Hur man spårar ändringar i PowerPoint med hjälp av granska/jämföra-funktionen

PowerPoint är ett kraftfullt verktyg för att skapa och leverera presentationer. När du förfinar din presentation finns det också funktioner du kan använda för samarbete och granskning. Om du vill dela din presentation med andra och få deras feedback kan du använda PowerPoints granskningsfunktion för att spåra ändringar i PowerPoint och visa kommentarer.

PowerPoints granskningsfunktion låter dig jämföra och slå samman två versioner av samma presentation och se vilka ändringar som gjorts av vem. Du kan också acceptera eller avvisa ändringarna i PowerPoint och lägga till egna kommentarer för att förklara eller diskutera dem.

Detta blogginlägg går igenom hur du använder granskningsfunktionen i PowerPoint för att spåra ändringar i din PowerPoint-presentation. Observera att vi har använt PowerPoint för Microsoft 365, men stegen är liknande för andra versioner av PowerPoint.

Vi har också inkluderat information om PPT Productivity-tilläggets Sticky Notes för PowerPoint, ett bra alternativ till den vanliga PowerPoint-kommentarsfunktionen när du vill göra markeringar på din presentation snarare än bara spåra ändringar.

Steg 1: Skicka din PowerPoint-presentation för granskning

Följande steg förutsätter att du har förberett en PowerPoint-presentation och sedan tillhandahållit den till kollegor eller kamrater för granskning. Du behöver inte göra någon speciell förberedelse innan du skickar presentationen för att kunna granska, även om vi rekommenderar att spara en separat kopia av den version som skickas för granskning om du tillhandahåller PowerPoint-presentationen för granskning som en länk från en delad enhet.

Det finns två sätt att fånga feedback i PowerPoint:

• Du kan föreslå för dina granskare att de gör ändringar direkt på PowerPoint-bilderna i sin granskningsversion och lägger till kommentarer.
• Som ett alternativ till PowerPoint-kommentarer kan de göra ändringar direkt och använda den praktiska sticky notes-funktionen för PowerPoint om de använder PPT Productivity-tillägget för PowerPoint.

Steg 2: Använd PowerPoints Jämförelsefunktion för att granska och slå samman feedback

PowerPoints Jämförelsefunktion är funktionen som låter dig spåra ändringar i PowerPoint. När du får tillbaka granskade kopior av din presentation från dina granskare kan du jämföra och slå samman den med den ursprungliga versionen som du sparade på din dator för att se spårade ändringar och avgöra om du vill acceptera alla, några eller inga av deras ändringar. För att göra detta, följ dessa steg:

• Öppna den ursprungliga versionen av PowerPoint-presentationen som du sparade på din dator.
• Klicka på PowerPoints Granska-flik på menyfliksområdet och klicka sedan på Jämför i Jämför-gruppen.
• I rutan Välj fil att slå samman med aktuell presentation, hitta granskningskopian som du sparade på den delade platsen, klicka på den och klicka sedan på Slå samman.
• Revisionspanelen öppnas på höger sida av PowerPoint-fönstret och visar alla kommentarer och ändringar som gjorts av granskare.

Steg 3: Använd PowerPoints Revisionspanel för att granska kommentarer och ändringar

Revisionspanelen visar PowerPoints spårningsinformation för ändringar. Här kan du se detaljerna för kommentarer och ändringar som gjorts av granskare. Du kan också acceptera eller avvisa ändringarna i din PowerPoint-presentation, och du kan svara på eller ta bort kommentarerna.

Det finns flera alternativ för hur man hanterar ändringar i PowerPoints Revisionspanel:

• Om granskare lämnade kommentarer i din PowerPoint-presentation kommer du att se dem under Bildändringar i Revisions-panelen. För att läsa kommentarerna i detalj, längst ner i PowerPoint-fönstret, på statusfältet, klicka på Kommentarer.
• För att svara på en kommentar, flytta pekaren över kommentaren och klicka på Svara. Skriv ditt svar och tryck på Enter.
• För att ta bort en kommentar, flytta pekaren över kommentaren och klicka på Ta bort.
• Om granskare gjorde ändringar i din PowerPoint-presentation kommer du att se dem under Presentationsändringar i Revisionspanelen. För att se detaljerna för en ändring i bildens kropp, klicka på varje listobjekt.
• För att acceptera en ändring, markera rutan bredvid ikonen för andra författare. För att avvisa en ändring, lämna rutan omarkerad. Rutor som inte är markerade kommer inte att läggas till i presentationen.
• För att acceptera eller avvisa alla ändringar i presentationen, klicka på pilen bredvid Acceptera eller Avvisa och klicka sedan på Acceptera alla eller Avvisa alla.

Alternativ till PowerPoint-kommentarer: Använda PPT Productivity-tilläggets Sticky Notes-funktion istället för PowerPoint-kommentarer

Om dina PowerPoint-granskare ger feedback utan att göra ändringar direkt (vilket vanligtvis är fallet när man skickar till seniora teammedlemmar/kunder för granskning), har den vanliga PowerPoint-kommentarsfunktionen vissa begränsningar:

• Du behöver navigera genom listan över kommentarer i revisionspanelen för att hitta de kommentarer som är relevanta för varje bild
• Om du föredrar att granska utskrivna kopior finns det inget utskriftslayoutalternativ som visar PowerPoint-kommentarerna på samma sida som bilden som relaterar till kommentarerna.

Ett alternativ till att använda PowerPoint-kommentarer är PPT Productivity-tilläggets Sticky Notes för PowerPoint. PPT Productivity's Sticky Notes-funktion lägger till digitala klisterlappformer i det övre hörnet av PowerPoint-bilder. Du kan tilldela olika klisterlappsfärger till olika granskare, och lapparna visar också som standard initialerna för granskaren (detta kan anpassas för att ändra eller ta bort initialer). Granskare har också möjlighet att använda klisterlappens anropslinjer för att peka på specifika delar av bilden.

Att navigera genom en PowerPoint-presentation för att se feedback från klisterlappar är enkelt med knappen 'hitta nästa klisterlapp'. När du har avslutat att införliva feedback kan du ta bort alla klisterlappar med ett enda klick med knappen 'ta bort alla klisterlappar i PowerPoint'.

För att använda klisterlappsfunktionen för PowerPoint behöver granskaren ha PPT Productivity PowerPoint-tillägget.

Lär dig mer om Sticky Notes för PowerPoint eller registrera dig för gratis PPT Productivity-tillägg 30 dagars provperiod med tillgång till Sticky Notes och 200+ andra tidsbesparande funktioner (du kommer inte att bli ombedd att lämna kreditkortsuppgifter för att få tillgång, det är en genuin gratis provperiod). PPT Productivity är ett tidsbesparande tillägg som integreras i PowerPoint och gör det snabbare att skapa, förfina och återanvända innehåll i PowerPoint.