Hoe wijzigingen in PowerPoint bij te houden met behulp van de Review / Vergelijk-functie

PowerPoint is een krachtig hulpmiddel voor het maken en geven van presentaties. Terwijl je je presentatie verfijnt, zijn er ook functies die je kunt gebruiken voor samenwerking en beoordeling. Als je je presentatie met anderen wilt delen en hun feedback wilt krijgen, kun je de Review-functie van PowerPoint gebruiken om wijzigingen bij te houden en opmerkingen te bekijken.

De Review-functie van PowerPoint stelt je in staat om twee versies van dezelfde presentatie te vergelijken en samen te voegen, en te zien welke wijzigingen door wie zijn aangebracht. Je kunt de wijzigingen in PowerPoint ook accepteren of afwijzen en je eigen opmerkingen toevoegen om ze uit te leggen of te bespreken.

Deze blogpost doorloopt hoe je de Review-functie in PowerPoint kunt gebruiken om wijzigingen in je PowerPoint-presentatie bij te houden. Merk op dat we PowerPoint voor Microsoft 365 hebben gebruikt, maar de stappen zijn vergelijkbaar voor andere versies van PowerPoint.

We hebben ook informatie opgenomen over PPT Productivity add-in's Sticky Notes voor PowerPoint, een geweldig alternatief voor de standaard PowerPoint-opmerkingenfunctie wanneer je annotaties op je presentatie wilt maken in plaats van alleen wijzigingen bij te houden.

Stap 1: Stuur je PowerPoint-presentatie voor beoordeling

De volgende stappen gaan ervan uit dat je een PowerPoint-presentatie hebt voorbereid en deze vervolgens aan collega's of peers hebt verstrekt voor beoordeling. Je hoeft geen speciale voorbereidingen te treffen voordat je de presentatie verzendt om te kunnen beoordelen, hoewel we aanbevelen om een aparte kopie van de versie die voor beoordeling is verzonden op te slaan als je de PowerPoint-presentatie als een link vanuit een gedeelde schijf verstrekt.

Er zijn twee manieren om feedback in PowerPoint vast te leggen:

• Je kunt je beoordelaars voorstellen om wijzigingen direct aan te brengen in de PowerPoint-dia's in hun beoordelingsversie en opmerkingen toe te voegen.
• Als alternatief voor PowerPoint-opmerkingen kunnen ze direct wijzigingen aanbrengen en de handige sticky notes-functie voor PowerPoint gebruiken als ze de PPT Productivity add-in voor PowerPoint gebruiken.

Stap 2: Gebruik PowerPoint Compare-functie om feedback te beoordelen en samen te voegen

De Compare-functie van PowerPoint is de functie waarmee je wijzigingen in PowerPoint kunt bijhouden. Zodra je beoordeelde kopieën van je presentatie terugkrijgt van je beoordelaars, kun je deze vergelijken en samenvoegen met de originele versie die je op je computer hebt opgeslagen om de wijzigingen bij te houden en te bepalen of je al hun wijzigingen, sommige of geen van hun wijzigingen wilt accepteren. Volg hiervoor deze stappen:

• Open de originele versie van de PowerPoint-presentatie die je op je computer hebt opgeslagen.
• Klik op het tabblad Review van PowerPoint op het lint en klik vervolgens op Compare in de groep Compare.
• In het vak Kies bestand om samen te voegen met huidige presentatie, zoek de beoordelingskopie die je naar de gedeelde locatie hebt opgeslagen, klik erop en klik vervolgens op Samenvoegen.
• Het revisiepaneel wordt geopend aan de rechterkant van het PowerPoint-venster, waarin alle opmerkingen en wijzigingen van de beoordelaars worden weergegeven.

Stap 3: Gebruik PowerPoint Revisions-paneel om opmerkingen en wijzigingen te beoordelen

Het revisiepaneel toont de PowerPoint Track Changes-informatie. Hier kun je de details van opmerkingen en wijzigingen van de beoordelaars zien. Je kunt de wijzigingen in je PowerPoint-presentatie ook accepteren of afwijzen, en je kunt reageren op of opmerkingen verwijderen.

Er zijn een aantal opties voor hoe je wijzigingen in het revisiepaneel van PowerPoint kunt uitvoeren:

• Als beoordelaars opmerkingen in je PowerPoint-presentatie hebben achtergelaten, zie je deze onder Slide Changes in het Revisions-paneel. Om de opmerkingen in detail te lezen, klik je onderaan het PowerPoint-venster op de statusbalk op Opmerkingen.
• Om op een opmerking te reageren, beweeg je de muisaanwijzer over de opmerking en klik je op Beantwoorden. Typ je antwoord en druk op Enter.
• Om een opmerking te verwijderen, beweeg je de muisaanwijzer over de opmerking en klik je op Verwijderen.
• Als beoordelaars wijzigingen in je PowerPoint-presentatie hebben aangebracht, zie je deze onder Presentation Changes in het revisiepaneel. Om de details van een wijziging in de dia te zien, klik je op elk lijstitem.
• Om een wijziging te accepteren, vink je het vakje naast het pictogram Andere auteurs aan. Om een wijziging af te wijzen, laat je het vakje ongecontroleerd. Vakjes die niet zijn aangevinkt, worden niet aan de presentatie toegevoegd.
• Om alle wijzigingen in de presentatie te accepteren of af te wijzen, klik je op de pijl naast Accepteren of Afwijzen en klik je vervolgens op Alles accepteren of Alles afwijzen.

Alternatief voor PowerPoint-opmerkingen: Gebruik de Sticky Notes-functie van PPT Productivity add-in in plaats van PowerPoint-opmerkingen

Als je PowerPoint-beoordelaars feedback geven zonder direct wijzigingen aan te brengen (wat meestal het geval is bij het verzenden naar senior teamleden/klanten voor beoordeling), heeft de standaard PowerPoint-opmerkingenfunctie enkele beperkingen:

• Je moet door de lijst met opmerkingen in het revisiepaneel navigeren om de opmerkingen te vinden die relevant zijn voor elke dia.
• Als je de voorkeur geeft aan het beoordelen van afgedrukte kopieën, is er geen afdruklay-outoptie die de PowerPoint-opmerkingen op dezelfde pagina weergeeft als de dia waarop de opmerkingen betrekking hebben.

Een alternatief voor het gebruik van PowerPoint-opmerkingen is de Sticky Notes-functie van de PPT Productivity add-in voor PowerPoint. De Sticky Notes-functie van PPT Productivity voegt digitale plaknotities toe aan de bovenhoek van PowerPoint-dia's. Je kunt verschillende kleuren plaknotities toewijzen aan verschillende beoordelaars, en de notities tonen standaard ook de initialen van de beoordelaar (dit kan worden aangepast om initialen te wijzigen of te verwijderen). Beoordelaars hebben ook de mogelijkheid om de plaknotitie-aanwijsregels te gebruiken om naar specifieke delen van de dia te wijzen.

Door een PowerPoint-presentatie te navigeren om feedback van plaknotities te bekijken, is eenvoudig met de knop 'volgende plaknotitie zoeken'. Zodra je klaar bent met het verwerken van feedback, kun je alle plaknotities in één klik verwijderen met de knop 'alle plaknotities in PowerPoint verwijderen'.

Om de sticky notes-functie voor PowerPoint te gebruiken, moet de beoordelaar de PPT Productivity PowerPoint add-in hebben.

Leer meer over Sticky Notes voor PowerPoint of meld je aan voor de gratis 30-daagse proefversie van de PPT Productivity add-in met toegang tot Sticky Notes en meer dan 200 andere tijdbesparende functies (je wordt niet gevraagd om creditcardgegevens te verstrekken voor toegang, het is een echte gratis proefversie). PPT Productivity is een tijdbesparende add-in die in PowerPoint wordt ingebed en het sneller maakt om inhoud in PowerPoint te maken, verfijnen en hergebruiken.