Hur skapar jag en PowerPoint-agenda/innehållsförteckning?

Hur kan jag skapa en agenda i PowerPoint?

Det finns flera sätt att skapa PowerPoint-agendaslides. I denna artikel kommer vi att fokusera på hur den nya PPT Productivity Agenda Wizard kan göra det snabbt och enkelt att skapa dynamiska PowerPoint-innehållsförteckningar eller agendaslides.

Vad är skillnaden mellan en mötesagenda och en innehållsförteckning (ToC)?

Vi hänvisar ofta till "agendor" kollektivt för att täcka alla typer av dokumentnavigatorer, men det finns några olika typer. Låt oss börja med att utforska skillnaden mellan en PowerPoint-innehållsförteckning (även kallad ToC) och en PowerPoint-mötesagenda.

En PowerPoint-innehållsförteckning följer vanligtvis titelsliden och listar alla sektioner inom presentationen, inklusive sektionsnummer och slidenummer för avdelningsslides/flysheets. Observera att detta kan bli förvirrande eftersom många konsulter hänvisar till innehållsförteckningsslides som "agendan". Din innehållsförteckning bör ge en guide för att hjälpa till att navigera i din presentation. Att använda avdelare som upprepar innehållsförteckningen genom presentationen (för att introducera varje nytt ämne) är hjälpsamt. Att visa en spårningsbar på avdelarna hjälper till att påminna din publik om var de befinner sig när de går igenom presentationen. ToC-slides är förmodligen den vanligaste stilen av agenda som används i PowerPoint.

Men en PowerPoint mötesagenda innehåller ytterligare detaljer inklusive presentatör, varaktighet och tidslucka. Mötesagendaslides i PowerPoint används vanligtvis vid genomförande av workshops, utbildningar eller seminarier som behöver följa strikta tidsramar och/eller där rumsplatsinformation behöver tillhandahållas.

När du skapar en PowerPoint-mötesagenda med PPT Productivity Agenda Wizard kan du välja vad som ska inkluderas genom att markera rutan bredvid de nödvändiga detaljerna.

Exempelvis kanske du vill inkludera agendapunktsnummer och presentatör men inte tidsluckan. För att inkludera agendapunktsnummer och presentatörsdetaljer, markera helt enkelt rutan bredvid orden 'Punktsnummer' och 'Presentatör' men avmarkera rutan bredvid 'Tidslucka'. När rutan 'Tidslucka' är avmarkerad kommer fälten för varaktighet och tidslucka att tas bort från din PowerPoint-mötesagenda.

För syftet med denna artikel, när vi hänvisar till agendaslides, kommer vi att inkludera både PowerPoint-mötesagendor och innehållsförteckningsslides.

1. Hur skapar jag en agendaslide i PowerPoint?

Att skapa en agenda eller innehållsförteckning i PowerPoint (utan fördelarna av ett tillägg) kan vara en ganska tråkig uppgift, eftersom du måste uppdatera alla slidenummerreferenser när du lägger till innehåll, eller omorganisera ordningen på agendapunkterna om du omorganiserar slides i din presentation.

Men PPT Productivity-tillägg för PowerPoint gör det enklare att skapa agendor med funktionen Agenda Wizard för PPT. Funktionen inkluderar PowerPoint-agendamallar och uppdaterar din agenda medan du fortsätter att arbeta med din presentation.

Här är stegen för att skapa en PowerPoint-agenda med PPT Productivity PowerPoint Agenda Wizard:

Steg 1: Öppna Agenda Wizard från Format Toolbar

Steg 2: I Agenda Wizard, välj om du vill skapa antingen en mötesagenda eller innehållsförteckning för din PowerPoint-presentation

Steg 3: Skriv den första agendapunkten i textrutan nedanför 'Agendapunkt'

Steg 4: Tryck på 'Enter' för att starta en ny rad och lägg sedan till nästa agendapunkt (upprepa detta steg tills du har angett alla dina agendapunkter)

Steg 5: När alla agendapunkter har angetts, klicka på fliken 'Format Agenda' för att göra eventuella formateringsändringar (se avsnitt 12 i detta blogginlägg nedan för hur du gör formateringsuppdateringar till dina PowerPoint-agendaslides) som krävs. Eller välj 'Skapa' för att generera din agenda/innehållsförteckningsslide

2. Hur kan jag skapa en PowerPoint-agenda med hjälp av PowerPoint-sektioner?

PPT Productivity's Agenda Wizard erbjuder dig möjligheten att använda PowerPoint-sektioner för din agenda (PowerPoint-sektioner är ett sätt att segmentera ditt dokument i standard PowerPoint). Du kan också skapa en agenda med Agenda Wizard utan att använda PowerPoint-sektioner.

För att skapa en PowerPoint-agenda med hjälp av PowerPoint-sektioner, lägg först till sektionerna i din presentation (eller granska de befintliga sektionerna för att säkerställa att de är placerade på rätt ställen i din presentation). För att lägga till nya sektioner i din presentation, högerklicka i miniatyrvyn bredvid dina slides i PowerPoint och välj 'Lägg till sektion'. Varje gång du gör detta kommer PowerPoint att infoga en ny sektion och ge dig möjlighet att namnge sektionen. Upprepa detta steg tills du har ställt in dina PowerPoint-sektioner genom presentationen.

När du har skapat alla sektioner i din PowerPoint-presentation, här är stegen för att skapa en agenda eller innehållsförteckning med hjälp av PPT Productivity Agenda Wizard:

Steg 1: Starta PPT Productivity Agenda Wizard från PPT Productivity Format Toolbar. Agenda Wizard-knappen är omringad i skärmdumpen nedan.

Steg 2: I Agenda Wizard-popupen, välj om du vill skapa antingen ett mötesagenda eller innehållsförteckning-format.

Steg 3: Klicka sedan på knappen 'Importera agendapunkter' längst ner i PPT Productivity PowerPoint Agenda Wizard-fönstret (se skärmdumpen nedan).

Steg 4: När du väljer 'Importera agendapunkter' kommer du att se ett antal importalternativ (olika platser du kan importera ditt PowerPoint-agendainnehåll från). Välj alternativet 'Ladda sektionsnamn' och klicka på OK (se skärmdumpen nedan).

Steg 5: De PowerPoint-sektionsnamn du lade till i det tidigare steget kommer att visas i förhandsgranskningspanelen. Om du klickar på OK kommer dessa att importeras som din lista över agendapunkter. Du kan sedan antingen välja fliken 'Format Agenda' för att göra eventuella formateringsuppdateringar, eller helt enkelt klicka på 'Skapa' för att skapa din PowerPoint-agendaslide från PowerPoint-sektionsnamn.

3. Kan jag skapa en PowerPoint-agenda från data kopierad till mitt urklipp?

Ja - du kan använda data kopierad på ditt urklipp för att skapa din agenda. För att skapa en PowerPoint-agendaslide från data kopierad till ditt urklipp, följ dessa steg:

Steg 1: Kopiera det nödvändiga innehållet genom att markera texten och använda kortkommandot Ctrl + C (eller högerklicka, 'kopiera' för att spara data till ditt urklipp).

Steg 2: Öppna PPT Productivity Agenda Wizard från Format Toolbar.

Steg 3: I Agenda Wizard, välj om du vill skapa antingen ett mötesagenda eller innehållsförteckning-format

Steg 4: Välj 'Importera agendapunkter'

Steg 5: I dialogrutan 'Importera agendapunkter', välj 'Ladda från urklipp'. Det kopierade innehållet kommer att visas i fönstret 'Förhandsgranska agendapunkter'

Steg 6: Klicka på OK för att stänga dialogrutan 'Importera agendapunkter'.

Steg 7: Ditt kopierade innehåll kommer nu att visas i listan över agendapunkter. Du kan klicka på fliken 'Format Agenda' för att göra eventuella formateringsändringar som krävs. Eller helt enkelt klicka på 'Skapa' för att skapa din PowerPoint-agendaslide från data kopierad till urklippet.

Kanske har du redan skapat en mockup-slide med din PowerPoint-agenda, men du vill snabbt formatera den och automatiskt lägga till avdelarsheets. Du kan använda Agenda Wizard för att konvertera din befintliga agendaslide till en innehållsförteckning eller mötesagenda:

4. Kan jag använda en befintlig PowerPoint-agenda med PPT Productivity Agenda Wizard?

Ja - du kan konvertera en befintlig agendaslide i din presentation till en korrekt formaterad PowerPoint-agendaslide med mötesdetaljer eller uppdatera avdelarsheets med Agenda Wizard. Här är stegen för att konvertera din agenda till ett enkelt uppdaterbart format:

Steg 1: Öppna din PowerPoint-presentation med den befintliga agendasliden, välj sedan PPT Productivity Agenda Wizard från Format Toolbar.

Steg 2: I Agenda Wizard, välj om du vill skapa antingen ett mötesagenda eller innehållsförteckningslayout.

Steg 3: Välj alternativet 'Importera agendapunkter'

Steg 4: I dialogrutan 'Importera agendapunkter', välj 'Ladda från agendaslides'. Ditt innehåll från den befintliga agendasliden kommer att visas i fönstret 'Förhandsgranska agendapunkter'.

Steg 5: Klicka på OK för att stänga dialogrutan 'Importera agendapunkter' och återgå till din PowerPoint-presentation.

Steg 6: Innehållet från den befintliga agendasliden kommer nu att visas i listan över agendapunkter. Du kan klicka på fliken 'Format Agenda' för att göra eventuella formateringsändringar som krävs. Eller helt enkelt klicka på 'Skapa' för att skapa din PowerPoint-agendaslide från en agendaslide.

5. Kan jag skapa en PowerPoint-agenda från slidetitlar?

Med PPT Productivity's Agenda Wizard kan du skapa PowerPoint-agenda/innehållsförteckningsslides från slidetitlarna på alla eller valda slides i din presentation. Att skapa din agenda från dina slidetitlar är ofta en bra utgångspunkt. Du kan också redigera din agenda när slidetitlarna har importerats till wizard.

Här är stegen för att skapa en agendaslide från valda slidetitlar i din PowerPoint-presentation:

Steg 1: Välj slides i din PowerPoint-presentation som innehåller slidetitlar du vill inkludera som agendapunkter

Steg 2: Starta PPT Productivity Agenda Wizard från Format Toolbar

Steg 3: I Agenda Wizard, välj om du vill skapa antingen ett mötesagenda eller innehållsförteckning

Steg 4: Välj 'Importera agendapunkter'

Steg 5: I dialogrutan 'Importera agendapunkter', välj 'Ladda från valda slides'. Slidetitlar från de valda PowerPoint-slides kommer att visas i fönstret 'Förhandsgranska agendapunkter'

Steg 6: Klicka på OK för att stänga dialogrutan 'Importera agendapunkter'

Steg 7: De valda PowerPoint-slidetitlarna kommer nu att visas som din lista över agendapunkter. Du kan klicka på fliken 'Format Agenda' för att göra eventuella formateringsändringar som krävs. Eller helt enkelt klicka på 'Skapa' för att skapa din PowerPoint-agendaslide från valda PowerPoint-slidetitlar.

6. Hur kan jag skapa en PowerPoint-agenda från slideinnehåll?

För att skapa en PowerPoint-agenda eller innehållsförteckning från innehållet i en specifik slide i din presentation, följ dessa steg:

Steg 1: Välj sliden i PowerPoint-presentationen du vill använda för att hämta innehållet från

Steg 2: Öppna PPT Productivity Agenda Wizard från Format Toolbar

Steg 3: I Agenda Wizard, välj om du vill skapa antingen ett mötesagenda eller innehållsförteckning-format för din PowerPoint-presentation

Steg 4: Välj 'Importera agendapunkter'

Steg 5: I dialogrutan 'Importera agendapunkter', välj 'Ladda från slideinnehåll'. Slideinnehållet från den valda PowerPoint-sliden kommer att visas i fönstret 'Förhandsgranska agendapunkter'

Steg 6: Klicka på OK för att stänga dialogrutan 'Importera agendapunkter' och återgå till din PowerPoint-presentation

Steg 7: Innehållet från den valda sliden kommer nu att visas som din lista över agendapunkter. Du kan klicka på fliken 'Format Agenda' för att göra eventuella formateringsändringar som krävs. Eller helt enkelt klicka på 'Skapa' för att skapa din PowerPoint-agendaslide från det valda slideinnehållet.

7. Hur omordnar jag agendapunkterna på PowerPoint-agenda eller innehållsförteckning?

Har du någonsin skapat din PowerPoint-agenda/innehållsförteckningsslide och alla dina avdelarslides, men sedan insett att du behöver ändra en agendapunkt eller omorganisera agendans ordning? Eller kanske har du skickat en presentation till en kollega för granskning och de har omorganiserat dina slides?

Att uppdatera en innehållsförteckning eller agenda i standard PowerPoint är inte en snabb process, men Agenda Wizard för PowerPoint kan lösa detta!

Det finns flera sätt som PPT Productivity Agenda Wizard låter dig omordna/uppdatera agendapunkter på en PowerPoint-agenda eller innehållsförteckning. Dessa inkluderar:

• Omordna PowerPoint-sektionerna i din presentation
• Omordna sekvensen av slides i PowerPoint-dokumentet
• Omordna listan över agendapunkter från Agenda Wizard-menyn
• Uppdatera källan som du använde för att importera agendapunkterna och uppdatera i Agenda Wizard

Låt oss granska var och en av dessa metoder för att uppdatera dina agendaslides i detalj

8. Hur uppdaterar jag ordningen på min agenda eller innehållsförteckning med hjälp av PowerPoint-sektioner?

Om du har skapat din agenda eller innehållsförteckning med hjälp av PowerPoint-sektioner men behöver uppdatera den, här är stegen för att uppdatera ordningen:

Steg 1: För att uppdatera ordningen på punkter på PowerPoint-agenda eller innehållsförteckningsslides, gå till Slide Thumbnail-vyn och välj sektionen som behöver omordnas.

Steg 2: Dra PowerPoint-sektionen till den önskade platsen i dokumentet. När du drar/flyttar en PowerPoint-sektion inom ett dokument, kommer de 'barn'/anslutna slides att flyttas med sektionen.

Steg 3: Fortsätt att dra och släppa alla sektioner tills du har dem på rätt platser i din PowerPoint-presentation.

Steg 4: Öppna PPT Productivity PowerPoint Agenda Wizard från PPT Productivity's Format Toolbar

Steg 5: Agenda Wizard kommer att visa den uppdaterade listan över agendapunkter, som återspeglar de ändringar du har gjort i sektionerna. Klicka på uppdatera för att bekräfta dessa ändringar.

Steg 6: Alla agenda/innehållsförteckningsslides samt avdelarslides kommer att uppdateras enligt den nya ordningen på PowerPoint-sektionerna.

9. Hur kan jag synkronisera PowerPoint-agendaslides när jag gör ändringar i ordningen på mina slides?

Det är enkelt att uppdatera PowerPoint-agendaslides genom att omordna slides i din PowerPoint-presentation och köra synkroniseringsfunktionen från PPT Productivity Agenda Wizard för PowerPoint. Här är stegen för att synkronisera agendaslides:

Steg 1: Välj avdelarsliden i din PowerPoint-presentation som behöver flyttas.

Steg 2: Flytta avdelarsliden till den önskade punkten i din presentation (du kan dra den från PowerPoint-miniatyrvyn), samt alla andra PowerPoint-slides som behöver komma efter avdelarsliden.

Steg 3: Fortsätt att omorganisera slides efter behov i din presentation.

Steg 4: När du är nöjd med den nya ordningen på slides, starta PPT Productivity Agenda Wizard från Format Toolbar.

Steg 5: I dialogrutan Agenda Wizard kommer listan över agendapunkter automatiskt att omordnas i enlighet med ändringarna i slideordningen i presentationen. Granska denna lista för att säkerställa att du är nöjd med dina uppdateringar.

Steg 6: Klicka på uppdatera för att synkronisera agenda- och avdelarslideinnehållet, för att återspegla den uppdaterade ordningen på dina PowerPoint-slides.

10. Hur kan jag synkronisera agendaslide i PowerPoint med hjälp av PPT Productivity Agenda Wizard?

PPT Productivity PowerPoint Agenda Wizard låter dig enkelt uppdatera/synkronisera dina agendor snabbt med eventuella ändringar du gör i ordningen eller innehållet av agendapunkter som listas i Agenda Wizard (notera för att undvika förvirring att du har möjlighet att ändra agendapunkter genom att omorganisera de faktiska slides, eller genom att uppdatera listan över agendapunkter från Agenda Wizard som sedan automatiskt flyttar slides). Här är stegen:

Steg 1: För att uppdatera ordningen på agendapunkter på dina agendaslides i PowerPoint, använd antingen pilarna på vänster sida av listan över agendapunkter; använd kortkommandot Shift + Alt + Uppåtpil / Shift + Alt + Nedåtpil; eller dra och släpp varje agendapunkt till rätt nivå på agendapunktslistan.

Steg 2: Du kan också använda vänster och höger pil (Shift + Alt + Högerpil / Shift + Alt + Vänsterpil) i Agenda Wizard för att främja eller degradera agendapunkter (t.ex. för att göra dem till underagendapunkter).

Steg 3: Klicka på X-knappen för att ta bort agendapunkter som inte behövs.

Steg 4: Förutom att omordna agendapunkter kan eventuella nödvändiga uppdateringar av texten göras från listan över agendapunkter (uppdatering av agendapunkten i Agenda Wizard kommer också att uppdatera de relevanta PowerPoint-slides när du klickar på uppdatera-knappen).

Steg 5: När punkterna har omordnats och eventuella ytterligare redigeringar som krävs har gjorts till agendapunkterna, klicka på 'Uppdatera'.

Steg 6: Agenda- och avdelarslides i din PowerPoint-presentation kommer automatiskt att synkroniseras/uppdateras med de uppdateringar som gjorts i PPT Productivity Agenda Wizard.

11. Kan jag uppdatera PowerPoint-agendaslides om jag gör ändringar i källinnehållet?

Om den ursprungliga källan till PowerPoint-agendainnehållet ändras kan du uppdatera agendan genom att helt enkelt importera källinnehållet igen till Agenda Wizard. För att göra detta:

Steg 1: Öppna PPT Productivity Agenda Wizard från Format Toolbar

Steg 2: Välj 'Importera agendapunkter'

Steg 3: Välj vilken datakälla du importerar agendapunkterna från

Steg 4: Klicka på OK

Steg 5: När du har importerat de uppdaterade agendapunkterna, klicka på uppdatera. Det nya innehållet kommer nu att visas på agenda-/innehållsförtecknings- och avdelarslides.

12. Hur gör jag formateringsändringar på mina PowerPoint-agendaslides?

PPT Productivity PowerPoint Agenda Wizard syftar till att göra skapandet och uppdateringen av PowerPoint-agenda/ToC-slides så enkelt och snabbt som möjligt! När du skapar en agendaslide med PPT Productivity Agenda Wizard kommer formatet automatiskt att anta formatet från PowerPoint-mallens tema från presentationen du använder. Detta innebär att stilen, layouten och färgschemat kommer att matcha ditt nuvarande dokument. PPT Productivity använder din presentations mallayout och väljer en av dem för att skapa din agendamall. PPT Productivity har också ytterligare agendamallayoutalternativ som du kan välja mellan.

Lär dig mer om PowerPoint-mallteman från artikeln Skillnaden mellan PowerPoint-mallar, teman och layouter?

Men du kan göra ändringar i formatet om du föredrar det. För att göra formateringsändringar på dina PowerPoint-agendaslides:

Steg 1: Öppna PPT Productivity PowerPoint Agenda Wizard från Format Toolbar

Steg 2: Klicka på 'Format Agenda' högst upp i Agenda Wizard-fönstret

Steg 3: Från fliken 'Format Agenda' kan du välja att inkludera avdelarslides/flysheets eller bara generera omslaget eller 'huvud'-agendasliden genom att markera rutan bredvid varje.

Steg 4: Att markera 'Synkronisera avdelarslide' kommer att tillämpa eventuella formateringsval som gjorts på omslaget till avdelarslides - så du behöver bara göra valet en gång om de ändringar du vill tillämpa är desamma för både omslaget och avdelarslides.

Steg 5: PPT Productivity Agenda Wizard kommer automatiskt att välja en slidelayout från de masterlayouter som är anslutna till PowerPoint-mallens design du använder. Eller så kan du välja en alternativ slidelayout från dina masterlayouter genom att klicka på nedåtpilen (se skärmdumpen nedan för ett exempel).

Steg 6: PPT Productivity kommer att tillämpa en standard agendastil på dina agendaslides (med hjälp av din PowerPoint-presentations mallayout, typsnitt och färger). Du kan också välja en alternativ stil från urvalet av inbyggda agendastilslayoutalternativ (se skärmdumpen nedan för ett exempel).

Steg 7: PPT Productivity kommer automatiskt att välja de primära och sekundära typsnitt och fyllfärger baserat på din PowerPoint-presentations mallfärgtema. Du kan också ändra dessa från färgmenyn i Agenda Wizard om det behövs.

Steg 8: Agenda Wizard-färgmenyn ger dig möjlighet att uppdatera de primära och sekundära färgerna från dina temafärger, standard PowerPoint-färger, din PPT Productivity-färgverktygsfältets anpassade färger eller anpassade presentationsfärger.

Steg 9: När du har gjort eventuella formateringsändringar som krävs, tryck på 'Skapa' för att generera din nya PowerPoint-agendaslide (och avdelarslides om de valts). Om du vill spara dessa inställningar för framtida användning, tryck på 'Spara inställningar'. Dina uppdaterade val kommer att sparas som dina standardinställningar för dina framtida PowerPoint-agendaslides.

13. Vad är en PowerPoint-avdelare/flysheet?

Flysheets eller avdelarslides är den första sliden inom varje sektion av en PowerPoint-presentation. De används för att indikera början på en ny sektion. I exemplet nedan kan du se avdelarslides markerade i orange.

När du skapar en PowerPoint-agenda eller innehållsförteckningsslide med PPT Productivity's PowerPoint Agenda Wizard, finns det ett alternativ att få avdelarslides eller flysheets automatiskt genererade och infogade i din presentation i början av varje sektion. Om du inte behöver avdelarslides eller flysheets i din presentation, lämna helt enkelt 'Generera avdelarslides' avmarkerad. Se skärmdumpen nedan för att se ett exempel på Agenda Wizard-popupen med alternativen för avdelarslides.

14. När ska jag inkludera en PowerPoint-avdelarslide eller flysheet i min presentation?

PowerPoint-avdelarslides är användbara om din PowerPoint-presentation har olika ämnen eller sektioner du behöver täcka. De hjälper till att tydligt separera de viktigaste budskapen och guida din publik. Typiskt sett kommer avdelarslides att inkludera antingen bara sektionsrubriken, eller så kan de visa en kopia av PowerPoint-agendan/innehållsförteckningen, med den relevanta sektionen markerad.

Att ha avdelarslides i PowerPoint-presentationer hjälper också till att navigera genom presentationen, eftersom du kan lägga till hyperlänkar till agendan/innehållsförteckningen. Genom att klicka på dessa hyperlänkar kan läsaren snabbt navigera till varje avdelare i din presentation.

15. Hur navigerar jag PowerPoint-presentationer med hjälp av en PowerPoint-agenda/innehållsförteckning?

PPT Productivity Agenda Wizard hyperlänkar automatiskt agendapunkter som visas på PowerPoint-agenda/innehållsförteckningssliden till den relevanta avdelarsliden/flysheets. De hyperlänkade agendapunkterna kan klickas på för att navigera genom din PowerPoint-presentation. Här är stegen för att använda hyperlänkar på agendaslides för att navigera:

Steg 1: För att navigera i ditt dokument med hjälp av agendaslides, klicka på agendapunkten du vill navigera till.

Steg 2: Du kommer automatiskt att tas till den relevanta avdelarsliden i dokumentet. Om du har använt en avdelarslide/flysheets-stil som inkluderar alla agendapunkter, kan du klicka på andra agendapunkter för att navigera till den lämpliga sektionen i presentationen.

Steg 3: Om du har använt en avdelarslide/flysheets-stil som bara inkluderar det individuella sektionsnamnet, klicka på Hem för att navigera tillbaka till huvudagendan/innehållsförteckningssliden.