fusionner avec la version originale que vous avez sauvegardée sur votre ordinateur afin de voir les modifications suivies et de déterminer si vous souhaitez accepter toutes, certaines ou aucune de leurs modifications. Pour ce faire, suivez ces étapes :

• Ouvrez la version originale de la présentation PowerPoint que vous avez sauvegardée sur votre ordinateur.
• Cliquez sur l'onglet Révision de PowerPoint dans le ruban, puis cliquez sur Comparer dans le groupe Comparer.
• Dans la boîte Choisir le fichier à fusionner avec la présentation actuelle, trouvez la copie de révision que vous avez sauvegardée à l'emplacement partagé, cliquez dessus, puis cliquez sur Fusionner.
• Le volet Révisions s'ouvrira sur le côté droit de la fenêtre PowerPoint, affichant tous les commentaires et modifications apportés par les réviseurs.

Étape 3 : Utilisez le volet Révisions de PowerPoint pour réviser les commentaires et les modifications

Le volet Révisions affiche les informations de suivi des modifications de PowerPoint. Ici, vous pouvez voir les détails des commentaires et des modifications apportés par les réviseurs. Vous pouvez également accepter ou rejeter les modifications dans votre présentation PowerPoint, et vous pouvez répondre ou supprimer les commentaires.

Il existe plusieurs options pour traiter les modifications dans le volet Révisions de PowerPoint :

• Si les réviseurs ont laissé des commentaires dans votre présentation PowerPoint, vous les verrez sous Modifications de la diapositive dans le volet Révisions. Pour lire les commentaires en détail, en bas de la fenêtre PowerPoint, sur la barre d'état, cliquez sur Commentaires.
• Pour répondre à un commentaire, déplacez votre pointeur sur le commentaire et cliquez sur Répondre. Tapez votre réponse et appuyez sur Entrée.
• Pour supprimer un commentaire, déplacez votre pointeur sur le commentaire et cliquez sur Supprimer.
• Si les réviseurs ont apporté des modifications à votre présentation PowerPoint, vous les verrez sous Modifications de la présentation dans le volet Révisions. Pour voir les détails d'une modification dans le corps de la diapositive, cliquez sur chaque élément de la liste.
• Pour accepter une modification, cochez la case à côté de l'icône Autres auteurs. Pour rejeter une modification, laissez la case décochée. Les cases qui ne sont pas cochées ne seront pas ajoutées à la présentation.
• Pour accepter ou rejeter toutes les modifications de la présentation, cliquez sur la flèche à côté de Accepter ou Rejeter, puis cliquez sur Accepter tout ou Rejeter tout.

Alternative aux commentaires PowerPoint : Utilisation de la fonctionnalité Notes adhésives de l'add-in PPT Productivity plutôt que des commentaires PowerPoint

Si vos réviseurs PowerPoint fournissent des commentaires sans apporter de modifications directement (ce qui est généralement le cas lors de l'envoi à des membres seniors de l'équipe/clients pour révision), la fonctionnalité standard de commentaires de PowerPoint présente certaines limitations :

• Vous devez naviguer dans la liste des commentaires dans le volet de révision pour trouver les commentaires pertinents pour chaque diapositive
• Si vous préférez réviser des copies imprimées, il n'y a pas d'option de mise en page d'impression qui affiche les commentaires PowerPoint sur la même page que la diapositive à laquelle ils se rapportent.

Une alternative à l'utilisation des commentaires PowerPoint est la fonctionnalité Notes adhésives de l'add-in PPT Productivity pour PowerPoint. La fonctionnalité Notes adhésives de PPT Productivity ajoute des formes de notes adhésives numériques dans le coin supérieur des diapositives PowerPoint. Vous pouvez attribuer différentes couleurs de notes adhésives à différents réviseurs, et les notes afficheront également par défaut les initiales du réviseur (cela peut être personnalisé pour changer ou supprimer les initiales). Les réviseurs ont également la possibilité d'utiliser les lignes d'appel des notes adhésives pour pointer vers des parties spécifiques de la diapositive.

Naviguer dans une présentation PowerPoint pour voir les commentaires des notes adhésives est facile en utilisant le bouton 'trouver la prochaine note adhésive'. Une fois que vous avez terminé d'incorporer les commentaires, vous pouvez supprimer toutes les notes adhésives en un seul clic en utilisant le bouton 'supprimer toutes les notes adhésives dans PowerPoint'.

Pour utiliser la fonctionnalité de notes adhésives pour PowerPoint, le réviseur doit avoir l'add-in PPT Productivity pour PowerPoint.

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